外貿制單

外貿制單就是根據實際進出口貿易情況提供在貿易過程中所需要單據。專業的來說是從報關單據開始到結匯所要繕制的所有單據。報關基本單據有：發票、裝箱單、報關單、報關委託書、核銷單等其他海關監管條件必須的單據。

基本介紹

• 中文名：外貿制單
• 根據：實際進出口貿易情況
• 提供：在貿易過程中所需要單據
• 掌握：發貨港至各大洲

操作流程

接受貨主詢價

1． 海運詢價：

① 需掌握髮貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格

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② 主要船公司船期信息

③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規）

2． 陸運詢價：（人民幣費用）

① 需掌握各大主要城市公里數和拖箱價格

② 各港區裝箱價格

③ 報關費、商檢、動植檢收費標準。

3． 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯繫要素，以便在儘可能短的時間內回復貨主。

接單（接受貨主委託）

接受貨主委託後（一般為傳真件）需明確的重點信息：

1． 船期、件數

2． 箱型、箱量

3． 毛重

4． 體積

各項型最大體積為：( 長*寬*高) 可裝體積，可裝重量

1×20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT

1×40HC=76CBM 12*2.7*2.38

1×45GP=86CBM

（註：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸；HC high cubic 高箱）

5．付費條款、貨主聯繫方法

6．做箱情況，門到門還是內裝

訂艙

1． 繕制委託書（十聯單）；制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少後續過程的頻繁更改。

2．加蓋公司訂艙章訂艙：

需提供訂艙附屬檔案的（如船公司價格確認件），應一併備齊方能去訂艙。

3．取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

四、做箱

1． 門到門：

填妥裝箱計畫中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯繫人、電話等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

2．內裝：

填妥裝箱計畫中：船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

3．取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）

報關（有時同時、有時先於做箱）

1．了解常出口貨物報關所需資料。

①需商檢

②需配額

③需許可證

④需產地證

⑤需提供商標授權、商標品名

⑥出口香港地區貨值超過萬，其他地區超過萬，核銷時需提供結匯水單（複印件）

⑦需提供商會核價章

2．填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重淨重，件數，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性（單證一致）。

3． 顯示報關單所在貨物的"中文品名"，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，並根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。

4．備妥報關委託書，報關單，手冊，發票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以後），更改單（需要的話）和其他所需資料，於截關前一天通關。

5．跟蹤場站收據，確保配載上船。

6．凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的檔案資料，退關、改配通知應先於該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。

提單確認和修改

1． 問明顧客"提單"的發放形式：

① 電放：

需顧客提供正本"電放保函"（留底），後出具公司"保函"到船公司電放。

②預借(如可行)

需顧客提供正本"預借保函"（留底），後出具公司"保函"到船公司預借。

③ 倒簽(如可行)

需顧客提供正本"倒簽保函"（留底），後出具公司"保函"到船公司倒簽。

*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.

④分單：

應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。

⑤ 並單：

應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單

⑥異地放單：

須經船公司同意，並取得貨主保函和異地接單之聯繫人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。

2．依據原始資料，傳真於貨主確認，並根據回傳確立提單正確內容。

簽單

1．查看每張正本提單是否都簽全了證章。

2．是否需要手簽。

八、航次費用結算

1． 海運費

① 預付(FREIGHT PREPAID)

②到付(FREIGHT COLLECT)

2．陸運費

①訂艙

②報關(包括返關之前已經報關的費用)

③做箱(內裝/門到門)

④其他應考慮的費用：

沖港費/沖關費

商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改

九、提單、發票發放（提單樣本）

1． 貨主自來取件的，需簽收

2． 通過EMS和快遞送達的,應在"名址單",上標明諸如:"提單號"、"發票號"、"核銷單號"、"許可證號"、"配額號"等要素以備日後查證

十、應在一個月內督促航次費用的清算並及時返還貨主的"核銷退稅單"

十一、海關退稅有問題的，需更改並要提供如下資料：

l、報關數據正確、艙單不正確的

① 經預錄後的〈海關返還的〉報關單複印件；② 場站收據複印件〈十聯單的第七聯即黃聯〉

③ 提單正本複印件兩張

④ 裝箱單(Container Load Plan)複印件

⑤ 更正單（三聯、正本）。

2．短裝（多報少出）、溢裝（少報多出）

①船開5天（工作日）內沒能及時更正的:

先交納罰款金3000-5000;

貨主重新提供的發票、裝箱單（Packing list）

貨主重新提供報關單

提單副本複印件（加蓋"提單副本確認章"）

② 船開5天（工作日）內更改的

提單副本複印件（加蓋"提單副本確認章"）

正本、正確的報關單

結匯操作

製作出口單據

A.匯票

國際貿易中，主要使用的是跟單匯票，作為出口方要求付款的憑證。製作匯票時應注意下列問題。

· 出票條款。信用證名下的匯票，應填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號碼和開證日期。

·匯票金額。托收項下匯票金額應與發票一致。若採用部分托收、部分信用證方式結算，則兩張匯票金額各按規定填寫，兩者之和等於發票金額。信用證項下的匯票，若信用證沒有規定，則應與發票金額一致。若信用證規定匯票金額為發票的百分之幾，則按規定填寫。這一做法，通常用於以含傭價向中間商報價，發票按含傭價製作，開證行在付款時代扣佣金的情況。

· 付款人名稱。托收方式的匯票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。

·收款人名稱。匯票的收款人應是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收匯票），然後由收款人作委託收款背書給托收行。

B.商業發票

商業發票（Commercial Invoice）是出口商開立的發貨價目清單，是裝運貨物的總說明。發票全面反映了契約內容。

發票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關納稅的憑據。在不用匯票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發票代替匯票作為付款的依據。

發票沒有統一的格式，其內容應符合契約規定，在以信用證方式結算時，還應與信用證的規定嚴格相符。發票是全套貨運單據的中心，其他單據均參照發票內容繕制，因而製作不僅要求正確無誤，還應排列規範，整潔美觀。

製作內容及注意事項如下：

·出口商名稱。發票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼，其中出口商名稱和地址應與信用證一致。

· 發票名稱。在出口商名稱下，應註明"發票"（Cormercial Invoice或Invoice)字樣。

·發票抬頭人。通常為國外進口商。在信用證方式時，除非另有規定，應為開證申請人。

· 發票號碼，契約號碼，信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口商自行按順序編制。契約號碼和信用證號碼應與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應列明。開票日期不應與運單日期相距太遠，但必須在信用證交單期和有效期之內。

·裝運地和目的地。應與信用證所列一致，目的地應明確具體，若有重名，應寫明國別。

· 運輸標誌（嘜頭）。凡來證有指定嘜頭的，按來證製作。如無規定，由託運人自行制定。以貨櫃方式裝運，可以貨櫃號和封印號碼取代。運輸單據和保險單上的嗟頭，應與發票一致。

·貨物名稱、規格、包裝、數量和件數。關於貨物的描述應符合契約要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應列明總的毛重和淨重。

· 單價和總值。單價和總值必須準確計算，與數量之間不可有矛盾，應列明價格條件（貿易術語），總值不可超過信用證金額的超值發票，銀行可以接受，也有權拒收。

·附加證明。大致有以下幾種：（l）加注費用清單：運費、保險費和FOB價；（2）註明特定號碼，如進口許可證號、布魯塞爾稅則號；（3）註明原料來源地的證明文句。

·出單人名稱。發票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。"UCP 500"規定，商業發票可以只標明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應明確規定，如Signed Commercial Invoice。

C.運輸單據

運輸單據因不同貿易方式而異。有海運提單、海運單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據及多式聯運單據等。

我國外貿運輸方式以海運為主。這裡著重介紹海運提單Bill of Lading的繕制及注意事項。

·託運人（Shipper）。一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請人為了貿易上的需要，在信用證內規定作成第三者提單也可照辦，例如請貨運代理做託運人。

· 收貨人（consignee）。該欄又稱提單抬頭。應嚴格按信用證規定製作。如以托收方式結算。則一般做成指示式抬頭。即寫成"To order"或"To the order of x x X"字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉移物權。

·通知人（NotifyParty）。這是貨物到達目的港時船方傳送到貨通知的對象，通常為進口方或其代理人。但無論如何，應按信用證規定填寫。如果信用證沒有規定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應將進口方名稱地址填明，以便承運人通知。

· 提單號碼（B/L No.）。提單上必須註明編號，以便核查，該號碼與裝貨單（又稱大副收據）或（貨櫃）場站收據的號碼是一致的。沒有編號的提單無效。

·船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）。填列所裝船舶及航次。如中途轉船，只填寫第一程船名航次。

·裝運港（Port of Loading）和卸貨港（Port of Discharge）。應填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應加注國名。卸貨港如採取選擇港方式，應全部列明。如倫敦/鹿特丹/漢堡選卸，則在卸貨港欄中填上"option London/Rotterdam/Hamburg",收貨人必須在船舶到達第一卸貨港前在船公司規定時間內通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個，且應在同一航線上，運費按最高者計收? 如中途轉船，卸貨港即填寫轉船港名稱，而目的港應填入"最終目的地"（Final Destination）欄內。也可在卸貨港內填上目的港，同時註明在XX港轉船"（W/Tat XX）。

·嘜頭。與發票所列一致。

· 包裝件數和種類（Number and Kind of Packages）與貨物描述（Description of Goods）。按實際情況列明。一張提單有幾種不同包裝應分別列明，托盤和貨櫃也可作為包裝填列。裸裝有捆、件，散裝貨應註明"In bulk"。貨物名稱允許使用貨物統稱。但不得與信用證中貨物的描述有牴觸。危險品應寫清化學名稱，註明國際海上危險品運輸規則號碼（IMCO CODE PAGE），聯合國危規號碼（UN CODE NO），危險品等級（CLASS NO）。冷藏貨物註明所要求的溫度。

·毛重和尺碼（Gross Weight&Measurement）。除信用證另有規定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計算單位。

·運費和費用（Freight&Charges）。本欄只填運費支付情況， CFR和CIF條件成交，應填寫運費預付（Freight PrePaid），FOB 條件成交，一般填寫運費到付（Freight Collect），除非買方委託發貨人代付運費。程租船一般只寫明"AS ARRANGED"（按照約定）。 如信用證另有規定，按信用證規定填寫。

·正本提單份數（Number of original Bs/L）。按信用證規定簽發，並分別用大小寫數字填寫，如"（2）TW"。信用證中僅規定"全套"（FUll set），習慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。

·提單日期和簽發地點。除備運提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲於信用證規定的裝運期。提單簽發地點按裝運地填列。如果船期晚於規定裝運期，要求船方同意以擔保函換取較早日期提單，這就是"倒簽提單"（Anti dated B/L）；貨未裝上船就要求船方出具已裝船提單，這就是"預借提單"（Advanced B/L），這種做法系國際航運界陋習，一旦暴露，可能造成對方索賠以至拒收而導致巨大損失。

· 簽署。按"UCP 500"規定，海運提單表面應註明承運人名稱，並由承運人或其代理人、船長或其代理人簽署。簽署人亦須表明其身份。若為代理人簽署，尚須表明被代理一方的名稱和身份。

·其他。信用證要求在提單上加注的內容。如信用證規定"每份單據上均應顯示信用證號碼"、"提單需提供貿促會證明"等。必須按信用證規定處理。

D.保險單

保險單（Insurance Policy/Certification）是保險人與被保險人之間訂立的保險契約的憑證。是被保險人索賠、保險人理賠的依據，在CIF或CIP契約中，出口商在向銀行或進口商收款時，提交符合銷售契約及/或信用證規定的保險單據是出口商必不可少的義務。

保險單主要內容如下：

·保險人及保險公司。

· 保險單編號。

·被保險人，即投保人。在CIF或CIP條件下，出口貨物由出口商申請投保，在信用證沒有特別規定的前提下，信用證受益人為被保險人。並加空白背書，以轉讓保險權益。

·標記。指運輸標誌應和提單、發票及其他單據上的標記一致。通常在標記欄內註明"按XX號發票"(as per Invoice No.X XX）。

·包裝及數量。應與發票內容相一致。

· 保險貨物名稱。可參照商業發票中描述的商品名稱填制。也可填貨物的統稱。信用證有時要求所有單據都要顯示出信用證號碼，則可在本欄空白處表示。

·保險金額。按信用證規定金額投保，若信用證未規定，則按 CIF或CIP價格的110%投保。

·保費及資率。保費及資率一般沒有必要在保險單上表示。 該欄僅填"AS ARRANGED"。但來證如果要求標明保費及費率時，則應打上具體數字及費率。

·裝載運輸工具。海運貨物應填寫船名和航次。如果需在中途轉船，如投保時已確定二程船名，則把二程船名也填上。如二程船名未能預知，則在第一程船名後加注"and/or steamers"。

·開航日期、起運地和目的地．開航日期繕?quot;as per B/L"（見提單），地點參照提單填寫。

·承保險別。本欄是保險單的核心內容。它主要規定了保險公司對該批貨物承保的責任範圍，也是被保險人在貨物遭到損失後，確定是否屬保險公司責任的根據。本欄應按投保資料繕制，並要嚴格符合信用證條款的要求。

· 賠付地點和賠付代理人。一般為保險公司在目的地或就近地區的代理人。

·保險單簽發日期和地點。保險單的出單日期不遲於提單或其他貨運單據簽發日期，以表示貨物在裝運前已辦理保險。

· 保險公司簽章。

E.原產地證明

原產地證明（Certificate of Orgin）是用以證明貨物原產地或製造地，是進口國海關計徵稅率的依據。我國出口商品所使用的產 地證主要有以下幾種：

· 普通產地證。用以證明貨物的生產國別，進口國海關憑以核定應徵收的稅率。在我國，普通產地證可由出口商自行簽發，或由進出口商品檢驗局簽發，或由中國國際貿易促進委員會簽發。實際業務中，應根據買賣契約或信用證的規定，提交相應的產地證。在繕制產地證時，應按《中華人民共和國原產地規則》及其他規定辦理。

·普惠制產地證（GSP Certfficate of origin）。目前給予我國普惠制待遇的有澳大利亞、紐西蘭、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄羅斯及歐盟15國，以及部分東歐國家。凡是向給惠國出口受惠商品，均須提供普惠制產地證，才能被受關稅減免的優惠，所以不管來證是否要求提供這種產地證，我出口商均應主動提交。普惠制產地證的書面格式名稱為格式A（Form A）。但對紐西蘭還須提供格式59A（Form 59A），對澳大利亞不用任何格式，只須在商業發票上加注有關聲明文句。在我國，普惠制產地證由進出口商品檢驗局簽發。

·紡織品產地證（Certificate of origin Textile product）。對歐盟國家出口紡織品，需提交該產地證。該證是進口國海關控制配額的依據。在我國，該證由地方外經貿委（廳）頒發。GSP產地證是取得關稅優惠，而紡織品產地證是取得配額? 證明。對歐盟出口有關產品時，需同時提交兩種產地證。

·對美國出口的原產地聲明書。凡屬對美國出口的配額商品，如紡織品等，應由出口商填寫原產地聲明書。有三種格式（l）格式A：單一國家聲明書（Single Country Declaration），聲明商品產地只有一個國家（2）格式B：多國家產地聲明書（Multiple Country Declaration），聲明商品的原材料是由兩個或兩個以上國家生產的；（3）格式C：非多種纖維紡織品聲明書，亦稱否定聲明書（Negative Declaration），凡紡織品的主要價值或主要重量屬於麻或絲的原料或含羊毛量不超過17%，則可填用此格式，以說明該類商品為非配額產品。

F.檢驗證書

國際貿易中檢驗證書（Inspection Certification）種類很多，分別用以證明貨物的品質、數量、重量和衛生條件等方面的情況。檢驗證書一般由國家指定的檢驗機構出具，也可根據不同情況，由出口企業或生產企業自行出具。應注意出證機構檢驗貨物名稱和檢驗項目必須符合信用證的規定。還須注意檢驗證書的有效期。一般貨物為60天，新鮮果蔬類為2-3個星期，出口貨物務必在有效期內出運，如超過期限，應重新報驗。

G.包裝單據

包裝單據（Packing Document）是指一切記載或描述商品包裝種類和規格情況的單據，是商業發票的補充說明。主要有裝箱 （Packing List）、重量單（Weight List）、尺碼單（Measurement List）。

H.其他單證

其他單證按不同交易情況，由契約或信用證規定，常見的有：寄單證明（Beneficiary"s Certificate for Despatch of Documents）、寄樣證明（Beneficiary"s Certificate for DesPatch of Shipment Sample）、郵局收據（Post Receipt）、快速收據（Courier Receipt）、裝運通知（Shipping Advice）以及有關運輸和費用方面的證明。

交單結匯

A.交單

交單是指出口商（信用證受益人）在規定時間內向銀行提交信用證規定的全套單據，這些單據經銀行審核，根據信用證條款不同付匯方式，由銀行辦理結匯。

交單應注意三點：其一是單據的種類和份數與信用證的規定相符，其二是單據內容正確，包括所用文字與信用證一致，其三是交單時間必須在信用證規定的交單期和有效期之內。

交單方式有兩種：一種是兩次交單或稱預審交單，在運輸單據簽發前，先將其他已備妥的單據交銀行預審，發現問題及時更正，待貨物裝運後收到運輸單據，可以當天議付並對外寄單。另一種是一次交單，即在全套單據收齊後一次性送交銀行，此時貨已發運。銀行審單後若發現不符點需要退單修改，耗費時日，容易造成逾期而影響收匯安全。因而出口企業宜與銀行密切配合，採用兩次交單方式，加速收匯。

B.結匯

信用證項下的出口單據經銀行審核無誤後，銀行接信用證規定的付匯條件，將外匯結付給出口企業。我國出口業務中，大多使用議付信用證，也有少量使用付款信用證和承兌信用證的。主要結匯方式如下：

·議付信用證。議付又稱出口押匯。議付押匯收取單據作為質押。按匯票或發票面值，扣除從議付日起到估計收到開證行或償付行票款之日的利息，將貨款先行墊付給出口商（信用證受益人）。 議付是可以追索的。如開證行拒付，議付行可向出口商追還已墊付之貨款。

議付信用證中規定，開證行對議付行承擔到期承兌和付款的責任，"UCP 500"規定，銀行如僅僅審核單據而不支付價款不構成議付。

我國銀行對於議付信用證的出口結匯方式，除上述出口押匯外，還採用另外兩種：一是收妥結匯，即收到單據後不敘做押匯，將單據寄交開證行，待開證行將貨款劃給議付行後再向出口商結匯；另一種是定期結匯，即收到單據後，在一定期限內向出口商結匯，此期限為估計索匯時間。因此上述兩種方式，對議付銀行來說，都是先收後付，但按"UCP 500"規定，銀行不能取得議付行資格，只能算是代收行。

·付款信用證。付款信用證通常不用匯票，在業務中使用的即期付款信用證中，國外開證行指定出口地的分行或代理行為付款行，受益人徑直向付款行交單。付款行付款時不扣除匯程利息。付款是不可追索的。顯然在信用證方式中，這是對出口商最為有利的一種。

·承兌信用證。承兌信用證的受益人開出遠期匯票，通過國內代收行向開證行或開證行指定的銀行提示，經其承兌後交單。已得到銀行承兌的匯票可到期收款，也可貼現。

若國內代收行願意敘做出口押匯（議付），則出口商也可立即收到貨款，但此時該銀行僅以匯票的合法持票人向開證行要求付款，不具有開證行所邀請的議付行的身份。

3 單證不一致時出口商可採取的措施

在出口業務中，由於種種原因造成單據不符，即單據存在不符點，而受益人又因時間條件的限制，無法在規定期限內更正，則有下列處理方法：

·憑保議付。受益人出具保證書承認單據瑕疵，聲明如開證行拒付，由受益人償還議付行所墊付款項和費用，同時電請開證人授權開證行付款。

· 表提。議付行把不符點開列在寄單函上，徵求開徵行意見，由開證行接洽申請人是否同意付款。接到肯定答覆後議付行即行議付。如申請人不予接受，開證行退單，議付行照樣退單給受益人。

·電提。議付行暫不向開證行寄單。而是用電傳和傳典通知開證行單據不符點。如開證行同意付款，再行議付並寄單，若不同意，受益人可及早收回單據，設法改正。

· 有證托收。單據有嚴重不符點，或信用證有效期已過，已無法利用手上的信用證，只能委託銀行在向開證行寄單函中註明"信用證項下單據作托收處理"，作為區別，稱為"有證托收"。而一般的托收，則稱為"無證托收"。由於申請人已因單證不符而不同意接受，故有證托收往往遭到拒付，實是一種不得已而為之的方式。