辦公自動化概論（第二版）

圖書信息

作者：張銳昕
定價：29元
印次：2-1
ISBN：9787302280583
出版日期：2012.05.01
印刷日期：2012.04.28

前言

吉林大學行政學院實施的辦公自動化系列課程建設，是為適應信息社會和行政管理現代化對政治學與行政管理人才的科技素質需求，以培養既懂管理又掌握辦公自動化技術的新型管理者為教學目標而展開的。從1986年起，在計算機套用尚未普及的情況下，行政學院就率先開展辦公自動化教學，這在全國文科院系屬首創。當時沒有先例可循，教師們從零做起，努力尋求文理課程間教學的延伸區和結合點，加強對管理類課程間內部聯繫和結合的研究，把辦公自動化理論和技術內容納入到政治學與行政管理學教學體系中，逐步完成了辦公自動化系列課程建設，樹立了人才培養的特色模式，為提高學生的科技素質和管理能力做出了積極努力和有益探索。同時，也促進了行政學院課程體系的全面改革與整體發展。
國家專業調整後，行政學與行政管理分離，劃歸政治學。行政管理由原來政治學的二級學科劃歸管理學科。由於管理類專業對管理技術與方法的教學需求不斷攀升，政治學，尤其是行政管理學的課程體系面臨重大調整和變革，所有教師都面臨著重新定向的問題。尤其是在政府上網推行電子政務之後，如何重新認識辦公自動化系列課程建設在培養管理類人才課程體系中的地位和作用，成為新的課題。
辦公自動化並不等同於計算機技術，它是以管理科學為前提，以行為科學為主導，以系統科學為理論基礎，把科學社會學、人機工程學、系統工程學、決策學等多門社會科學與技術科學結合在一起，綜合運用計算機技術、通信技術和自動化技術來研究如何實現各項辦公業務的自動化的一門新興的交叉科學。可以說，辦公自動化的產生和發展是適應社會信息化、管理現代化和決策科學化需求的必然結果。辦公自動化技術在行政管理領域的套用，為完善行政管理學理論研究提供了有利條件和有效載體，為提高行政管理的質量和效率提供了全新的環境和手段，為履行行政職能提供了信息平台和渠道。對科學管理和決策來說，馬克思主義認識論為其提供了正確的思維方法；管理決策理論為其提供了科學的操作方法；而辦公自動化技術則為其提供了具體的操作手段和工具。這三者的有機結合構成了行政管理科學化的理論基礎和技術支點。其中，辦公自動化技術的參與，標誌著先進科學技術在管理決策中的套用不僅為管理者提供了信息基礎、智力支持和便捷工具，而且為嚴格執行科學管理和決策程式、認真落實科學管理和決策體制提供了技術保障，從而有效地規範和監督行政管理過程，實現了管理和決策的規範化、科學化和民主化，提高了管理的水平和效率。因此，開展辦公自動化系列課程建設是維持行政管理先進性，保證其高效性的目標使然。辦公自動化理論和技術在行政管理中占有十分重要的地位。主要表現在以下幾個方面。
首先，對行政管理學科而言，行政管理學是研究行政組織行使國家權力進行行政管理活動及其規律的科學。它既是自成知識體系的基礎理論科學，更是具有重大實踐意義的套用科學。行政管理學的這種行政性、實踐性、套用性的特點，決定了它必須適時有效地跟蹤國內外行政管理實踐活動，借鑑先進的行政管理理論與方法，吸收行政管理的經驗和成果，並對其進行整理加工，使之逐步上升為理論。而要做到這一點，就必須與國際管理接軌，實現辦公自動化和資源共享。這正是我國啟動“政府上網工程”的主旨，。可見，辦公自動化正成為行政管理學理論體系中不可或缺的組成部分。
其次，從行政管理實踐來看，現代行政活動日趨複雜，行政信息量膨脹，行政管理已成為一個日益廣泛、彼此關聯、錯綜複雜的系統。隨著我國市場經濟體制的逐步確立和政府職能的轉變，政府固有的管制方式已不再適應新形勢、新任務、新變化的需求。轉變服務思維，強化服務職能的發展思路迫切需要先進科學技術和方法的支撐。在這樣的背景下，辦公自動化系統成為輔助行政領導決策，保證行政機關協調運轉和提升公共服務品質的有效途徑，同時也為降低行政腐敗，推動行政管理現代化程度做出了重要貢獻。政府上網將實現政府職能的電子化、網路化和一體化，使政府管理建築在科學知識的基礎上，尤其是套用辦公自動化技術成為可能，從而為政府營造科學管理氛圍，樹立科學管理觀念，採用科學管理方式，完善科學管理手段和方法等奠定了物質技術基礎。可見，辦公自動化是行政管理實踐中實行科學管理所必須依賴的工具和手段。
最後，從行政管理未來的發展看，構建電子政府已是大勢所趨，運用信息技術打破行政機關的組織界限，在網際網路上建構一個電子化的虛擬機關——電子政府，實現政府的職能工作，已經在全球範圍內進入實施階段。但是，政府上網易，真正行使網上職能難。政府不同於一般的網路用戶，由於行政管理在國家生活中的主導作用，它影響和制約著其他一切管理活動，決定著社會管理的成敗和國家的前途。因此，政府上網並不僅指信息的簡單共享，還應包含諸多含義，如提供權威信息，有效行使網上職能，有序管理、保持網上秩序，保護信息安全，維護政府形象等等。因此，上網對政府體制改革的積極促進與消極影響同步，且影響巨大，不可低估。政府必須經過周密計畫，預先安排才能上網。這就需要重視對辦公自動化理論和技術套用的研究，幫助政府預先制定和出台相應的上網策略，不只以跟上世界網路發展潮流和儘快與國際管理接軌為目的，而且為占領網際網路上的政治陣地，改善行政改革的生態環境，促進國家政治、經濟、文化的可持續發展發揮積極作用。可見，辦公自動化理論研究是行政管理髮展的客觀要求和驅動力，理應在行政管理理論體系中占據一席之地。
當然，辦公自動化的課程建設也面臨很多問題，主要概括為以下幾點。
第一，行政管理學科正處於上升發展階段，在發展過程中引入、消化和吸收是發展和創新的前提。在一定程度上推動辦公自動化理論研究和實踐套用發展，將促動行政管理科學研究的範式改革，改變行政管理研究方法相對單一和落後的現狀，促進行政管理學研究的深入，並以此帶動辦公自動化的發展。
第二，相關課程建設有賴於管理實踐與技術套用的融合，強調教師的交叉學科研究背景和信息技術的綜合素養。知識結構單一、教學和研究過於專業化等現象是不能適應辦公自動化課程教學的。因此，加強師資隊伍建設，促進交叉學科領域研究，培養複合型教學人才，是教學改革和課程建設成功的關鍵。
第三，辦公自動化自產生以來，就時時面對實踐超前，理論滯後的無奈。因此，重視辦公自動化理論基礎科學的學習和研究，創造性地推廣套用其技術成果，就成為辦公自動化理論研究和實踐套用發展的不竭源泉。為此，必須對辦公自動化的實踐問題加以總結，並對套用經驗提煉升華，為辦公自動化理論發展創造條件，進一步促進辦公自動化知識體系建設，使辦公自動化課程建設在新的起點和高度上起步。
第四，對於文科學生而言，單一的大學計算機基礎課程設計是無法滿足不同社會科學領域學生的個性化需求的，也滿足不了不同專業學生培養辦公室工作素養和綜合辦公能力的需要。在為文科開設辦公自動化課程時應注意類似問題，在講授此類課程時應側重講授從事現代辦公室管理工作所必須具備的基礎理論知識和實踐技能，並注重結合不同學科的特點，相應組織和安排課程內容。
第五，政府上網後，將在網上辦公，實現資源共享和流暢快捷的信息傳遞，這為政府實施巨觀調控、統籌規劃和綜合協調提供了信息基礎和可操作工具。但是，上網也帶來諸多問題：網路環境並非是一種單純的技術環境，它與政治、經濟、文化等各種環境交叉融合，使行政環境更趨複雜；網路作為一種新的科學技術，是第一生產力，政府上網要涉及生產關係的變革和上層建築的完善等問題；政府管理所依賴的主要資源從物產轉向了信息，信息的獲取和利用程度成為其發展社會生產力的“瓶頸”；科學管理是政府上網的基礎和依託，政府要上網，就必須以科學管理理論為指導，把科學的思維方法、知識體系和工作方式運用於政府管理領域，在對原來工作實行有效的、科學的管理基礎之上，實現擬上網工作的簡化和量化，實現信息的數位化、職能的電子化和途徑的網路化。這些工作都需要時間、人力和資金投入。網上政府行為必須在法律秩序中用科學的法規和制度來規範和制約，網上工作必須在科學管理理論指導下，採取科學方法進行，並將管理理論與方法貫穿於電子政府的所有工作之中。離開科學管理，網路將陷入無序、低效和混亂狀態。可見，政府上網對行政管理者所應具備的管理能力和科技素質的要求將會不斷攀升。這一切為辦公自動化課程建設帶來了發展機遇，同時也帶來了挑戰。課程建設必須順應管理髮展態勢，以為管理現代化服務為目標構築新的課程體系。
多年的教學實踐和畢業生分配情況表明，吉林大學行政學院行政管理專業的課程體系構架得到了學校和用人單位的認同。從我們的經驗得出結論：開展辦公自動化系列課程教學，對於培養複合型管理人才是十分必要和重要的。
再版的《辦公自動化概論》教材在保留第一版教材結構和基本觀點的基礎上，依據管理類專業套用信息技術的新形勢和新特點，增加了相應的課程內容，既適合文科和非計算機專業學生學習和自學，也可作為計算機專業、信息管理與信息系統專業的學生和IT界人士承擔電子政務工程類項目時的實踐參考書。
全書分緒論和12章。其中，緒論全面客觀地介紹了辦公自動化的由來與發展；第1章講述辦公室管理學的基本概念；第2章講述辦公室管理工作控制；第3章以政府機關辦公室為例，講述它的基本職能及相關工作程式；第4章是辦公自動化概述；第5章、第6章探討辦公自動化理論基礎和技術支撐；第7章分析辦公自動化系統環境；第8章概述辦公自動化系統的主要開發方法；第9章簡述辦公自動化系統的開發步驟；第10章探討辦公自動化系統集成問題；第11章研究辦公自動化系統的安全問題；第12章介紹三個典型的政府和企業的辦公自動化系統開發案例。書中帶*號部分為選學或自學內容。

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