《管理秘書實務（第三版）》是2011年9月中國人民大學出版社出版的圖書，作者是趙鎖龍。
基本介紹
- 書名：管理秘書實務（第三版）
- 作者：趙鎖龍
- ISBN：9787300142951
- 定價：32元
- 出版社：中國人民大學出版社
- 出版時間：2011年9月
- 裝幀：平裝
- 開本：16開
內容簡介,圖書目錄,
內容簡介
本書是在2008年第二版的基礎上修訂的，對前版的部分章節作出調整，首先是注意了管理秘書實務的可操作性，其次是從秘書工作的實際出發，突出了辦公室管理工作的重要性。此外，還增加了許多圖表，使讀者更容易領會和掌握秘書工作中使用的各種工具。
圖書目錄
第1章 管理秘書概論
1.1 管理秘書學的學科性質與理論體系
1.2 管理秘書的素質及能力要求
1.3 管理秘書實務的特點及原則
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第2章 公關事務管理
2.1 秘書職業形象管理
2.2 秘書交際禮儀
2.3 常見的秘書公關活動
2.4 接待工作
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第3章 溝通管理
3.1 溝通概述
3.2 橫向溝通
3.3 縱向溝通
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第4章 辦公室事務管理
4.1 辦公室的環境管理
4.2 日常辦公事務管理
4.3 檔案管理
4.4 時間管理
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第5章 辦公用品和設備管理
5.1 辦公用品的管理
5.2 辦公設備的使用和管理
本章小結
關鍵術語
複習思考題
第6章 會議管理
6.1 會議概述
6.2 會前籌備
6.3 會中管理與服務工作
6.4 會議的善後處理工作
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第7章 信息管理
7.1 信息管理概述
7.2 信息的收集
7.3 信息的整理
7.4 信息的傳遞
7.5 信息的存儲
7.6 信息的反饋
7.7 信息的開發和利用
本章小結
關鍵術語
複習思考題
實務訓練題
第8章 檔案管理
8.1 檔案概述
8.2 檔案收集
8.3 檔案整理
8.4 檔案價值鑑定及保管工作
8.5 檔案檢索工作
第2章 公關事務管理
所謂公關事務管理，是指秘書人員不僅要對自己的儀表、禮儀等形象進行管理，以達到端莊、整潔、高雅、成熟、敏捷、規範的標準，而且要對組織的形象進行管理，即對組織的知名度和美譽度進行管理，做好接待工作，管理好專門的公關活動。
2.1秘書職業形象管理
秘書人員對自身形象的管理有以下兩大作用：
為組織樹立良好的形象。辦公室是組織的視窗，秘書人員的形象好壞，直接關係人們對組織的看法，因此，秘書人員一定要注意自己的儀表形象。
提高秘書人員的自信。良好的儀表儀容，可以使秘書人員在待人接物時更加自信，從而可以更好地履行自己的職責。
職業形象是指從業者的儀容、儀表、儀態及言談舉止所塑造出來的形象。秘書的職業形象是指秘書在公眾面前的印象，它是通過衣著打扮、言行舉止反映出來的專業態度、知識、技能等。
在日常生活中，一個人的著裝、儀容、儀態等反映著他的個性、習慣、愛好、審美情趣和文化修養水平，向人們傳遞著一種“非語言信息”。在社會交往中，一個容貌整潔、穿著得體、舉止文雅大方的人，會使人未聞其聲，便先留下美好而深刻的印象，為今後的交往奠定良好的基礎。秘書人員要做好接待工作，就必須首先學習禮儀常識，塑造良好的自身形象。
2.1.1秘書儀容
1. 儀容的概念及作用
儀容即人的容貌，是個人儀表的重要組成部分，它由髮式、面容以及人體所有未被服飾掩蓋的肌膚（如手部、頸部）等構成。儀容修飾是一種文化價值的顯現，顯現了對自我的性格、愛好、氣質、風度的重新塑造。尤其是在涉外交往中，儀容修飾則更是一個民族的生活方式和精神面貌的折射。可見儀容在人的儀表美中占有舉足輕重的地位。儀容修飾的具體作用體現在：
（1）掩瑕揚瑜，美化形象。儀容的修飾主要突出個人容貌上的優點，掩蓋缺陷，使人風采更加出眾。天生麗質、美貌絕倫的人畢竟是少數，而通過恰到好處的修飾，彌補和掩蓋容貌上的不足，並在視覺上把自身較美的部位展露或襯托出來卻是完全辦得到的。比如，一個人的唇形欠佳，眼睛卻很美，則可強化眼部的修飾，讓眼睛引人注目。同時，口紅的顏色則須節制，使之與膚色接近，不可過分突出，這樣才能達到掩瑕揚瑜之效果。在與人交往中，修飾儀容體現一個人的自尊、自愛和對社會、對他人的尊重，其本身就是一種禮儀，而得體的修飾所反映出來的個人風采和審美能力，又從另一個角度美化著人的形象。
（2）輔佐社交，順達事業。秘書人員與來訪者初次接觸，總希望在較短時間內給人留下美好的“第一印象”。根據“暈輪效應”，一旦“第一印象”產生，在一定時期內就很難改變。如果你的語言傳遞的信息與你的儀容傳達的信息一致，對方就容易對你產生信任感，留下良好的“第一印象”，這就有助於你的事業成功，否則，將會出乎意料地失敗。由此可見，儀容的修飾在社會生活中會產生不可低估的作用，形成的價值是有形的。它不但影響著人們辦事的效率、生活的質量等許多方面，還左右著周圍人的態度。以貌取人雖不可取，但卻實實在在地存在著，並且相當普遍，根深蒂固。
2. 儀容的主要內容
（1）髮式。髮式美是人儀表美的一部分。頭髮整潔、髮型大方是個人禮儀對髮式美的最基本要求。整潔大方的髮式易給人留下生氣勃勃的印象。
髮型應當與自己的臉形及膚色相配。臉形長的女性不適合用中分，可用中短髮和外翻式。如果是長發，可以採用大波浪，將兩邊的頭髮扭轉向後束起，或者盤成髮髻，但髻只適合在腦後，如放在頭頂則會顯得太顯眼。方臉的女性，短髮可以採用高位側分和斜長劉海型，長發則採用中分的“清湯掛麵”式，這樣可以遮掩過於鮮明的方形輪廓。圓形臉不宜用“三七分”，可用中分式的齊耳或齊肩的中長直發，不能留劉海。瓜子臉形的女性適合各種髮型。剪成羽狀的短髮，如將單側的蓬鬆之發束起在耳邊，也會使瓜子臉形顯得俏麗好看。
特別要注意的是，秘書人員如果留的是長發，工作時應該將其盤到頭上，或者紮成馬尾巴，以防在列印文檔時將長髮捲進去。此外，長發也會在秘書與上司商量工作時，影響秘書的視線，分散上司的注意力。
另外，頭髮還應保持整潔，只有經常洗頭，才能確保頭髮不粘連，不板結，無頭屑，無異味。通常，至少要三天左右洗一次頭。科學的護理才能使頭髮烏黑潤澤，得體的髮型，才能使儀容整潔大方。
（2）面容。面容是人的儀表之首，是人體暴露在外時間最長的部位，也是最為動人之處。男士應養成每天修面剃鬚的良好習慣。鬍鬚最好每天剃一次。鬍鬚比較多的人除早晨刮一次外，出席重要活動時事先也應刮一次。洗臉時，一定要養成正確的習慣，清除附在面部的污垢、汗漬等。
洗臉的正確順序是：從多油垢的“T”區（即額頭與鼻間的部分）洗起，然後再洗面頰與眼部四周，最後是耳部、頸部及髮際、眉骨等部位。為了使自己的容貌保持青春活力，要特別注意皮膚的保養。女士化妝時要懂得修飾避人的原則。所謂修飾避人的原則，主要指人們在對自己的儀容進行整理、修飾時，務必要自覺迴避其他人，不要讓他人旁觀自己對儀容所進行的整理與修飾。不應在外人面前，尤其是男士面前化妝，因為這樣既不莊重，也不雅觀。秘書的化妝既不能艷俗，也不能過於精雕細琢，宜上淡妝。如果讓人們的注意力過於集中於你的臉部而忽略了你的工作，那就說明你的化妝過分了。
（3）頸部。頸部是最容易顯現一個人年齡的部位，因此應該注意每天對頸部的保養。每天抹潤膚霜時不要忘掉頸部，動作應輕柔。另外，平時應經常活動頸部，這樣既可防病，又可起到美頸的作用。
（4）手部。秘書部門是“視窗部門”，當秘書人員與人交往、執行公務、打電話、就餐時，對方都會看見秘書人員的手，形成一種印象，所以在考慮整體修飾時，不應忽視手、手指和指甲之美。手的清潔與否能反映出一個人的修養與衛生習慣，要隨時清洗自己的手，注意修剪與洗刷指甲，不得留長指甲。對秘書人員來說，蓄長指甲，既不利於健康，缺乏時代美，也與秘書身份及工作環境不相適應。女性秘書還應注意不可把指甲塗得大紅大紫，那樣會使人覺得俗不可耐。
