行政公文寫作技巧

行政公文寫作技巧是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的套用文。

基本介紹

• 中文名：行政公文寫作技巧
• 外文名：無
• 原名：公務文書
• 規定：由法定者制發

介紹

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的套用文。作為表述國家意志、執行法律法規、規範行政執法、傳遞重要信息的最主要的載體，從某種程度上來說，公文是國家法律法規的延續和補充。[1]公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境， 為避免上下文重複而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規範。

檔案特點

一 有法定作者制發。法定作者指依法成立並能以自己名義享有權利承擔義務的社會組織及其領導人。

二具有法定的權威性和現行效用。法定權威性是指公文在法定時間和空間範圍內能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響。 現行校用指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發揮實際效力具有依據和憑證功能。

三 公文具有規範的體式和特定的處理程式。公文的規範體式是指公文的文體和格式必須符合國家的統一規定。收文和發文均有一定的處理程式各環節皆有順序性和規範性不得自行其是。

種類

國家行政公文有12類14種,即命令（令）；議案；決定；意見；公告；通告；通知；通報；報告；請示；批覆；函；答覆（回復）；會議紀要。

寫作要素格式

行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。紅色反線以上的各個要素統稱眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體；主題詞以下的各要素統稱為版記。

結構用語

公文結構的用語分為：一是開頭用語， 用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關於、由於、對於、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如為（對、因、據）此、鑒於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

版頭

由發文機關全稱或者規範化簡稱加上“檔案”二字或者加上帶括弧註明的文種名稱組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，可用主辦機關名稱，也可並用聯署機關名稱。

發文字號

由機關代字、年份和發文序號組成如：

渝府字〔2009〕23號

1、份號

標註同一份公文正本份數的號.在秘密以上等級公文中標引。

2、密級

秘密，機密，絕密

3、緊急程度

特急，急件

標題

1． 規範式：三部分，即：發文機關+事由+文種

――用於重要、莊重的公務

2． 靈活式

A 二部分：一是發文機關+文種

（以上標題下可加時間）

二是事由+文種

三是“轉發+始發機關及原通知標題”

B 一部分：只有文種

――常是不大重要的公務，帶周知性

★帶發文機關的標題下面如寫發文時間，則須用括弧，公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。

正文

1．主送機關 （面向機關全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關係）

2． 正文

A． 原由：一是依據：

# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡

#檔案： 常用“根據…”；往往是一句話

# 意義：議論：常用“是…”

# 作用 ：常用“將使…”

二是目的：常用“為…”

原由部分可省略，或只省略依據、目的之一。

B 事項：（內容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題 或用句子表達）

1.並列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯繫，獨立性強，但共同為說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。

並列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中並列的內容可用數字、分號（；），也可用句子並列式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前後順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運用序碼。順序是一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。

C 結尾：（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批准”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

從12類14種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。

常用請示模式

請示是向直接上級請求指示、批准的公文。 必須事前行文，一事一文。上級應在一定的時限內批覆。

【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如：《×××學校關於創辦<校園文學>報的請示》。可以省去發文機關。

【主送機關】接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。

只寫一個，如需同時送其它機關， 套用抄報（在文末左下角寫明）形式。

【正文】1.請求緣由。一寫情況依據（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“為...”開頭）。

2.請求事項。分層分項寫清具體要求，並說透理由， 提出充足的事實和理論根據。同時，依據實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關進行判斷和指示的參考。

3.結尾。只是一句祈使性的話：“當否，請批覆”或“以上如無不當，請批准”。

【附屬檔案】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它檔案。在正文之後（隔一行）註明附屬檔案名稱和順序。

【印章、發文時間】

報告模式

報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答覆詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批覆，行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議，成為報告。

【標題】一般是：“事由+報告”。

【主送機關】與請示相同。

【正文】種類繁多，正文內容有差異。為學習方便， 把報告大致分為二種：

一是綜合性報告正文，或稱總結性報告。政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。

1.情況簡述：工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式（議論判斷）、 說明式（用“為了…”）等。百字上下。

2.成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。

3.經驗教訓：要有觀點、看法和規律， 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

4.今後計畫。往往寫成今後的工作計畫。常常占三分之一篇幅。

各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。

二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題， 特點是專項、特殊，一事一報。

1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發生的原委， 事項的起因和經過。

2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗， 或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或寫出民眾反映。

3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。

報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結合。

【結尾】一般用“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉各地執行”等習慣用語，有的不寫。如有附屬檔案， 與請求相同寫法。

最後寫發文機關或個人，蓋章，寫發文時間。

通知模式

通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據其作用分為五種：發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。

【標題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內容不大重要又是周知的）。但批轉性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規定，省略文種，即：“批轉（或轉發）+（始發機關）原文標題”。

【主送機關】直接上級。

【正文】

發布性通知和批轉性通知的正文：“主體（發布或轉發的檔案）+批語”。 如：“現將《***辦法》發給你們，請認真貫徹執行。”

事項性通知：原由+事項+結語（特此通知）

會議通知：名稱、時間、地點、內容、人員、報到時間、地點和要求、需帶材料等

任免通知：格式固定

【附屬檔案】可有可無

【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間的不署。

【發文時間】用漢字小寫數字

條例

黨政機關公文處理工作條例

（中辦發〔2012〕14 號，2012年4 月）

第一章 總則

第一條 為了適應中國共產黨機關和國家行政機關（以下簡稱黨政機關）工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規範化，制定本條例。

第二條 本條例適用於各級黨政機關公文處理工作。

第三條 黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規範、精簡高效、安全保密的原則。

第六條 各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條 各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，並對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第二章 公文種類

第八條 公文種類主要有：

（一）決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）命令（令）。適用於公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批准授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（四）公報。適用於公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用於發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

（九）通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（十）報告。適用於向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（十一）請示。適用於向上級機關請求指示、批准。

（十二）批覆。適用於答覆下級機關請示事項。

（十三）議案。適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。

（十五）紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、

發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。

涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”，電報應當分別標註“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發文機關標誌。由發文機關全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文機關標誌可以並用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

（六）簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。

（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附屬檔案說明。公文附屬檔案的順序號和名稱。

（十一）發文機關署名。署發文機關全稱__________或者規範化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發機關負責人簽發的日期。

（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

（十四）附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。

（十五）附屬檔案。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。

（十七）印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數順序號。

第十條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第十一條 公文使用的漢字、數字、外文字元、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以並用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條 公文用紙幅面採用國際標準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十五條 向上級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬於部門職權範圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級機關。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

（六）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

第十六條 向下級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（二）黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意後可以由政府職能部門行文，文中須註明已經政府同意。

（三）黨委、政府的部門在各自職權範圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

（四）涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條 同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬於黨委、政府各自職權範圍內的工作，不得聯合行文。

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第五章 公文擬制

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程式。

第十九條 公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，並同現行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規範。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他地區或者部門職權範圍內的事項，起草單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

（七）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十條 公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關地區或者部門職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初核。

第二十一條 經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位並說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改後重新報送。

第二十二條 公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

第六章 公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程式是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤後簽字或者蓋章，並註明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權範圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位並說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定範圍後分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

（五）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（七）答覆。公文的辦理結果應當及時答覆來文單位，並根據需要告知相關單位。

第二十五條 發文辦理主要程式是：

（一）覆核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行覆核；需作實質性修改的，應當報原簽批人複審。

（二）登記。對覆核後的公文，應當確定發文字號、分送範圍和印製份數並詳細記載。

（三）印製。公文印製必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印製。

（四）核發。公文印製完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查後分發。

第二十六條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要檔案交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條 需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存複製件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章 公文管理

第二十八條 各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規範，充分發揮公文效用。

第二十九條 黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，並按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十條 公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行採取保密措施。確定密級後，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條 公文的印發傳達範圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批准。

涉密公文公開發布前應當履行解密程式。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第三十二條 複製、彙編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定並經本機關負責人批准。絕密級公文一般不得複製、彙編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批准。

複製、彙編的公文視同原件管理。複製件應當加蓋複製機關戳記。翻印件應當註明翻印的機關名稱、日期。彙編本的密級按照編入公文的最高密級標註。

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條 涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經批准後可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條 機關合併時，全部公文應當隨之合併管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理後按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十七條 新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合併或者撤銷時，相應進行調整。

第八章 附則

第三十八條 黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條 法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條 其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行。

第四十一條 本條例由中共中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條 本條例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000 年8 月24 日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。