基本介紹
- 中文名：董事會秘書
- 外文名：Secretary of the Board
- 性質：職業名稱（上市公司的高管）
- 適用：上市公司
- 從業資格：董事會秘書資格培訓合格證書
簡介,主要職責,作用,產生罷免,職業風險,風險防範,相關條文,
簡介
董事會秘書是指掌管董事會文書並協助董事會成員處理日常事務的人員。董事會秘書是上市公司的高級管理人員，承擔法律、行政法規以及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務，享有相應的工作職權，並獲取相應的報酬。
主要職責
一是負責公司股東大會和董事會會議的籌備、檔案保管，即按照法定程式籌備股東大會和董事會會議，準備和提交有關會議檔案和資料；負責保管公司股東名冊、董事名冊，大股東及董事、監事和高級管理人員持有本公司股票的資料，股東大會、董事會會議檔案和會議記錄等。
二是負責公司股東資料的管理，如股東名冊等資料的管理。
三是負責辦理信息披露事務。如督促公司制定並執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度，促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務，按照有關規定向有關機構定期報告和臨時報告；負責與公司信息披露有關的保密工作，制訂保密措施，促使董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守秘密，並在內幕信息泄露時及時採取補救措施。
作用
董事會秘書制度的運用，其價值在於對公司治理有著重要的作用。就公司內部治理而言，董事會秘書具有廣泛地涉及公司內部運作程式的職權。
公司程式性和輔助性事務的集中行使改變了公司權力分散於單個機關或個人行使的不利局面，使得公司董事等經營人員能夠將更多的精力投入到公司經營中去，使得公司信息溝通和決策執行的渠道更為暢通，從而提高了公司的運作效率，促進了公司的運作規範。
同時，權力的集中行使也使得董事會秘書成為公司大量具體經營活動的直接經手人和見證人，對公司經營管理人員的權力具有制約的作用，保護了投資者的合法權益，實現了股東利益的安全。
再就外部治理而言，董事會秘書作為公司機關，代表公司與公司登記機關和監督機關進行溝通，使得與公司相關主體的知情權得以保障。因此，新修訂的公司法明確地確立了董事會秘書制度，改變了以往對董事會秘書制度立法的分散性、地方性和法律效力層次過低的弊端，與舊法相比是一大進步。但同時，我們也應當看到該法條的粗糙與簡單，很多更為具體的內容被留待往後條件成熟時再進行規範，這也符合學術探索和司法實踐的規律，體現了立法者的審慎態度。
產生罷免
董事會秘書的產生必須嚴格遵循確定、公告、備案3個程式。
“備案”，是表示要將董事會秘書的品德、工作能力及表現，履歷、學歷證明、相關工作經歷，由證券交易所頒發的董事會秘書培訓證書、董事會出具的聘任書、通訊方式，及董事會秘書的合格替任人報中國證監會、地方證券管理部門和證券交易所備案。這也為董事會秘書行使職權提供了保障。
董事會秘書的罷免程式也十分嚴格，按照有關檔案規定：凡在執行職務時，因個人行為造成重大錯誤或失誤，給公司和投資造成重大損失或違反法律、法規、公司章程及證券交易所的規章制度，造成嚴重後果和惡劣影響，或主管部門和證券交易所認為不具備繼續出任董事會秘書條件的，則由董事會終止對其聘任，並以書面形式報告中國證監會、地方證監會和證券交易所，認定其不得擔任其他公司董事會秘書，並通過公共傳播媒介向社會公眾披露。對解聘處罰不服的，可以向中國證監會、地方證管部門申訴。
職業風險
董事會秘書的職業風險主要來自於以下兩個方面：
首先，董事會秘書的職業風險來自於公司的外部。
董事會秘書在中國有關法律、法規上的認同，最早起源於國務院根據《公司法》第85條及155條頒布的《關於股份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》，該規定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。
而後國務院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監會頒布的《上市公司章程指引》，特別是上海和深圳證券交易所的《股票上市規則》中有關章節都確定了董事會秘書這一職位，並規定相應的職責和作用。
董事會秘書是公司的高級管理人員，承擔法律、法規及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務，享有相應的工作職權，並獲取相應的報酬。
事實上，由於上市公司的規模、領導層的認識、企業文化的不同及董事會秘書本身素質的差異，往往造成董事會秘書執行有關職責時，在承擔責任、工作標準、工作職權及相應報酬等方面存在較大的差異。造成這種現象的主要原因，是由於在有關規定中對董事會秘書有嚴格的任職資格及任免程式，有較明確的職權範圍，但對董事會秘書承擔什麼樣的責任界定不夠清晰，對如何保證董事會秘書行使其職權，則表述較少，由此造成了董事會秘書在行使職權時的不確定性。
從另一個方面考慮，董事會秘書的職權主要反映在與交易所的聯絡、協調和組織上市公司信息披露事宜、與投資者及新聞媒體的聯絡、董事會內部的管理等方面。是處在公司與外界的交匯點，也是公司與外界矛盾的交匯點。目前我國證券市場處在發展時期，有關法律、法規還在不斷地建立和健全，由此也造成董事會秘書在行使職權中的困惑。而一旦出現問題，董事會秘書首當其衝，必然要負有關責任。
第二，董事會秘書的職業風險來自於公司內部。
由於中國證券市場的特殊性，上市公司中大部分是由國有企業改制而成的。而這些公司在完成上市籌集資金之後，很多管理思路及管理辦法還沒有真正適應證券市場的要求，也就是說改制滯後。
可以想像，如果上市公司的董事會對上市公司的規範化運作沒有足夠的認識，對董事會秘書的作用也不會有充分的認同。可能出現兩個方面的問題：一方面，將公司上市之後的多出來的工作交給董事會秘書去做，但是並沒有在機構設定、工作人員配備、管理制度方面給予配合。而當董事會秘書對公司董事會的一些做法提出疑義時，往往得不到理解;另一方面，公司對董事會秘書寄予較大的期望，由於董事會秘書自身素質等原因造成不勝任董事會秘書工作，而產生公司董事會對董事會秘書工作的不信任感。無論出現哪一種情況，董事會秘書的工作都處於一種被動的尷尬局面。
董事會秘書的職業風險最終將反映在承擔有關法律責任，受到董事會的解聘等處罰上。
風險防範
從個人角度來說，董事會秘書職業風險可以從以下幾個方面防範：
1、具備專業知識，提供專業意見。
只有這樣，才能有效的行使董事會秘書的職責，對董事會提供全面的專業意見，保障公司規範化運作，從而確立董事會秘書在公司的地位及作用。
2、遵守職業操守，履行專業職能。
董事會秘書應當遵守公司章程，承擔高級管理人員的有關法律責任，對公司負有誠信和勤勉義務，不得利用職權為自己或他人謀取利益。董事會秘書作為專業人士，遵守職業操守，保持個人的品格和地位是履行專業職能的首要條件。
董事會秘書作為公司的高級管理人員，知道很多公司在決策與投資方面的安排，保守公司的秘密，避免公司對股價有影響的訊息通過非正常的渠道傳播。當得知公司作出或者可能作出違反有關法律、法規的決議時，應及時提醒公司有關人員，並拿出解決問題的辦法。這樣做一方面可以提升公司董事會對董事會秘書的信任程度，另一方面也能有效的防範風險。
董事會秘書也有權行使如下職責：
協助董事會依法行使職權，在董事會違反法律法規、公司章程及證券交易所有關規定作出決議時，及時提出異議，如董事會堅持作出上述決議，應當把情況記載在會議紀要上，並將會議紀要馬上提交上市公司全體董事和監事。
協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定。在知悉公司作出或可能作出違反有關規定的決議時，有義務及時提醒，並有權如實向中國證監會及其他監管機構反映情況。
3、 積累工作經驗，提高工作質量。
董事會秘書在工作實踐中，積累出了不少好的經驗，這些經驗都有利於董事會秘書有效的防範風險。
注重工作方法，對董事一視同仁，提供同等專業意見，與董事保持良好的關係，提高董事對董事會秘書的信任程度。爭取董事會成員對董事會秘書工作的理解和支持，建立良好的工作環境。
提高工作技巧，對董事會的議案要事先提出專業意見，在有可能違反有關法律、法規時，在會前要表明自己的觀點，協助董事會在不違反有關法律、法規的前提下，提出解決問題的方案。不要等到董事會議上提出反對意見，避免在董事會議上引起爭議。如需要請專業會計師或專業律師提供意見時，應在會前安排專業人士到場。
相關條文
我國2005年10月27日修改的公司法（2006年1月1日起施行）中，第124條明確規定，上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備，檔案保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務等事宜。
董事會秘書在中國得到有關法律、法規上的認同，最早起源於國務院根據《公司法》第85條及155條而制定的《關於股份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》(1994)，該規定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。而後，國務院證券委員會、國家經濟體制改革委員會頒布的《到境外上市公司章程必備條款》(1994)，以及中國證監會頒布的《上市公司章程指引》(1997)中，都進一步重申了董事會秘書屬於公司的高級管理人員。特別是《上海證券交易所股票上市規則》(2012)和《深圳證券交易所股票上市規則》(2012)中有關章節都明確了董事會秘書這一職位，要求“上市公司應當設立董事會秘書，董事會秘書為上市公司的高級管理人員，對董事會負責”，並規定了相應的職責和作用。
《深圳證券交易所股票上市規則》(2012)
第二節 董事會秘書
3.2.1 公司應當設立由董事會秘書負責管理的信息披露事務部門。
3.2.2 董事會秘書對上市公司和董事會負責，履行如下職責：
（一） 負責公司信息披露事務，協調公司信息披露工作，組織制訂公司信息披露事務管理制度，督促公司及相關信息披露義務人遵守信息披露相關規定；
（二） 負責公司投資者關係管理和股東資料管理工作，協調公司與證券監管機構、股東及實際控制人、保薦人、證券服務機構、媒體等之間的信息溝通；
（三） 組織籌備董事會會議和股東大會，參加股東大會、董事會會議、監事會會議及高級管理人員相關會議，負責董事會會議記錄工作並簽字；
（四）負責公司信息披露的保密工作，在未公開重大信息出現泄露時，及時向本所報告並公告；
（五）關注媒體報導並主動求證真實情況，督促董事會及時回複本所所有問詢；
（六）組織董事、監事和高級管理人員進行證券法律法規、本規則及相關規定的培訓，協助前述人員了解各自在信息披露中的權利和義務；
（七）督促董事、監事和高級管理人員遵守法律、法規、規章、規範性檔案、本規則、本所其他相關規定及公司章程，切實履行其所作出的承諾；在知悉公司作出或者可能作出違反有關規定的決議時，應當予以提醒並立即如實地向本所報告；
（八）《公司法》、《證券法》、中國證監會和本所要求履行的其他職責。
3.2.3 上市公司應當為董事會秘書履行職責提供便利條件，董事、監事、財務負責人及其他高級管理人員和公司相關人員應當支持、配合董事會秘書在信息披露方面的工作。 董事會秘書為履行職責有權了解公司的財務和經營情況。 董事會秘書在履行職責過程中受到不當妨礙和嚴重阻撓時，可以直接向本所報告。
3.2.4 董事會秘書應當具備履行職責所必需的財務、管理、法律專業知識，具有良好的職業道德和個人品德，並取得本所頒發的董事會秘書資格證書。有下列情形之一的人士不得擔任上市公司董事會秘書：
（一） 有《公司法》第一百四十七條規定情形之一的；
（二） 受到中國證監會一次行政處罰未滿三年的；
（三） 受到證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評的；
（四） 本公司現任監事；
（五） 本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。
3.2.5 上市公司應當在首次公開發行股票上市後三個月內或者原任董事會秘書離職後三個月內聘任董事會秘書。
3.2.6 上市公司應當在有關擬聘任董事會秘書的會議召開五個交易日之前將該董事會秘書的有關材料報送本所，本所自收到有關材料之日起五個交易日內未提出異議的，董事會可以聘任。
3.2.7 上市公司聘任董事會秘書之前應當向本所報送下列資料：
（一） 董事會推薦書，包括被推薦人符合本規則任職資格的說明、職務、工作表現及個人品德等內容；
（二） 被推薦人的個人簡歷、學歷證明（複印件）；
（三） 被推薦人取得的董事會秘書資格證書（複印件）。
3.2.8 上市公司在聘任董事會秘書的同時，還應當聘任證券事務代表，協助董事會秘書履行職責。在董事會秘書不能履行職責時，由證券事務代表行使其權利並履行其職責。 證券事務代表應當參加本所組織的董事會秘書資格培訓並取得董事會秘書資
格證書。
3.2.9 上市公司董事會正式聘任董事會秘書、證券事務代表後應當及時公告並向本所提交下列資料：
（一） 董事會秘書、證券事務代表聘任書或者相關董事會決議；
（二） 董事會秘書、證券事務代表的通訊方式，包括辦公電話、住宅電話、行動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等；
（三） 公司董事長的通訊方式，包括辦公電話、行動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。
上述有關通訊方式的資料發生變更時，公司應當及時向本所提交變更後的資料。
3.2.10 上市公司解聘董事會秘書應當具有充分理由，不得無故將其解聘。
3.2.11 董事會秘書有下列情形之一的，上市公司應當自事實發生之日起一個月內解聘董事會秘書：
（一） 出現本規則3.2.4 條所規定情形之一的；
（二） 連續三個月以上不能履行職責的；
（三） 在履行職責時出現重大錯誤或者疏漏，給投資者造成重大損失的；
（四） 違反法律、行政法規、部門規章、規範性檔案、本規則、本所其他相關規定或者公司章程，給投資者造成重大損失的。
3.2.12 上市公司應當在聘任董事會秘書時與其簽訂保密協定，要求其承諾在任職期間以及在離任後持續履行保密義務直至有關信息披露為止，但涉及公司違法違規的信息除外。 董事會秘書離任前，應當接受董事會、監事會的離任審查，在公司監事會的監督下移交有關檔案檔案、正在辦理或者待辦理事項。
3.2.13 上市公司董事會秘書空缺期間，董事會應當指定一名董事或者高級管理人員代行董事會秘書的職責，並報本所備案，同時儘快確定董事會秘書人選。公司指定代行董事會秘書職責的人員之前，由董事長代行董事會秘書職責。 董事會秘書空缺期間超過三個月之後，董事長應當代行董事會秘書職責，直至公司正式聘任董事會秘書。
3.2.14 上市公司應當保證董事會秘書在任職期間按要求參加本所組織的董事會秘書後續培訓。
3.2.15 上市公司在履行信息披露義務時，應當指派董事會秘書、證券事務代表或者本規則3.2.13條規定代行董事會秘書職責的人員負責與本所聯繫，辦理信息披露與股權管理事務。
《上海證券交易所股票上市規則》(2012)
第一節
3.2.1 上市公司應當設立董事會秘書，作為公司與本所之間的指定聯絡人。
公司應當設立由董事會秘書負責管理的信息披露事務部門。
3.2.2 董事會秘書應當對上市公司和董事會負責，履行如下職責：
（一）負責公司信息對外公布，協調公司信息披露事務，組織制定公司信息披露事務管理制度，督促公司和相關信息披露義務人遵守信息披露相關規定；
（二）負責投資者關係管理，協調公司與證券監管機構、投資者、證券服務機構、媒體等之間的信息溝通；
（三）組織籌備董事會會議和股東大會會議，參加股東大會會議、董事會會議、監事會會議及高級管理人員相關會議，負責董事會會議記錄工作並簽字；
（四）負責公司信息披露的保密工作，在未公開重大信息泄露時，及時向本所報告並披露；
（五）關注媒體報導並主動求證報導的真實性，督促公司董事會及時回複本所問詢；
（六）組織公司董事、監事和高級管理人員進行相關法律、行政法規、本規則及相關規定的培訓，協助前述人員了解各自在信息披露中的職責；
（七）知悉公司董事、監事和高級管理人員違反法律、行政法規、部門規章、其他規範性檔案、本規則、本所其他規定和公司章程時，或者公司作出或可能作出違反相關規定的決策時，應當提醒相關人員，並立即向本所報告；
（八）負責公司股權管理事務，保管公司董事、監事、高級管理人員、控股股東及其董事、監事、高級管理人員持有本公司股份的資料，並負責披露公司董事、監事、高級管理人員持股變動情況；
（九）《公司法》、中國證監會和本所要求履行的其他職責。
3.2.3 上市公司應當為董事會秘書履行職責提供便利條件，董事、監事、財務負責人及其他高級管理人員和相關工作人員應當支持、配合董事會秘書的工作。
董事會秘書為履行職責，有權了解公司的財務和經營情況，參加涉及信息披露的有關會議，查閱涉及信息披露的所有檔案，並要求公司有關部門和人員及時提供相關資料和信息。董事會秘書在履行職責的過程中受到不當妨礙或者嚴重阻撓時，可以直接向本所報告。
3.2.4 董事會秘書應當具備履行職責所必需的財務、管理、法律等專業知識，具有良好的職業道德和個人品質，並取得本所頒發的董事會秘書培訓合格證書。具有下列情形之一的人士不得擔任董事會秘書：
（一）《公司法》第一百四十七條規定的任何一種情形；
（二）受到過中國證監會的行政處罰；
（三）受到過證券交易所公開譴責或者三次以上通報批評；
（四）本公司現任監事；
（五）本所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。
3.2.5 上市公司應當在首次公開發行的股票上市後三個月內，或者原任董事會秘書離職後三個月內聘任董事會秘書。
3.2.6 上市公司應當在聘任董事會秘書的董事會會議召開五個交易日之前，向本所報送下述資料：
（一）董事會推薦書，包括被推薦人（候選人）符合本規則規定的董事會秘書任職資格的說明、現任職務和工作表現等內容；
（二）候選人的個人簡歷和學歷證明複印件；
（三）候選人取得的本所頒發的董事會秘書培訓合格證書複印件。
本所對董事會秘書候選人任職資格未提出異議的，公司可以召開董事會會議，聘任董事會秘書。
3.2.7 上市公司董事會應當聘任證券事務代表協助董事會秘書履行職責。董事會秘書不能履行職責或董事會秘書授權時，證券事務代表應當代為履行職責。在此期間，並不當然免除董事會秘書對公司信息披露事務所負有的責任。
證券事務代表應當取得本所頒發的董事會秘書培訓合格證書。
3.2.8 上市公司董事會聘任董事會秘書和證券事務代表後，應當及時公告並向本所提交下述資料：
（一）董事會秘書、證券事務代表聘任書或者相關董事會決議；
（二）董事會秘書、證券事務代表的通訊方式，包括辦公電話、住宅電話、行動電話、傳真、通信地址及專用電子信箱地址等；
（三）公司法定代表人的通訊方式，包括辦公電話、行動電話、傳真、通信地址及專用電子信箱地址等。
上述通訊方式發生變更時，公司應當及時向本所提交變更後的資料。
3.2.9 上市公司解聘董事會秘書應當有充分的理由，不得無故將其解聘。
董事會秘書被解聘或者辭職時，公司應當及時向本所報告，說明原因並公告。
董事會秘書有權就被公司不當解聘或者與辭職有關的情況，向本所提交個人陳述報告。
3.2.10董事會秘書具有下列情形之一的,上市公司應當自相關事實發生之日起一個月內將其解聘:
（一）第3.2.4條規定的任何一種情形；
（二）連續三個月以上不能履行職責；
（三）在履行職責時出現重大錯誤或者疏漏，給投資者造成重大損失；
（四）違反法律、行政法規、部門規章、其他規範性檔案、本規則、本所其他規定和公司章程等，給投資者造成重大損失。
3.2.11 上市公司在聘任董事會秘書時，應當與其簽訂保密協定，要求董事會秘書承諾在任職期間以及離任後，持續履行保密義務直至有關信息披露為止，但涉及公司違法違規行為的信息不屬於前述應當予以保密的範圍。
董事會秘書離任前,應當接受董事會和監事會的離任審查,在監事會的監督下移交有關檔案檔案、正在辦理的事項以及其他待辦理事項。
3.2.12董事會秘書被解聘或者辭職後，在未履行報告和公告義務，或者未完成離任審查、檔案移交等手續前，仍應承擔董事會秘書的責任。
3.2.13 董事會秘書空缺期間，上市公司應當及時指定一名董事或者高級管理人員代行董事會秘書的職責，並報本所備案，同時儘快確定董事會秘書的人選。公司指定代行董事會秘書職責的人員之前，由公司法定代表人代行董事會秘書職責。
董事會秘書空缺時間超過三個月的，公司法定代表人應當代行董事會秘書職責，直至公司聘任新的董事會秘書。
3.2.15 本所接受董事會秘書、第3.2.13條規定的代行董事會秘書職責的人員或者證券事務代表以上市公司名義辦理的信息披露與股權管理事務。
