基本介紹
- 中文名：大型活動項目
- 外文名：Large activities
- 屬性：文化產業活動
- 內容：廣宣傳、行銷、贊助、活動演出等
- 指導：以大型活動產品分支體系發展目標
- 線索：大型活動產品分支體系統一主題
性質,特點,組織結構,管理性質,不同階段,
性質
(1)大型活動屬於文化產業活動。對文化需求的滿足和對文化交流與發展的促進作用是大型活動必須考慮的。
(2)大型活動涉及一些特殊的內容。這些內容包括廣告宣傳、活動行銷、贊助、活動演出等，所有的大型活動基本上都涉及這些內容。這也為開發通用的大型活動管理程式提供了方便。
(3)支出的集中性和失敗的不可挽回性。大型活動的大部分費用都集中發生在項目的執行階段，特別是演出項目。另外，很難想像一個失敗的大型活動怎么挽回，許多大型活動是不會舉行第二次的。
特點
大型活動項目是在一定活動時間、一定活動領域內的具體活動任務，而這一具體任務的確定、內容、範圍、可支配資源和完成途徑等是由相關部門根據旅遊業或相關行業發展在特定階段和特定領域的具體要求來決定的。由於大型活動項目的組織社會影響面廣、涉及部門多，跨越時間長，專業跨度大，因而具有以下幾個特點：
1．管轄關係複雜
大型活動項目對舉辦地正常的社會、經濟、文化秩序有較大影響，必須得到當地公安、工商、行業主管部門的批准，對於國際性和全國性大型活動還要得到國務院有關部委的批准，才能獲得立項。我國現行的主要大型活動行業政策法規有國家工商局頒發的《商品展銷會管理辦法》、原國內貿易局頒布的《各類商品和技術交流活動管理試行辦法》、原外經貿部頒發的《關於出國(境)舉辦招商和辦展等經貿活動的管理辦法》和《在境內舉辦對外經濟技術展覽會管理暫行辦法》、海關總署頒布的《商品展銷會管理辦法》、中國貿促會頒布的《出國舉辦經濟貿易展覽會審批管理辦法》、文化部頒發的《涉外文化藝術表演及展覽管理規定》、國家旅遊局頒發的《關於參加和舉辦國際旅遊展銷會的管理規定》等。
大型活動項目一方面主題類型眾多，涉及各個行業和領域；另一方面同一主題項目又包含多種類型的活動，同樣涉及各個行業和領域。因此，大型活動項目一般要根據現行行業政策法規規定，向有關部門申請立項，獲得舉辦大型活動的各種批件，審批手續複雜，耗時較多。比如，一個城市舉辦國際旅遊節，包括各種慶典儀式、國際旅遊交易、國際飯店設備與技術展覽、國際文藝表演等專項活動，則必須根據有關規定向各級政府旅遊、工商、公安、貿易、文化等主管部門申請立項和獲得許可。
2．組織關係複雜
各種大型活動項目在客觀上都在一定程度上影響著舉辦地社會經濟的整體形象，在主觀上又在一定程度上藉助舉辦地政府部門的權威或名義增強活動吸引力。因此，在國內實踐中，大型活動組織關係都較為複雜，既有活動的主辦單位，又有活動的協辦單位，同時還有活動的承辦與贊助單位。在國內，這種複雜的組織關係表現得尤為突出且非常普遍，國際性和全國性大型活動一般由國家主管部委主辦，省、市、縣級大型活動一般由相應級別的政府或政府主管部門主辦，相關政府部門或行業組織一般為大型活動的協辦單位，而具體策劃、組織大型活動的企業或機構則以承辦單位的角色出現，為大型活動提供資金、實物或勞務贊助的單位或企業、參展商和廣告商等一般被列為贊助單位。
3．協調關係複雜
大型活動在項目管轄、項目組織、項目投入和項目利益分配等方面涉及眾多部門、行業、企業和個人，因此在項目組織實施過程中必然產生十分複雜的協調關係。歸納起來，大型活動項目的協調關係主要有外部協調和內部協調兩大類。其中，外部協調關係包括與政府有關部門之間的行政管理協調關係，與相關行業組織之間的行業協調關係，與贊助商、供應商和廣告商之間的經濟協調關係，與所在社區之間的社會協調關係，與目標市場之間的市場行銷協調關係，等等。內部協調關係包括項目主辦、協辦、承辦、贊助之間的權利與義務協調關係，項目組織機構(組織委員會)內部的管理層次協調關係，專門委員會之間的職能與專業分工協調關係，與項目分包商的經濟契約協調關係，與活動參與者(特邀嘉賓、新聞記者)的公關協調關係，與活動參加者(消費者)的商品交換協調關係，等等。值得注意的是，當政府有關部門或相關行業組織成為活動項目的主辦或協辦單位時，以上複雜的協調關係將大大簡化，並在一定程度上使項目管轄關係、組織關係和協調關係納變得相對簡單且容易處理。
組織結構
(一)形式組織結構
與相對固定的企業組織結構不同，大型活動項目的組織結構具有臨時性特點，一旦項目完成，臨時機構自動解散。為了在短暫的活動期間突出大型活動項目重要性和權威性，除了具體負責項目運作的實際組織機構——組織委員會以外，大型活動項目一般還設立由主辦、協辦、承辦、贊助等單位構成的形式組織結構。
1．主辦單位
大型活動項目的主辦單位在法理上應當是計畫項目的主要策劃、制訂和實施者，應當對大型活動項目的實施承擔主要權利和義務。國家外經貿部在《在境內舉辦對外經濟技術展覽會管理暫行辦法》中規定，對外經濟技術展覽會的舉辦單位，包括主辦單位和承辦單位。主辦單位主要負責制定並實施舉辦對外經濟技術展覽會的方案和計畫，組織招商招展，負責財務管理，並承擔舉辦展覽的民事責任。承辦單位主要負責布展、展覽施工、安全保衛及會務事項。但在大型活動實踐中，主辦單位的角色多數由相應級別政府或政府主管部門擔當，這就使政府同時扮演了大型活動項目的巨觀行政管理和企業微觀管理雙重角色，其中行政管理是實，而項目主辦是虛。即使有些大型活動項目由行業協會或科研機構擔當主辦單位，但受制於大型活動組織的複雜性和專業性，實際主辦單位依然是那些擁有專業組織經驗、專業人才和專業設備的各類會議、展覽或廣告公司。
2．協辦單位
大型活動項目的協辦單位是計畫項目的協助策劃、制訂和實施者，一般是為項目計畫和實施提供政策、諮詢、技術、組織等支持的政府相關管理部門、相關行業組織、相關科研機構和承辦單位的業務合作夥伴。
3．承辦單位
大型活動項目的承辦單位是受主辦單位委託具體執行和實施計畫項目的機構，但在大型活動組織的實踐中，承辦單位通常是項目計畫真正的策劃、制訂和實施者。大型活動的承辦者一般是政府主管部門、行業組織、行業諮詢機構、科研機構、會展公司、大型活動諮詢策劃公司和相關行業的知名企業。
4．贊助單位
大型活動項目的贊助單位是為大型活動項目提供資金、實物、場地、技術、勞務等各種形式贊助的大機構和大企業。這些單位主要是通過贊助的形式表示對大型活動主題的支持，同時藉助大型活動的各種宣傳渠道和媒體展示機會樹立本機構或企業的形象。
(二)運行組織
結構大型活動運行組織結構是指負責項目運行的實際組織指揮系統，它一般表現為大型活動組織委員會形式。對於規模較大、時間較長、組織較難的大型活動，還在組委會之下設定若干專門委員會。
1．組織委員會
大型活動一旦立項，即交由臨時組建的組織委員會負責運行，統籌組織和實施項目計畫。大型活動組委會是組織、管理、實施大型活動項目的臨時性專門機構，主要由主辦單位和承辦單位指定的代表構成，同時也吸收少量協辦和贊助單位代表參加。其主要職能包括：
(1)全面負責大型活動項目的組織與管理工作；
(2)制訂和組織實施大型活動項目實施方案；
(3)制訂和執行籌資計畫和財務預算；
(4)制訂和組織實施宣傳與市場行銷計畫；
(5)制訂和組織實施各類主題和分主題活動計畫；
(6)制訂和組織實施招商與招展計畫；
(7)制訂和組織實施有關商貿活動和旅遊活動；
(8)制訂和組織實施場館設計、租用(含建設)與裝潢計畫；
(9)制訂和組織實施人力資源(含志願者)開發計畫；
(10)制訂和組織實施服務接待計畫；
(11)制訂和組織實施客貨運輸計畫；
(12)制訂和組織實施安全衛生計畫等。
2．專門委員會
專門委員會是大型活動組委會下設的專業職能機構，負責制訂和組織實施特定專項業務的具體實施方案。專門委員會的數量取決於大型活動的性質、規模、時間跨度和組織工作的複雜程度，但其主要工作類型和職責可以概括在以下幾個典型的專門委員會之中。
(1)宣傳委員會
負責制訂和執行宣傳與市場促銷實施方案，包括組織各種公眾宣傳和商業廣告，起草大型活動各類檔案，提供活動舉辦地信息，設計大型活動標識、圖片、海報、招貼畫、傳單等，發布大型活動新聞和公告，制訂禮儀規範，組織翻譯，設計和印製活動日程和節目單，起草、印製和寄送感謝信等。
(2)工程委員會
負責制訂和執行場館設計與施工方案，包括選擇和預訂活動場館，組織場館裝潢和建築設計，繪製場館與設施分布圖，組織場館安全保衛工作，制訂緊急情況應急預案，組織交通與停車場管理。此外，還負責與政府有關部門聯繫，申請辦理舉辦大型活動的各種許可和批件。
(3)財務委員會
負責起草和執行預算，包括監督和控制收費與支出，記賬，支付勞務報酬，募集資金，收取並轉存支票，製作財務報告，招徠贊助商和展覽商等。
(4)餐飲委員會
負責制訂和執行餐飲服務實施方案，包括設計選單，採購食品，組織菜餚製作與供應，租用和安排餐飲設施與設備等。
(5)接待委員會
負責制訂和執行接待服務實施方案，包括設計和組織實施大型活動評獎活動與評獎方案，選擇定點飯店和家庭接待點，接待來賓並安排住宿，安排活動期間的社交活動，招募志願者並制訂志願者工作Et程，安排慶典儀式，組織清潔場地。
(6)票務委員會
負責制訂和執行門票銷售計畫，包括門票需求預測，門票設計，門票訂製，售票和座位控制等。
(7)舞台與展覽委員會
負責制訂和執行舞台表演與展覽活動實施方案，包括選擇和安排劇場，編制節目單，安排排練與演出，布置舞台(與工程委員會合作)，布置展覽，組織評獎和頒獎儀式，負責控制燈光、音響和舞台設備，安排研討會與講座等。
(8)主題與裝潢委員會
負責制訂和實施大型活動主題設計方案，包括開發和細化主題，篩選並確定分主題，根據主題進行主場館和分場館的裝潢。
(9)交通委員會
負責制訂和組織實施交通運輸計畫，包括租用客車與貨車，編制運輸時間表，招募司機，協助確認活動代表的航班，組織機場接送等。
管理性質
大型活動的這些項目特徵決定了可以採用項目管理的理論和方法提高大型活動的規範，最適合大型活動的規範程式。與常規項目類似，大型活動也有可行性研究、策劃設計、實施舉辦等過程，但是同時具有與以往項目及其行業的顯著不同的特點。
(1)項目發起的複雜性與綜合性。一個大型活動項目的產生，從簡單的創意到立項審批，涉及方方面面的知識，一次活動要想獲得成功，不但要在相應的領域具有較高的藝術水準，而且需要考慮到目標客群的需求、贊助企業的需求。國家的法規政策及導向，以及本企業的優劣勢等。它不像建築項目，需求特別明顯，較易識別，一個大型活動的項目目標確定可能要經過幾個回合才能最終確定下來，需要經過一定的調研，經過各個利益相關方的目標整合才可以明確。特別在我國，文化需求的增長與日俱增，瞬息萬變，而又缺乏市場運作經驗的積累，相關的數據和統計信息比較匱乏，項目發起的難度就相應增加。同時在大型活動走向市場化運作的同時，需要考慮更多的市場因素，比起別的行業產品來說，對產品的獨特性要求更高。這就要求項目策劃和審批的決策者具有綜合的素質。
(2)項目策劃的藝術性和技術性。一般而言，大型活動項目的策劃從項目發起時就開始了。在國外，一般藝術類項目的發起是策劃人負責制，他們同時負責項目的具體策劃。對於綜合性的大型活動，比如演出、展覽等大型活動，其策劃人員和項目的發起人可能不同，但一般要求項目發起人要具備一定的項目策劃能力。相對於交通項目其技術性多半包含在設計中，而大型活動項目的技術含量就體現在策劃中，他應該懂得與策劃內容相關的技術支持，比如現有的電子設備水平、運輸技術等。在策劃項目的同時，還要考慮到市場結合點，做到藝術和市場的結合。
(3)項目實施結果的不可修改性和風險性。一般大型活動項目已經確定，日程確定之後，一旦舉辦或者開展，其結果就具有不可修改性。比如一個展覽、一台演出，即使不是現場直播，可是對於直接現場的觀眾來說，其結果具有不可修改性。特別是有的大型活動不可能有預演，不像IT項目中軟體開發，可以一次一次地模擬運行檢驗，所以其風險性比較大，一個疏忽可能就會造成不可彌補的損失，所以對於大型活動項目而言，其策劃和控制尤為重要，它作為項目一次性的特徵更為明顯。
(4)項目舉辦具有嚴格的審批程式。大型活動項目都有嚴格的審批程式，不但其活動名稱、場所、渠道需要審批，甚至具體的內容都要進行有關的審批或備案，有的項目還需要交通、消防、公安、環衛等部門的協助。在涉外項目中，其審批程式更為嚴格，所以在大型活動項目運作過程中，審批是一項很重要的工作。
不同階段
大型活動項目運作也可以分為論證、規劃、實施控制和收尾四個階段。
在項目發起階段，可以由策劃人員、市場人員發起，通常依據客戶的直接需求或者分析得到的間接需求發起項目，一般是比較有前景的項目構想，這項工作一般是由部門完成。
在提出項目構想之後，就要進行一定的調研和可行性研究，也是項目的初期策劃階段。在這個階段，要通過分析國內外市場大環境、項目的藝術要求、擁有的資源平台，初步明確項目戰略目標，選定主要的客戶群，對項目的損益進行概算或者估算，主要進行定性分析。
通過可行性研究之後，形成項目建議書，此時可以申請公司立項，同時申請專有的項目啟動資金。如果獲得審批通過，就要進行項目策劃，項目策劃不但要保證活動項目的文化藝術性，而且要在策劃方案中體現目標市場行銷、項目贊助的基本亮點。使活動項目真正從市場中來，到市場中去，通盤考慮，甚至要提出媒體的宣傳推廣要求。
在項目策劃之後，就是項目規劃了，兩者的典型區別在於項目策劃是比較專業的藝術類，比如某個互動展，要由專業的策劃人員進行展覽風格設計、展覽內容以及展覽形式設計，此外，還應明確項目起源和宗旨，展覽的時間、地點、規模和觀眾定位、市場調查和預測、展覽經費預算及相關的外延活動設計。而項目規劃是項目實施部門針對項目策劃，進行項目實施規劃，比如組建項目團隊，完成進度、資源和質量規劃，就如何保證實施策劃的內容進行規劃，更多的傾向於管理與運作知識。
項目實施控制就是按照項目規劃，一步步把項目策劃的內容變為顯示。很重要的就是兩項工作：
一是項目的推廣工作，通過媒體或者市場行銷，完成項目的門票、贊助和招商工作；
二是進行活動項目的實施操作，必要時通過變更程式處理出現的問題。
項目收尾階段是很重要的一個階段，即項目按計畫實施完工直至所有善後工作的完成。它對於資源的積累和經驗的積累都具有非常重要的意義。
