電子函件業務是群件業務的一個最重要的組成部分。電子訊息系統提供一個“主幹”，在這“主幹”的任何一組用戶能夠合作項目和在共享文檔上操作。實際上，電子函件可以叫做廉價群件，因為它的訊息傳遞服務允許人們彼此協商。
基本介紹
- 中文名：電子函件業務
- 外文名：Electronic mail service
- 重要性：群件業務的一個最重要的組成部分
- 含義：一種存儲轉發技術
業務介紹,發展趨勢,工作流軟體,支撐技術,
業務介紹
電子訊息傳遞是一種存儲轉發技術。你把訊息發給一個用戶時，就把它放進用戶信箱，接收方可以在稍後的時間內閱讀該郵件。你還可以在訊息里附帶文檔和圖形檔案，這將大大地簡化與其他用戶交換文檔的任務。想一想原來採用的方法：把文檔放進已分享資料夾里，然後呼叫用戶告訴他們檔案已經存放在目錄里了。如果用戶是遠程用戶，你必須使用數據機和處理一些相關的問題，如商定線路速度、協定、數據位和其他因素，有了電子函件，每個用戶可以用他們自己的應用程式撥號進入一個中心電子郵局，他們在那裡投入和給出訊息。
發展趨勢
能夠把各種不同類型的對象(信息集合)放進訊息。例如使用Microsoft或其他公司的E-mail應用程式的用戶能在電子函件中插入聲音錄音和電視剪輯。中間件產品使這些都很容易實現。在許多應用程式的選單上，電子函件正成為一個標準功能。幾乎每一個基於Windows的產品在它的選單上都有或將有“電子函件”選項，這樣用戶就能直接從應用程式傳送和接收郵件。
電子函件系統唯一的問題就是，存在那樣多的系統和已經使用了這樣的系統。當一個組織準備集成系統和用戶時，管理者將面臨在這些不同的E-mail系統里交換訊息的任務。例如，銷售處Joe用MicrosoftMail應當能把訊息發給使用LotusNotes的管理處Hany。有幾種方法進行這種交換：
把整個公司轉接到一個電子函件系統，這是一個不大可能實現的建議。
建立能把訊息從一個系統翻譯到另一個系統的信關。但是，對每一個不同的系統都需一個信關，或者你可以把Novell的訊息處理服務(MHS)作為一個進入大多數標準系統的信關。
電子函件主幹網為電子函件的交換提供了一個通用協定環境。對每種不同類型的E-mail系統仍需要一個信關，但這時信關是連到主幹網上的。與NovellMHS一樣，簡單郵件傳輸協定(SMTP)和X．400標準都使用這種方法。
選擇訊息交換系統作為中心電子函件路由器和必要時在系統間翻譯訊息。softswitch(賓夕尼法亞州的Wayne)的企業郵件交換(EMX)就是這樣一個產品。
工作流軟體
工作流軟體組合電子訊息傳遞和文檔管理以及影像處理。這個概念就是通過把文擋經過幾級處理過程，送給一個有設備和技能操作文檔、或有權簽署和生效文檔的群件成員來移動一個文檔。儘管工作流軟體不被認為是一個真正的群件應用程式，但是它促進了工作組在工作自動處理時的協作。
下面有一些關於工作流軟體的關鍵特性：
文檔包含路由選擇信息，它使文檔分派給預先指定的用戶和設備。
文檔能同時訪問。
一個文檔當“正在施工”時是可查看的，直到它退出了工作流處理過程。
工作流軟體有檔案編排系統，佇列和維持系統運行的工作流管理軟體。
被授權的用戶可以在許多級別上停止活動，鎖住部分或全部文檔防止進一步編輯。
工作流軟體可以通過驗證和數字簽名提供安全性：
接收方確信傳送方的鑑別，文檔是可鑑別的，並且在傳輸過程中沒有被修改；傳送方確信授權方對文檔中的任何修改都能被檢測出來。
出自ActionTechnologies(加利福尼亞州的Alameda)、DEC(麻薩諸塞州的Maynard)、IBM(紐約州的WhitePlains)、LotusDevelopment(麻薩諸塞州的Cambridge)和其他公司的工作流系統都很有效，象Windows這樣的圖形用戶環境非常適合工作流應用程式，來自不同應用程式的圖形、文本和其他元件在圖形用戶環境中，被當作對象集成進文檔中流動。
支撐技術
一些標準正在出現，它們使群體特性成為應用程式的一部分並使這些特性可跨平台工作。一些標準在下面提到，一些標準在本書別的地方相應的條目下討論。
StandardGeneralizedMarkupLanguage(SGML)SGML定義了一種把信息存進文檔的標準方法。通過提供一些集成或共享其他環境所建信息的方法從而超過了ASCⅡ碼標準。SGML文檔能作為“智慧文擋”觀看，而ASCII文檔卻被看作“啞”文擋。檔案包含定義每一節或元件的屬性，如段、表、頭部或頁面的布局格式。包含信息可以傳輸到任何其它系統，只需用同樣的方法格式化文檔。SGML是製作跨越多個供應商界限的工作流應用程式的主要工具。
WindowsOpenSystemArchitecture(WOSA)WOSA是一個Microsoft體系結構，它規定怎樣建立交叉於不同的平台和允許在企業內信息自由流動的應用程式。利用WOSA，開發商可以製作容易訪問E-mail，後端資料庫和主機連線的應用程式。任何一個運行於Windows環境下的應用程式均能訪問這些資源。
AppleOpenCollaborativeEnvironment(AOCE)蘋果計算機公司的AOCE是專門為在網路環境裡統一工作組和工作組流而設計的。實現的環境是由一系列應用程式接口(API)和使用應用程式和下列服務進行通信的軟體模組組成的應用程式間的訊息交換。
E-mail使能應用程式，以便用戶能夠從他們的應用程式內部傳送電子函件。
存儲用戶姓名和地址以及網上資源的搜尋命名服務。
檢驗用戶登錄和為用戶提供全局訪問授權的驗證服務。
給文檔附加合法電子簽名的數字簽名。
GroupWareProducts群件產品
電子函件和文檔影象正成為群件的一個重要方面，獲取的文檔(在傳真紙和列印紙上)能被所有用戶共享。光學字元識別(OCR)也提供了一種獲得文檔、掃描文檔和把它們轉換為計算機可讀文本的方法。下面討論一些通用的群件產品。
MicrosoftWindowsforWorkgroups是一個完整的工作組(workgroup)環境。它是一個網路作業系統，它包括許多幫助用戶共享信息及協作的工具和應用程式。列舉如下：
對象連結和嵌入(OLE)用於建立網上複合文檔。
一個簡單的訊息系統使許多用戶能在網上舉行“電話會議”。
Microsoftmail電子函件軟體使用戶交換E-mail訊息。
Microsoftschedule組調度軟體可以使用戶安排會議並跟蹤安排情況。
Banyan提供了智慧型訊息傳遞服務(IMS)，它是一個讓用戶存儲、管理和路由文檔和訊息的產品。它提供了E-mail和工作流軟體。
數字設備公司(DEC)提供了Teamlind產品和All-in-1綜合辦公系統。All-In-1連線用戶到PATHWORKS(一個DEC網路作業系統)，它提供了連線性、X．400E-mail服務、檔案轉換、VAXNotes組會議軟體和TeamRoute工作流應用程式。
Lotus開發公司的Notes是一個為大型組織設計的群件包。它提供了訊息傳遞、資料庫和文檔處理功能。
WordperfectOffice提供了集成E-Mail、日曆、日程安排表、任務管理和工作流軟體。
