基本介紹
定義,管理軟體實施,建立實施策略,業務流程分析,設計解決方案,建立套用系統,建立用戶文檔,系統切換,運行維護及改善,
定義
管理軟體簡介
管理軟體實施
以管理軟體ERP為例來具體講解管理軟體實施步驟
Pushsoft快速實施方法論(PushPull)是Pushsoft及相關合作夥伴所共同採用的實施方法論，PushPull規定了如何管理和成功實施Pushsoft AIO7的項目實施細節。PushPull是已經被證明的、可重複使用的、科學實用的ERP項目實施方法論。PushPull提供了詳細的實施內容和有效的實施工具，這些內容和工具來源於眾多的Pushsoft實施案例經驗的總結。
建立實施策略
建立實施策略，主要從合作配合角度上，來計畫項目的範圍、確定項目的目標。這一階段的工作，包括建立由公司主要領導為首的項目實施領導小組和各部門有關人員參加的項目實施小組，並開始對員工進行初步的業務管理觀念和方法培訓，制定出企業實施套用管理的策略和目標。
快 + 技術層面
這種實施方式主要是為緊迫的技術問題或對不能滿足需要的現有系統進行快速減壓。這種方式可能費用最低，但不會直接增加商業價值，僅能將技術屏障轉移到經營的有效性上去。除非企業遇到的技術問題必須在最短的時間內解決，否則也不提倡採用這種實施方式，因為，系統到位後再進行最佳化一般要付出更大的代價。
快 + 戰略層面
這種形成快速優勢的實施方式，這要求企業的管理非常優秀，企業的變革能力非常出色，企業的信息技術水平和套用信息技術的能力非常高。否則這種實施方式將可能使預期目標大打折扣。當然，可以通過這種方式求得競爭差異，將重點放在特定的業務流程或作為解決企業最薄弱環節的手段(如在供應鏈管理這個局部)將大多數餘下的業務流程依然按照“快+技術層面”來解決。
慢 + 戰略層面
這種實施方式可能會較好地實現追求商業價值的目標。這種方式多被一些特大型企業或企業集團採用，特別是一些想通過實施ERP完成管理模式轉型的企業。這時，慢的問題不是ERP軟體系統實施引起的，大部分時間是要用來完成業務流程的大範圍改動、修正員工行為、整理企業管理的各類基礎數據等工作的。當然，這種實施策略帶來的一個最直接的問題是在一段時間內可能見不到預期效果。
採用什麼樣的ERP實施策略和方法取決於企業實施ERP的目標，策略和方式方法僅是達到目標的具體手段。至於企業是將解決技術層面問題放在首位，還是將戰略層面問題放在首位，異或是綜合考慮都取決於實施ERP的目的，也就是說，ERP是想分階段見到效果還是直達目的，將取決於採用的實施策略。
從總體情況看，堅持“全面規劃、總體設計，試點先行、分步實施，效益驅動、逐步推廣，持續改進，不斷提高”的實施原則對做好ERP系統實施工作有一定的參考價值。對於具體的實施策略，Pushsoft將根據客戶的管理基礎與人員素質情況與客戶協商確定。
具體的策略確定後，Pushsoft將根據客戶的實際情況，提供《ERP實施計畫甘特圖》，以方便客戶更好的理解與配合ERP實施，如下圖所示：
為了有效的執行實施計畫，我們創造了一種實施看板管理方法；通過實施看板，讓甲方高層領導在內的全體員工都來關注ERP的實施，明白ERP實施所處理的階段，目前我們所遇到的主要問題是什麼，哪些方面需要改善，下一步準備做什麼，使全體人員對ERP的工作有清晰的認識與了解，這樣通過全員參與使ERP工作順利地實施下去。
業務流程分析
業務流程是企業在經營過程中因業務發展的需要而產生的，支撐著日常業務系統的正常運行。包括採購流程、銷售流程、倉儲物流、應收應付、設計開發、計畫生產、客退客訴、售後服務等。這些關鍵業務流程支撐著企業日常的運行和發展，只要企業持續經營，這些業務流程將會一直存在和運行。
業務流程分析主要是定義子單元任務內容，即對現行的管理進行深入地回顧和描述，從而精準認識業務和技術上的具體要求。一般在這個分階段要編寫一個項目定義分析報告，藉助IPO圖的形式來描述目前的流程，並從中找出希望改進的地方，為進一步解決方案的設計創造條件。為此，需對項目實施小組的成員進行比較系統的業務概念和系統軟體功能層次的培訓。在此基礎上針對客戶現有的業務流程進行分析：
- 工作計畫與職責
- 當前系統/業務流程/業務量
- 業務與技術需求
- 套用產品功能培訓
- 產品功能與業務需求的匹配程度
- 功能開發與數據轉換需求
- 各層次硬/軟體需求結構在此業務流程分析的基礎上，初步構畫出企業未來的ERP崗位分工和業務流程圖：
設計解決方案
主要對業務分析流程並結合業務管理的基本概念和具體的軟體功能，逐項進行回顧、分析，以便對目前每個管理業務流程，提出解決方案。解決方案可以直接套用Pushsoft套用系統中某些功能，也許是對現行管理流程作一些改進；也可能是對軟體系統作一些必要的二次開發及外掛程式開發。這時應編寫項目說明書之類的文檔，作為一個里程碑也作為建立系統的設計任務書。
- 工作計畫與設計標準
- 培訓/測試環境安裝
- 針對重點的培訓
- 設計解決方案
- 設計硬/軟體邏輯與物理結構
- 設計安全控制與備份/恢復計畫
- 擴展程式(接口/功能/數據轉換)設計
- 詳細的資料整理計畫
- 詳細的業務轉換計畫
建立套用系統
建立套用系統階段需根據前一階段(設計解決方案)擬訂的方案，對管理上(或組織上)需改進之處制定改進方案，包括調整分工、規範流程、統一方法、標準信息編碼等。從軟體來講，系統初始化設計及二次開發工作可開始進行。
- 詳細計畫與職責
- 建立練習與測試環境
- 建立正式運行的硬體環境
- 業務系統測試與文檔記錄
- 解決方案修改
- 確認系統功能
Pushsoft將提供標準的基礎資料整理表，如下圖。對於大量的基礎數據，Pushsoft提供數據導入工具，將資料在Excel中準備好，再使用數據導入工具加入至系統。
建立用戶文檔
在建立套用系統的同時，除了必須對軟體進行二次開發，按軟體工程要求提供必須的文檔以外，對管理要改進的流程及方法等方面，也必須編寫或修改原來的制度、職責、流程圖。這時，系統一旦已建立起來，可著手對最終用戶的主要套用進行培訓。
- 參考手冊文檔編制計畫
- 文檔編寫標準/格式
- 系統操作手冊
- 擴展程式文檔/技術手冊
- 業務流程/用戶參考手冊
- 最終用戶(崗位)培訓教材
- 文檔更改控制
下面是Pushsoft提供的部分標準化的文檔： - 產品操作手冊
- 產品白皮書
- 產品、模組建議
- 業務作業指導書SOP
- 標準業務流程圖
- 管理員指南
系統切換
系統切換階段，為了減少系統實施切換時的風險，各職能部門分別按照自己的日常業務活動，參照已標準文檔化的流程，運行計算機系統進行聯合演習測試，以證實其系統是可行的。這時才開始正式向新系統輸入數據、創建初態、定義參數、開始運行。為了保證切換的成功，這時項目領導小組要求及時地發布許多指令，來逐步地進行系統地切換。一般來講，能有一個新老系統並行的運行期間，風險可更小些。
- 轉換計畫/準備工作
- 培訓最終用戶
- 宣傳新系統
- 產品系統完整配置及安裝
- 套用產品設定
- 業務數據轉換
- 確認新系統正常運作
運行維護及改善
在並行一段時間後，事實證明系統是安全、可靠、可行的，那么可以正式投入運行。並在運行中作好有關的記錄和報告，並及時地發現運行中的問題，以便進行維護和提高。
- 確保系統穩定運行
- 系統性能監控與最佳化
- 業務流程/周期數據的正確性
- 關閉原有系統
- 效益分析/管理改進方案
- 系統管理/業務管理制度化
- 確認系統實施完成
下面是我公司提供的部分標準化的文檔： - 崗位分工與職責
- 許可權分配清單
- 實施上線驗收報告
- 客戶提升計畫
- 客戶提升計畫執行報告
