商務文員的主要工作也包括了一般文員的日常工作，不同的是商務文員在兼顧了文員工作的同時還需要從事商務方面的工作，不過相對來說文員的日常工作已經是輔助性的了，中心工作是與商務相關，商務文員最主要的工作因公司性質的不同有兩種：電話商務文員，業務商務文員。
基本介紹
- 中文名：商務文員
- 外文名： Business Clerk
- 概念：是以電話為主要業務方式
- 工作環境：比較優越
- 工作職責：打字處理工作
概念,工作範圍,工作流程,工作要求,
概念
一是以電話為主要業務方式，與客戶溝通，交流，了解客戶，發展新客戶並引導客戶的行為，然後推薦公司的相關產品與服務，用電話交流的方式抓住客戶以達到商務目的。電話商務文員的工作特點和工作環境一般都比較優越：
3、電話商務文員在入職前會經過專業培訓，不過門檻相對也比較高。並且在形象方面要求比較嚴格。
二是以出差，或者陪同領導出訪，配合領導完成商務目的的‘業務商務文員’她們經常被稱為商務秘書，也被稱為‘高級文員’工作相對自由，而且收入相當高。不過相對來說，高級商務文員自身的素質，知識面，靈活程度，外表形象，氣質，表達能力，專業水平等方面公司都有非常高的要求。薪水沒有準確的範圍，因個人的能力不同有很大的區別。如果你希望自己行為這一類文員，可以參考中國文員另外一篇文章---文員的出路。
工作範圍
工作職責：
1． 打字處理工作
2． 信息的上傳下達
3． 檔案歸檔、保管
4． 工作記錄
5． 來訪客人通報及接待
6． 本工作區域清潔
主要工作：
1． 完成公司、部門交辦的事項，追蹤結果及時匯報
2． 完成日常的正常管轄範圍內的工作
3． 接聽電話做留言記錄、訊息處理
4． 工作資料的保存、分類、歸檔、保管
輔助工作：
1． 顧客服務：解答顧客諮詢，在不影響本職工作的情況下，帶顧客到其要求的地點。對顧客詢問不知的內容，主動幫助諮詢相關的其它工作人員，直到問題解決
2． 節假日協助銷售服務
3． 協助庫存檔點工作
4． 與內外聯絡部門維持友好聯繫
根據實際情況來說，上面的只是參考。
商務文員，兼顧了文員和商務的工作，文員工作是輔助性質的，重心是商務，主要是通過電話的方式跟客戶進行溝通和交流，了解客戶的需求，挖掘和引導客戶的需求，並向客戶推薦我們公司的產品和服務。 它既有商務行銷的工作內容，又有普通文員的工作範圍。一般文員主要是做檔案處理、打字、編輯等文字工作的，需要熟悉WORD、EXCEL等常用的辦公軟體，會上網收發商務信件、蒐集商務信息等也是經常需要的。
工作流程
商務文員的工作流程與職責是比較廣泛地、需要處理地事務類型很多、商務文員最重要地工作是跟隨市級進行商務調查研究：並出席會議：參與談判：以及必要地商務訪問縣：省：甚至出國：。另外：商務文員的工作流程因公司從事地業務內容不同而有所區別、但其總地來說他們地工作程式還是有很多地共同點。具體請看下面：
一、商務文員隨從上司訪問流程：其工作程式上來看一般可以分為三個階段：
1：訪問準備：在上司決定訪問以後、商務文員要在出發前迅速做好充分地訪問準備工作、做好包括調整思想、準備物質、必備資料等方面地準備。
2：思想上的準備。商務文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內容和此次訪問的商務要點點、並了解邀請方、陪同上司訪問地相關人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準備等。
3：組織準備。商務文員要做到：根據上司指示擬制訪問方案、通知有關部門確定參加訪問地隨從人員名單、並進行編組和分工、組織所有人員參加預備會、聽取上司關於預備工作地指示、學習有關檔案、布置具體任務、印發訪問方案和日程安排、與邀請單位聯繫、使其有所準備。
4：資料準備。商務文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當前工作發表及評價地資料、同訪問工作相關地上司指示政策、法規性檔案、同訪問中心內容相關地理論和典型經驗方面地資料、訪問地區有關地理：氣候：交通情況以及風土人情方面地資料。
5：物質準備。商務文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機：收錄機等文化用品。
二、訪問階段
1：做好組織安排。上司商務訪問免不了有察看商品生產現場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務文員為之安排好時間：地點和有關人員。無論哪種活動、隨從商務文員都要做好記錄、以便事後分析：研究。 商務文員看到：聽到地情況要及時：準確地向上司匯報。
2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務文員如發現問題、應主動向上司提出如何處理地建議。
3：及時同企業聯繫。在上司訪問期間、商務文員要同原企業及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業、使企業留守上司者掌握外出上司地狀態。同時也要從企業內部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。
4：處理好日常事務。隨從商務文員要主動處理日常地事務工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協調、儘量做好事半功倍、提高效率。還要儘可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作。
三、結束階段 隨從商務文員要做好訪問活動地善後工作、這個階段主要有：
1：做好返程安排。聯繫安排好返程地交通工具、預定好車：船：機票、安排好途中食宿、確保上司地安全。
2：整理調查資料。回企業後、要把訪問中發現地問題整理歸納成條、提出改進工作：解決問題地建議。
3：抓緊有關問題地落實。在訪問時、上司答應辦地事、回企業後商務文員要及時通知：督促有關部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。
4：報銷差旅費。隨從商務文員要協助上司結算開支：報銷差旅費：償還預借款。
5：回顧總結。隨從商務文員工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進行回顧總結、主動徵求上司地批評：幫助、這對商務文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護上司地威信、執行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人、為上司：也為商務文員自身樹立良好地形象。
接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務的處理。
轉一個商務助理的招聘要求供你參考一下.
工作目標：
2. 掌握市場動態及時準確。
3. 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。
4. 及時統計相關數據，為客戶提供必要的信息。
5. 及時催繳應收款項。
工作職責：
1. 了解市場，跟蹤並發展可能的擴建項目。
2. 定期跟蹤現有客戶和了解潛在客戶。
3. 參與商務契約的制定及價格談判。
4. 及時反饋有關工作流程的修改意見。
5. 完成日常報告及整理存檔，如 收貨、盤點、月度計畫、年度匯
總、作業指令等。
6. 催繳客戶拖欠款額 。
7. 項目及公司進口設備的免稅審批手續。
8. 保稅及非保稅海關業務的申報工作。
技能知識：
1. 大學本科及以上學歷。
2. 3年以上相關工作經驗。
3. 良好的中、英文口頭及書面表達能力。
4. 熟練地使用相關的辦公軟體。
5. 良好的內外協調及溝通能力。
商務文員涉及的領域很廣，如酒店、旅遊、票務，就是坐辦公室也要掌握本行業的工作狀況，現提供一份可共享工作內容作參考： 許多商務行業為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設定了專門的通訊與商務設施供顧客使用和代為翻譯、打字、複印等專項服務。設專門部門來完成以上種種服務，這便是商務中心的由來。不少商務中心設在前廳部。 商務中心文員在崗時，除按照服務規程工作外，在禮貌服務上應做到：
一、注重個人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀態大方。工作時間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合員工守則中有關規定的要求。
二、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當先，尊重客戶的意願，對客戶不得漫不經心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時接待數位客戶時，應按先後次序一一受理，同時向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業道德，注重信譽，確保質量，按規定收費，代客保密。商務中心的辦公室既是服務的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環境衛生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。
三、辦事認真、講究效率
1、承辦電傳、傳真、打字、複印、翻譯、快遞等項業務，要做到準確、快捷、細心、周到，杜絕差錯。客戶如果對服務有不滿時，商務中心文員應做耐心解釋，不應置之不理。解釋時說話態度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應轉化為與客戶一比高下的爭辯。
3、傳真（Fax）也稱傳真電報。它比電傳機快五十多倍，能重現“原件”，將任何形式的印刷、列印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方輸到另一個地方，它能將檔案複製品完全準確地傳送到任何距離去，既有電話的速度，又具有辦公室內複印機的複印功能。代客發傳真時應仔細核對傳送對方的地區號和傳真號，以防錯發，傳真發畢應將傳送時間及操作人員工號填在帳單上並請客人去收銀處付款。
4、要樹立良好的服務形象，不得利用工作之便謀私利，不向客戶換匯、套匯，維護人格、國格。
工作要求
商務文員的工作要求主要是進行日常的接待，相關信息的錄入，商務資料檔案的管理以及必要的商務交流等。具體來說，商務文員[也可以說成是商務助理]的工作是很繁雜的，要求也非常高，如果您是一位商務文員請認真看看下面的具體要求以及工作職責規範：
一、商務文員的工作目標：
2、 掌握市場動態及時準確。
3、 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。
4、 及時統計相關數據，為客戶提供必要的信息。
5、 及時催繳應收款項。
二、工作職責：
1、 了解市場，跟蹤並發展可能的擴建項目。
2、 定期跟蹤現有客戶和了解潛在客戶。
3、 參與商務契約的制定及價格談判。
4、 及時反饋有關工作流程的修改意見。
5、 完成日常報告及整理存檔，如 收貨，盤點，月度計畫，年度匯總，作業指令等。
6、 催繳客戶拖欠款額 。
7、 項目及公司進口設備的免稅審批手續。
8、 保稅及非保稅海關業務的申報工作。
三、必須具備的技能與知識：
1、 大學本科及以上學歷。
2、 3年以上相關工作經驗。
3、 良好的中，英文口頭及書面表達能力。
4、 熟練地使用相關的辦公軟體。
5、 良好的內外協調及溝通能力。
商務文員其實屬於‘高級文員’所以公司對她們的要求是相當嚴格的，因為她們的工作是以商務為主。需要經常用電話或者出差，陪同領導出訪，這樣的工作性質決定了商務文員必須具備’完美‘的素質。至少在客戶面前表現完美。下面是我們總結的幾個最主要的方面：
一、與領導打交道是商務文員日常最主要的工作，如果說一般的文員只是偶爾與領導接觸，那么商務文員幾乎是時刻面對領導，這就需要你具備一些重要的原則了，一定要做到尊重領導的隱私，不需要你知道的不要去打聽，該知道的一定要知道，另外還需要注意場合，不該你開口的時候不要刻意表現，要注意你的工作是配合領導，領會領導的意圖是商務文員最基本的素質。
二、不但要能說，而且還要能寫，文筆是任何類型文員都必須具備的基本功，商務文員還需要學習一些專業的商務知識，這樣才能完成非常重要的商務交流，時刻要準備為領導動口，動筆，動腦。
三、形象是商務文員必須具備的首要條件，良好的形象能讓客戶樂意與你交流，但是’冷美人‘是商務文員的大忌！作為商務文員，隨時都要保持良好的心態，任何時候都能給人一種積極，熱情，大方，得體的感覺。建議業餘多翻閱一些商務禮儀方面的書籍。
四、化妝與打扮應該是非常平常的事情了，但是商務文員在這方面尤其重要，因為她們的著裝需要根據具體的環境來決定，化妝的淡與濃需要考慮很多具體因素，商務文員需要審時度勢的進行得體的，和諧的展示自己。
總的來說，商務文員在工作中需要注意的問題還有很多，也很靈活，這需要在長期的工作去發掘，鍛鍊，以上只是幾點必要的注意事項，如果你已經是商務文員，那么我們完全相信你是一位優秀的文員，你會在工作中學到更多！
