郵件合併

郵件合併：在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有檔案共有內容的主文檔（比如未填寫的信封等）和一個包括變化信息的數據源EXCEL（填寫的收件人、發件人、郵編等），然後使用郵件合併功能在主文檔中插入變化的信息，合成後的檔案用戶可以保存為Word文檔，可以列印出來，也可以以郵件形式發出去 。

基本介紹

• 中文名：郵件合併
• 外文名：Mail Merge
• 類型：辦公軟體
• 套用領域：批量列印信封、信件、請柬等
• 操作步驟：準備數據源，準備模版，郵件合併

套用領域

1、批量列印信封：按統一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人列印出來。

2、批量列印信件：主要是換從電子表格中調用收件人，換一下稱呼，信件內容基本固定不變。

3、批量列印請柬：同上2。

4、批量列印工資條：從電子表格調用數據。

5、批量列印個人簡歷：從電子表格中調用不同欄位數據，每人一頁，對應不同信息。

6、批量列印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，並設定評語欄位，編寫不同評語。

7、批量列印各類獲獎證書：在電子表格中設定姓名、獲獎名稱和等資，在WORD中設定列印格式，可以列印眾多證書。

8、批量列印准考證、明信片、信封等個人報表。

總之，只要有數據源（電子表格、資料庫）等，只要是一個標準的二維數表，就可以很方便的按一個記錄一頁的方式從WROD中用郵件合併功能列印出來！

操作步驟

2003

Microsoft Office郵件合併的操作方法：

第一步：準備數據源

這個數據源可以是Excel工作表也可以是Access檔案，也可以是MS SQL Server資料庫。一言蔽之：只要能夠被SQL語句操作控制的數據皆可作為數據源。因為郵件合併說白了就是一個數據查詢和顯示的工作。這裡，我以Excel為例。

下圖是一個Excel工作表檔案"DataSource"，裡面有一個工作簿"錄取通知書"，工作簿裡面有三條數據記錄，我們的任務就是把這三條記錄按照指定的模板列印成錄取通知書。

圖一

第二步：準備模板

模板檔案就是即將輸出的界面模板，這裡我以Word文檔為例。

下圖是一個模板檔案"Template"，就是錄取通知書的大致樣子（大標題和序列號我就省了啊）。

圖二

郵件合併圖二

第三步：郵件合併

打開模板檔案template.doc，從"工具"選單中依次選擇"信函和郵件" >> "顯示郵件合併工具列"，完畢之後工具列上會多出一欄，就是郵件合併工具列，如圖，紅色矩形框中的就是郵件合併工具列。

圖三

郵件合併圖三

下面，step by step,follow me：

1.設定數據源

點擊郵件合併工具列上"打開數據源"的按鈕（圖三中第二個），選擇"DataSource.xls"檔案，單擊打開，然後會再彈出一個"選擇表格"的視窗，要求指定使用哪個工作簿，因為只有一個工作簿"錄取通知書"，直接點擊確定，完成數據源設定。如圖四。

2.插入數據域

這裡，我以插入新生姓名為例。

2.a 將游標定位到要插入數據的地方（這裡插入新生姓名，就放在文檔開頭"同學："之前）

2.b 點擊郵件合併工具列上"插入域"的按鈕（圖三中黃色圓圈），在彈出的視窗中選擇"姓名"，然後單擊"插入"，如圖五：

2.c 單擊關閉（MS Office這一點不知道是什麼用意，不能一次插入多個域，插入完畢又不自動關閉彈出的視窗）

重複上述運算元次，依次插入其他元素（院系，專業，學制等）。全部完成之後，模板是這個樣子的（為強調哪些數據是動態插入的，我將插入的數據域都用黃圈標出）：

郵件合併圖四

3.查看合併數據

單擊郵件合併工具列上"查看合併數據"的按鈕（圖三中"插入Word域"右邊那個按鈕），即可看到郵件合併之後的數據，工具列上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。

第四步：完成合併

到此，郵件合併的工作就基本結束了，可以直接列印了，你可以選擇"合併到新文檔"（適用於只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔裡面，以後直接列印這個文檔就可以了，也可以選擇"合併到印表機"（適用於成百上千條記錄），並不生成Doc文檔，而是直接列印出來。

下面是合併到新文檔之後，新文檔的效果圖：

兩條記錄之間的黑線是分頁標記。當然，如果列印成通知書還要調整版式，這個是排版的基本功，我只是演示怎么進行郵件合併，排版的咚咚我就不贅述了。

郵件合併功能非常強大,"插入Word域"的功能可以先對數據進行處理(邏輯算術運算格式化等)然後插入,比如要列印英語證書,可以設定分數小於60列印"不及格",60和80之間列印"及格",80以上列印"優秀".這些東西就由各位讀者自行挖掘了,呵呵.

2007

鑒於使用office2007的用戶也不少，下面將介紹在2007版中郵件合併操作方法。

office2007圖一

office2007圖二

office2007圖三

office2007圖四

1、打開word模板，依然是錄取通知書，找到郵件選項卡，按圖一所示方法打開郵件合併嚮導。

2、如圖二所示，選擇當前文檔格式為信函（根據實際需要選擇），點擊下一步，如圖三所示，選擇“使用當前模板”，點擊下一步，如圖四所示，選擇第一項“使用現有列表”，再點擊下面的“瀏覽”選取對應的數據源（我在操作的時候，數據源選取excel2007的檔案，word提示“無法打開數據源”，如果用戶出現這種情況，建議把07的excel轉換為03的再打開）。

3、點擊打開數據源後，彈出圖五所示對話框，點擊選項，勾選表格、視圖、系統表、同義詞，點確定，彈出圖七所示對話框，點擊確定，完成數據源的選擇。

office2007圖五

4、插入域

office2007圖六

將游標放在“同學”前面，點擊“插入合併域”下拉選單（圖一中紅色矩形框），選擇“姓名”，完成這個域的插入，按同樣方法繼續插入其他域，完成這個步驟。

5.開始郵件合併，點擊“完成併合並”按鈕（圖一中紅色矩形框），選擇“編輯單個文檔”，若可以直接列印，則選擇“列印文檔”，與2003版的操作類似。

office2007圖七

2010

下面以在Word2010中使用“郵件合併嚮導”創建郵件合併信函為例，操作步驟如下所述：

第1步，打開Word2010文檔視窗，切換到“郵件”分組。在“開始郵件合併”分組中單擊“開始郵件合併”按鈕，並在打開的選單中選擇“郵件合併分步嚮導”命令。

第2步，打開“郵件合併”任務窗格，在“選擇文檔類型”嚮導頁選中“信函”單選框，並單擊“下一步：正在啟動文檔”超連結。

第3步，在打開的“選擇開始文檔”嚮導頁中，選中“使用當前文檔”單選框，並單擊“下一步：選取收件人”超連結。

第4步，打開“選擇收件人”嚮導頁，選中“從Outlook聯繫人中選擇”單選框，並單擊“選擇‘聯繫人’資料夾”超連結。

第5步，在打開的“選擇配置檔案”對話框中選擇事先保存的Outlook配置檔案，然後單擊“確定”按鈕。

第6步，打開“選擇聯繫人”對話框，選中要導入的聯繫人資料夾，單擊“確定”按鈕。

第7步，在打開的“郵件合併收件人”對話框中，可以根據需要取消選中聯繫人。如果需要合併所有收件人，直接單擊“確定”按鈕。

第8步，返回Word2010文檔視窗，在“郵件合併”任務窗格“選擇收件人”嚮導頁中單擊“下一步：撰寫信函”超連結。

第9步，打開“撰寫信函”嚮導頁，將插入點游標定位到Word2010文檔頂部，然後根據需要單擊“地址塊”、“問候語”等超連結，並根據需要撰寫信函內容。撰寫完成後單擊“下一步：預覽信函”超連結。

第10步，在打開的“預覽信函”嚮導頁可以查看信函內容，單擊上一個或下一個按鈕可以預覽其他聯繫人的信函。確認沒有錯誤後單擊“下一步：完成合併”超連結。

第11步，打開“完成合併”嚮導頁，用戶既可以單擊“列印”超連結開始列印信函，也可以單擊“編輯單個信函”超連結針對個別信函進行再編輯。

Word 2013 郵件合併 常用按鈕，如圖：