受控檔案指按照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，並能保證收回的檔案。它主要是由文控中心和認證辦共同管控。
基本介紹
- 中文名：受控檔案
- 要求：按照發放範圍登記分發或獨立存檔
- 管控：主要是由文控中心和認證辦
- 標準：ISO9001標準4.2.3
受控檔案簡介,受控檔案使用,
受控檔案簡介
這是一種標準性、責任制的檔案，必要修改時需要進行申請，並登記ECN檔案，審核批准，同時ECN也必須受控。檔案封面一般加蓋受控圖章。受控檔案是“非受控檔案”的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的檔案都是受控檔案，也就是說凡是存在修改和換版的檔案就是受控檔案。受控檔案主要是控制使用檔案的唯一有效版本。受控檔案可以複製閱讀參考，但複製的檔案不生效。許多公司還將受控檔案拍成照片，上傳到內部區域網路，以供有需要或爭議時直接在網路上查看，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來說這些檔案是長期使用並始終處於修改和換版狀態的檔案，如：成本手冊、程式檔案、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。 受控檔案作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。
受控檔案，之所以需要“受控”，是因為其重要性，標準性和責任性。所以，需要制定相關的管理制度，並由文控部門進行管控監督，防止被非正規修改，或對檔案不重視、隨意損壞或丟失。正是因為其具有標準性，所以如有修改版或新版本分發出去，需要回收舊的檔案，以防止誤用。這也是受控檔案與其他檔案的最大區別。因此，複印版的受控檔案是不生效的，只能用於了解參考，不作為標準和責任的依據。
受控檔案使用
受控檔案或資料丟失後，一般要重新填寫《檔案備案發放申請表》，並寫明原因，報有關部門審批備案。文控中心在補發檔案時，在《檔案備案發放申請表》上取消遺失檔案的受控號，編新的受控號，並通知相關部門，聲明作廢，防止誤用。
一般情況下，受控檔案是不可以帶出工作場所（或規定的場所）的。並且，所有的受控檔案應該妥善保存。將受控檔案丟失，就是違反了你們公司的規章制度，應該按內部相關制度對你進行處罰。至於處罰標準，由公司相關管理制度而定。
對於重要的檔案當然要有備份了，比如說正本放在檔案室里，一旦副本丟失可以馬上補回來。如果檔案有保密性質，那每次使用只能是其中一部分檔案，另外要加強責任制，兩個人中必須有一個人對其負責或者每天用完必須交回。其實對於丟失，如果不是有人拿怎會丟呢？
受控檔案指按照發放範圍計數分發並能保證收回的檔案。受控檔案主要是控制使用檔案的唯一有效版本，可以複製參考閱讀，但複製版不生效，不可做為標準和責任的依據。而且檔案封面一般加蓋受控圖章。 跟蹤檔案一般指各工序流程的卡、單、記錄等。
受控檔案指受控制的檔案，不能隨便毀壞、丟失、外流。跟蹤檔案指按照流程，需要全程記錄有關情況的檔案。
