辦公自動化概論

本教材根據管理類專業套用辦公自動化技術的特殊使用習慣和風格特點來安排相應的課程內容。

基本介紹

• 書名：辦公自動化概論
• 作者：張銳昕
• ISBN：9787302088530
• 定價：25元
• 出版社：清華大學出版社
• 出版時間：2004.08.01
• 印次：1-2
• 印刷日期：2007.01.17

內容簡介

本教材根據管理類專業套用辦公自動化技術的特殊使用習慣和風格特點來安排相應的課程內容。全書分序論和12章，全面客觀的介紹了辦公自動化的由來與發展：講述了辦公管理學的基本概念：辦公室管理工作控制；並以政府機關辦公室為例，講述了它的基本職能及相關工作程式；然後探討辦公室自動化理論基礎知識和技術支撐；分析辦公自動化系統環境；概述辦公信息系統的主要開發方法和辦公自動化系統開發步驟；探討辦公自動化系統集成問題及安全問題；最後介紹四個典型政府和企業的辦公自動化系統開發案例。

本書適合文科和非計算機專業學生學習和自學，也可作為計算機專業、信息管理與信息系統專業的學生和IT界人士承擔電子政務工程類項目時的實踐參考書。

前言

吉林大學行政學院實施辦公自動化系列課程建設，是為適應信息社會和行政管理現代化對政治學與行政管理人才的科技素質需求，以培養既懂管理又掌握辦公自動化技術的新型管理者為教學目標而展開的。從1986年起在計算機套用還不是很普及的情況下，就在高校文科院系開展辦公自動化教學，在全國屬首創。當時沒有先例可循，教師們從零做起，努力尋求文理課程間教學的延伸區和結合點，加強對管理類課程間內部聯繫和結合的研究，把辦公自動化理論和技術內容納入到政治學與行政管理學教學體系中，逐步完成了辦公自動化系列課程建設，保證了人才培養的特色，為提高學生的科技素質和管理能力做出了積極的努力和有益的探索。同時，也促進了行政學院課程體系的全面改革與整體發展。

國家專業調整後，行政學與行政管理分離，劃歸政治學，行政管理由原來政治學的二級學科劃歸管理學科。由於管理類專業對管理技術與方法的教學要求的不斷攀升，政治學、行政管理學的課程體系將面臨重大調整和變革，所有教師都面臨著轉向和重新選向的問題。尤其是在政府上網推行電子政務之後，如何重新認識辦公自動化系列課程建設在培養管理類人才課程體系中的地位和作用，成為擺在人們面前的新課題。

我們知道，辦公自動化並不等同於計算機技術，它是以管理科學為前提，以行為科學為主導，以系統科學為理論基礎，把科學社會學、人機工程學、系統工程學、決策學等多門社會科學與技術科學結合在一起，綜合運用計算機技術、通信技術和自動化技術來研究如何實現各項辦公業務的自動化的一門新興的交叉科學。可以說，辦公自動化的產生和發展是適應社會信息化、管理科學化和決策現代化需求的必然結果。辦公自動化技術在行政管理領域的套用，為完善行政管理學理論研究提供了有效載體，為提高行政管理質量和效率提供了全新的手段，為行使行政管理職能提供了直接途徑。對科學管理和決策來說，馬克思主義認識論為其提供了正確的思維方法：科學的管理決策理論提供了操作方法；而辦公自動化技術提供具體的操作手段和工具。這三者的結合，構成了行政管理科學化的理論基礎和技術支點。其中，辦公自動化技術的參與，標誌著把先進的科學技術套用於管理決策之中，不僅為管理者提供信息基礎、智力支持和快捷工具，而且為嚴格執行科學管理和決策程式，認真落實科學管理和決策體制提供技術保障，從而能有效地規範和監督行政管理過程，實現管理和決策的規範化、科學化和民主化，提高管理的水平和效率。因此，開展辦公自動化系列課程建設是維護行政管理先進性、保證其高效性的必然結果。辦公自動化理論和技術在行政管理中占有十分重要的地位，主要表現在以下方面。

首先，對行政管理學科而言，行政管理學是研究行政組織行使國家權力進行行政管理活動及其規律的科學。它既是自成知識體系的基礎理論科學，更是具有重大實踐意義的套用科學。行政管理的這種行政性、實踐性、套用性的特點，決定了它必須實時有效地跟蹤國內外行政管理實踐活動，借鑑先進的行政管理理論與方法，吸收行政管理的經驗和成果，並對其進行整理加工，使之逐步上升為理論。而要做到這一點，就必須與國際管理接軌，實現辦公自動化和資源共享，這正是我國啟動"政府上網工程"的主旨。可見，辦公自動化正成為行政管理學理論體系中不可或缺的重要組成部分。

其次，從行政管理實踐來看，現代行政活動日趨複雜，行政信息量膨脹增長，行政管理已成為一個日益廣泛、彼此關聯、錯綜複雜的系統，隨著我國市場經濟體制的逐步確立和政府職能的轉變，政府中原有的一些工作方式已不適應新形勢和新任務的要求，迫切需要工作方式的轉變，這使得套用先進的科學技術和方法輔助管理和決策成為必需，到了不套用辦公自動化技術就無法維持行政機關正常運轉、妨礙行政職能有效行使和阻礙行政管理現代化的程度。政府上網將實現手段的自動化、工作的程式化和管理的科學化，使政府管理建築在科學知識基礎上，尤其是套用辦公自動化技術已成為現實，從而為政府營造科學管理氛圍，樹立科學管理觀念，完善科學管理手段和方法等奠定了物質技術基礎。可見，辦公自動化是行政管理實踐中實行科學管理所必須依賴的工具和手段。

最後，從行政管理未來發展看，政府上網已是大勢所趨，運用信息技術打破行政機關的組織界限，在網際網路上構建一個電子化的虛擬機關--"電子政府"，實現政府的職能工作，已進入實施階段。但是，政府上網易，真正行使網上職能難。政府不同於一般的網路用戶，由於行政管理在國家生活中的主導作用，它影響和制約著其他一切管理活動，決定著社會管理的成敗和國家的前途，因此，政府上網並不僅指信息的簡單共享，它還應包含諸多涵義，如提供權威信息、有效行使網上職能、有序管理、保持網上秩序、保護信息安全、維護政府形象等。因此，上網對政府體制改革的積極促進與消極影響同步，且影響巨大，不可低估。政府必須經過周密計畫，預先安排才能上網。這就需要重視對辦公自動化理論和技術套用的研究，幫助政府預先制定和出台相應的上網策略，不只以跟上世界網路發展潮流，儘快與國際管理接軌為滿足，而且要為占領網際網路上的政治陣地，保證為行政改革提供充滿生機與活力的行政環境，維護國家穩定的大局為最終目標。可見，有關辦公自動化理論和技術的研究，也是行政管理髮展的客觀要求和驅動力，理應在行政管理理論體系中占據重要地位。

當然，辦公自動化系列課程建設也面臨著很多問題，主要有以下幾點。

第一，目前的行政管理學還是一個發展中的學科，從整體而言，還處在引進、消化、吸收階段，處於介紹、借鑑、提高層次時期，它本身需要發展和創新。作為辦公自動化理論基礎之一的行政管理學的發展滯後，必然會影響到辦公自動化技術的套用和理論的發展。由此，充分發揮辦公自動化技術方法應有的作用，將改變行政管理研究方法單一和落後的現狀，促進行政管理學研究的深入，並以此帶動辦公自動化的發展。

第二，綜合課件的建設關鍵在於管理與技術的銜接和整合，需要教師具有文理綜合知識結構和能力素質，具有積極探索和創新精神。但是，在現在的教師隊伍中普遍存在著知識單一，教學和研究過於專門化的態勢。為此，要加強師資隊伍建設，注重交叉學科領域的研究，培養複合型教學人才，這是保證課程建設成功的關鍵。

第三，辦公自動化自產生以來，就時時面對實踐超前，理論滯後的無奈。因此，重視對辦公自動化理論基礎科學的學習，創造性地在管理領域裡套用其技術成果，就成為辦公自動化理論發展的不盡源泉。為此，必須對辦公自動化的實踐問題加以總結，並對套用經驗捉煉升華，為辦公自動化理論發展創造條件，進一步促進辦公自動化知識體系建設，使辦公自動化課程在新的起點和高度上起步。

第四，學校開設的計算機基礎課教材應文理有別。為文科開設的此類課程應側重講授從事現代辦公室管理工作所必須具備的基礎理論知識和實踐技能，並注重結合不同學科特點，相應組織和安排課程內容。

第五，政府上網後，將在網上辦公，實現資源共享和流暢快捷的信息傳遞，還為政府實施巨觀調控、統籌規劃和綜合協調提供信息基礎和可操作工具。但是，上網也帶來諸多問題：網路環境並非是一種單純的技術環境，它與政治、經濟、文化等各種環境交叉融合，使行政環境更趨複雜；網路作為一種新的科學技術，是第一生產力，上網要涉及生產關係的變革和上層建築的完善等問題：政府管理所依賴的主要資源從物產轉向了信息，信息的獲取和利用程度成為其發展社會生產力的"瓶頸"；科學管理是政府上網的基礎和依託，政府要上網，就必須以科學管理理論為指導，把科學的思維方法、知識體系和工作方式運用於政府管理領域，在對原來工作實行有效的、科學的管理的基礎上，實現上網工作的簡化和量化，實現信息的數位化、職能的電子化和途徑的網路化。這些工作都需要時間、人力和資金投入；網上政府行為必須在法律秩序中用科學的法規和制度來規範和制約，網上工作必須在科學管理理論的指導下，採取科學方法進行，並將管理理論與方法貫穿於電子政府的所有工作之中。離開科學管理，網路將陷入無序、低效和混亂狀態。可見，政府上網對行政管理者所應具備的管理能力和科技素質的要求將會不斷攀升。這一切給辦公自動化系列課程建設帶來了發展機遇，也帶來了挑戰，系列課程建設必須順應管理髮展態勢，以管理現代化服務為目標構築新的課程體系。

多年的行政管理教學實踐和畢業生分配情況表明，吉林大學行政學院行政管理專業的課程體系構架得到了學校和用人單位的認同。從我們的經驗得出結論：開展辦公自動化系列課程教學，對於培養複合型管理人才是十分必要和重要的。

這本《辦公自動化概論》教材根據管理類專業套用辦公自動化技術的特殊使用習慣和風格特點安排相應的課程內容，既適合文科和非計算機專業學生學習和自學，也可作為計算機專業、信息管理與信息系統專業的學生和IT界人士承擔電子政務工程類項目時的實踐參考書。

全書分為緒論和12章。其中，緒論全面客觀地介紹了辦公自動化的由來與發展；第一章講述辦公室管理學的基本概念；第二章講述辦公室管理工作控制；第三章以政府機關辦公室為例，講述它的基本職能及相關工作程式；第四章是辦公自動化概述；第五章、第六章探討辦公自動化理論基礎和技術支撐：第七章分析辦公自動化系統環境；第八章概述辦公信息系統的主要開發方法；第九章簡述辦公自動化系統的開發步驟；第十章探討辦公自動化系統集成問題；第十一章研究辦公自動化系統的安全問題；第十二章介紹四個典型的政府和企業的辦公自動化系統開發案例。目錄中帶*號的章節為選學或自學內容。

目錄

緒論辦公自動化由來與發展

一、辦公自動化學科發展

二、辦公自動化技術和設備發展

三、辦公自動化系統發展

第一章辦公室管理學基本概念

第一節辦公室

一、辦公室概念和分類

二、辦公室地位和作用

三、辦公室工作特點

第二節辦公室管理

一、辦公室管理概念

二、辦公室管理活動要素

第三節辦公室管理系統

一、辦公室管理系統概念

二、辦公室管理系統組織結構

習題

第二章辦公室管理工作控制

第一節辦公室管理工作控制內容

一、數量控制

二、質量控制

三、時間控制

第二節辦公室管理工作程式化

一、辦公室管理工作程式設計

二、辦公室管理工作程式

三、辦公室管理工作程式手冊與圖表

第三節辦公室管理工作簡化和量化

一、辦公室管理工作簡化目標和內容

二、辦公室管理工作簡化組織及方法

三、辦公室管理工作簡化程式與意義

四、辦公室管理工作量化

習題

第三章政府機關辦公室職能及相關工作程式

第一節政務類職能工作

一、信息工作

二、調查研究工作

三、督促檢查工作

四、溝通協調工作

五、信訪受理工作

六、公文寫作

第二節業務類職能工作

一、公文處理工作

二、會務工作

三、政務值班工作

四、機要保密工作

第三節事務類職能工作

一、機關事務性工作含義

二、機關事務性工作特點

三、機關事務性工作主要內容

四、機關事務性工作基本原則

習題

第四章辦公自動化概述

第一節辦公自動化

一、辦公自動化定義

二、辦公自動化學科屬性

三、辦公自動化效益

第二節辦公自動化系統

一、辦公自動化系統定義

二、辦公自動化系統分類

三、辦公自動化系統任務

第三節辦公信息系統

一、辦公信息系統功能模組

二、辦公信息系統技術發展

三、管理信息系統與決策支持系統的區別和聯繫

習題

第五章辦公自動化理論基礎

第一節行為科學

一、行為科學研究的內容

二、行為科學對辦公自動化理論的貢獻

第二節管理科學

一、管理科學研究的內容，

二、管理科學對辦公自動化理論的貢獻

第三節科學社會學

一、科學社會學研究的內容

二、科學社會學對辦公自動化理論的貢獻

第四節系統工程學

一、系統工程學研究的內容

二、系統工程學對辦公自動化理論的貢獻

第五節人機工程學

一、人機工程學研究的內容

二、人機工程學對辦公自動化理論的貢獻

第六節運籌學

一、運籌學相關研究內容

二、運籌學對辦公自動化理論的貢獻

第七節老新三論

一、老三論基礎

二、模糊數學和新三論基礎

習題

第六章辦公自動化技術支撐

第一節計算機技術

一、計算機硬體

二、計算機軟體

第二節通信和網路技術

一、通信技術

二、計算機網路技術

第三節自動化技術

一、自動化技術研究內容

二、自動化技術套用

第四節多媒體技術

一、多媒體概念

二、多媒體計算機系統組成

習題

第七章辦公自動化系統環境

第一節辦公自動化系統硬體環境

一、計算機及相關設備選擇

二、字處理機選擇

三、事務處理機選擇

四、計算機網路選擇

五、傳統辦公設備選擇

六、辦公場所環境建立

第二節辦公自動化系統軟體環境

一、計算機軟體及其環境選擇

二、字處理軟體選擇

三、事務處理軟體選擇

四、辦公自動化系統集成軟體選擇

五、網路軟體選擇

六、其他相關環境建設

習題

第八章辦公信息系統開發方法

第一節生命周期法

一、生命周期法基本思想和特點

二、生命周期法優缺點

第二節原型法

一、原型法基本思想和特點

二、原型法優缺點

第三節面向對象法

一、面向對象法基本思想和特點

二、面向對象法優缺點

第四節計算機輔助軟體工程法

一、CASE基本思想和功能

二、CASE特點和優缺點

習題

第九章辦公自動化系統開發步驟

第一節辦公自動化系統分析

一、系統目標確立

二、系統調研和分析方法

三、系統詳細調查

第二節辦公自動化系統設計

一、系統設計目標與原則

二、邏輯設計與物理設計

三、系統總體設計

四、系統詳細設計

第三節辦公自動化系統實施

一、系統實施計畫制定

二、組織工作實施

三、程式編制

四、系統調試和程式測試

五、系統轉換

六、設備採購

七、人員培訓

第四節辦公自動化系統維護

一、日常管理

二、系統檢查

三、系統修改

四、系統維護

第五節辦公自動化系統評價

一、系統評價目的

二、系統評價指標

三、系統評價內容

四、系統評價報告

習題

第十章辦公自動化系統集成

第一節系統集成技術

一、系統集成概念及意義

二、系統集成分類

三、系統集成技術特點

四、系統集成原則與方法

第二節辦公自動化系統集成技術

一、在系統集成要求下建設辦公自動化系統

二、辦公自動化系統集成特點

三、辦公自動化系統集成運用技術

四、辦公自動化系統集成發展要求

習題

第十一章辦公自動化系統安全

第一節辦公自動化系統安全概述

一、辦公自動化系統安全概念

二、辦公自動化系統安全需求

第二節辦公自動化系統安全體系

一、辦公自動化系統安全要求

二、計算機系統安全稽核與立法

三、計算機系統安全組織管理

習題

第十二章辦公自動化系統開發案例

第一節政府機關辦公自動化系統

案例一：某部機關辦公自動化系統

案例二：某地方政府辦公自動化系統

案例三：某市人事信息管理系統

第二節企業辦公自動化系統

案例四：某企業辦公自動化系統

習題

參考文獻

後記