“西格瑪”一詞源於統計學中標準差σ的概念，而標準差σ表示數據相對於平均值的分散程度。“西格瑪水平”則將過程輸出的平均值、標準差與顧客要求的目標值、規格限聯繫起來並進行比較。這裡，目標值是指顧客要求的理想值；規格限（SpecificationLimits）是指顧客允許的質量特性的波動範圍。假設，過程輸出質量特性服從常態分配，並且過程輸出質量特性的分布中心與目標值重合，那么σ越小，過程輸出質量特性的分布就越靠近於目標值，同時該特性落到規格限外的機率就越小，出現缺陷的可能性就越小。因此，過程滿足顧客要求的能力就越強。西格瑪度量的是過程能夠滿足顧客要求的能力，它強調的是過程一次就能把事情做好的程度，而不是經過檢驗、返修、報廢等補救措施後達到滿足顧客要求的。因為任何補救措施都是資源和時間的浪費。
6西格瑪管理認為：
任何過程都存在波動，包括生產過程、服務過程、商務過程等。而波動是影響顧客滿意，即：質量、成本、周期的“敵人”。
提高質量同時降低成本並縮短周期，取決於過程特別是核心業務過程的能力。這個能力可以表述為過程輸出波動的大小。
過程能力用“西格瑪”來度量，西格瑪越大，過程的波動越小，過程以最低的成本損失、最短的時間周期、滿足顧客要求的能力越強。
因此，如果一個過程的西格瑪水平較低，那么表明它以較低的成本、較短的時間向顧客提供較高質量的產品與服務的能力較低，因此該過程的競爭力就較低。統計資料顯示：
如果一個3西格瑪企業組織其所有資源改進過程，大約每年可以提高一個西格瑪水平，可獲得下述收益：利潤率增長20%；產出能力提高12%—18%；減少雇員12%；資本投入減少10%—30%。
如果企業全力實施6西格瑪革新，每年可提高一個西格瑪水平，直到達到4.7西格瑪，無須大的資本投入。這期間，利潤率的提高十分顯著。
而當達到4.8西格瑪時，再提高西格瑪水平需要對過程重新設計（6西格瑪設計），資本投入增加，但此時產品/服務的競爭力提高，市場占有率提高。
