協同辦公軟體

虛擬辦公環境使得工作團隊能夠“已分享檔案、管理會議和項目、記錄數據和工作進程，就像在同一間辦公室工作 隨著信息化建設的日益深入，無論是政府還是企事業單位，相互之間的信息溝通與協同工作越來越重要。每個單位都希望能和異地的分支機構、上下級部門等保持實時聯繫，希望自己身處異地仍能了解和處理單位事務。

基本介紹

• 中文名：協同辦公軟體
• 地位：解決方案的核心部分
• 面對單位：大中型企事業和政府機關單位
• 功能：任務管理、公文管理、檔案管理
• 使用對象：工作團隊

核心部分

協同辦公軟體是解決方案的核心部分，主要面對有分支機構的大中型企事業和政府機關單位，主要作用是把總部和全國的分支機構連線起來進行統一管理，以系統手段規範全體員工的工作。領導可以在任意一點掌控全局，監控企業運行，從而達到提升管理、防範風險的目的；同時利用協同辦公軟體作為信息化平台，使各種信息數據能共享使用，減少信息孤島，充分發揮信息化帶來的實際作用。

軟體開發技術

Java是目前使用最廣泛、發展最迅速、認同度最高的企業級套用開發技術。相對其他技術，它具有安全、開放、穩定、跨平台等突出優勢。

Java技術是一套標準，它由諸多頂級公司和遍布全球的開發者一起支持，所以技術的通用性和標準性比較高，成為企業級解決方案的事實標準。

可以跨平台的特性一直是Java的最大特點，它通過JAVA的JVM技術禁止了底層作業系統的細節，從而實現了所編寫的代碼可以在Windows平台上使用，也能夠在其他平台（Unix，Linux）上使用。

用Java技術實現的企業級套用可以運行在大型機、Unix、windows、linux等各種作業系統上，後台可以連線 Oracle、SQL Server、My sql、DB2、Informix等資料庫，並且效率方面都有很不錯的表現。這使得用可以靈活選擇適用於自己的運行平台，降低成本。

系統功能

環球軟體協同辦公系統(OA系統)的功能主要包括任務管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內部信息、會議管理等功能模組，完全符合企事業單位的辦公習慣和特點，讓用戶輕鬆的完成日常辦公工作，並且環球協同辦公系統中實現了痕跡保留、手機簡訊、數據接口等OA領域技術，產品通過中國軟體評測中心評測，擁有軟體產品登記證書，產品推出以來，得到業界的認可。

管理中的問題

●　企業發展壯大，費用肯定要升高，但卻沒有一個有效手段加以控制。

一方面是超支的費用今天找這個領導批一點，明天再找那個領導批一點，形成巨大的黑洞，結果就會出現某大型企業；另一方面是企業的分支機構增加，內部的電話費也是水漲船高，成為企業的成本負擔。

●　溝通模糊，沒有量化，結果是企業內的問題不斷，員工之間還將因此產生矛盾。

電話溝通是實時，但一是容易打斷人的工作，二是不可重現，出了問題誰也不認，結果是企業背鍋，問題大的，甚至關係到企業的生死存亡。

●　工作效率不高，執行力下降，布置的任務不能及時高效完成。

一方面是領導天天只布置任務，沒有及時去指導、檢查、監督和評價，導致員工認為乾不乾都一樣；另一方面是因為員工工作無序，經常會忘掉領導布置的任務，從而不能及時完成，久而久之，領導就會認為員工工作能力不行。

●　企業的分支機構，缺少有效的手段協同管理。

分支機構得不到總部的及時支持，時間一長就形成了天高皇帝遠現象，甚至為企業帶來巨大的隱患!

●　企業內部各部門溝通不暢，各種信息不能共享。

形成信息孤島，以前的經驗不能被合理利用，甚至出現幾個部門在做同一件事，企業有限資源得不到充分利用，形成巨大浪費。

企業天天都在講風險管理，其實企業的風險無怪乎這幾大類：財物風險、客戶忠誠度風險、員工忠誠度風險、員工工作行為風險。在企業的各種風險中，其實最需要防範的就是企業員工工作行為的風險，沒有一個有效的手段對這一風險加以控制，那它帶給企業將是毀滅性的風險。我們都知道的巴林銀行、中航油事件，就是因為缺少一個有效的手段對員工的工作行為進行控制和及時糾正，從而導致事件的出現。

套用

1、減少手工方式產生的錯誤與信息不準確

2、消除信息孤島，提高企業資源的利用率

3、支撐企業的管理和業務的運作，提升工作效率

4、方便獲取企業的各種數據，為決策提供參考

與OA關係

協同軟體與OA有著千絲萬縷的聯繫，但協同軟體與OA又有著本質的不同。正確理解協同軟體與OA的關係，釋清對協同軟體疑慮，防止肆意張貼“協同”的標籤，有利於協同軟體全行業的健康發展。

進入2005年，協同軟體在我國已經走過了5個年頭。在一批專業協同軟體廠商的倡導下，我國協同軟體的市場和產品已經漸漸趨於成熟，用戶需求呈爆發性增長態勢，被媒體稱之為協同軟體的“井噴”現象。

中國協同軟體之所以炙手可熱主要是源於客戶的需求，隨著網際網路的普及以及企業網路的不斷升級完善，基於網際網路的套用需求逐漸爆發出來，尤其是外包、全球化辦公等業務模式的出現，使得多人、多組織通過協同完成一個工作的需求非常大。這之中的很多需求是現有的軟體產品無法實現的，這正是協同軟體的市場空間所在。進入協同軟體市場的每一個廠商都有不同的理念，協同軟體產品的功能定位也各不一樣。就目前我國的協同軟體套用來看，有50%以上套用在行政辦公管理方面，剩餘不到50%套用主要分布在政府職能業務、人事、客戶、供應商等方面，套用於產品協同製造CPC還比較少見。

由於協同軟體在行政辦公領域的廣泛套用，許多人將協同軟體與OA軟體等同起來。事實上，雖然協同軟體與OA與著千絲萬縷的聯繫，但協同軟體與OA在軟體功能、套用理念等方面都有差別，不能簡單等同。