基本介紹
- 中文名：理單員
- 外文名：Order clerk
- 定義：物流公司中，物流單員的其中一種，負責把單據錄入信息系統的，通常要上晚班，因為通常晚上單據才匯集一起
- 職責：單據錄入信息系統
跟單流程,準備,程式,生產試樣,生產大貨過程,大貨檢驗,包裝要求,驗貨工作程式,跟版要求,大貨生產要求,注意事項,
跟單流程
準備
1． 顏色原樣。
2． 原手感樣。
3． 客人確認的小樣（也就是工廠第一次打的色樣）。
4． 原品質樣。
5． 契約複印件（上面有對工廠的質量要求、標準、交期，數量等，跟單可參考）。
6． 以及相關資料。
程式
1． 按客供樣（原色樣）的顏色，要求工廠放小樣，放小樣必須有書面要求，也就是打色通知書，《打色通知書》的內容包括（對色光源、色牢度、染化料是否環保、打樣版數、打樣坯布及大小、打樣坯布規格、完成時間）等。
2．打樣坯布：打樣坯布與大貨一致，杜絕使用其它規格的坯布進行打樣，針對大貨生產特點，應考慮小樣坯布是否進行砂洗或相關處理。
3．根據打樣通知書，正確使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳燈現象，提高打樣準確率。
4．根據客人或市場部要求，《打樣通知書》須註明小樣大小和版數（印花和色織要註明循環問題，色織小樣要附紗樣，基本上化纖類染色布都是打A、B、C、D四個樣）。
5．時間要求：染色燒杯樣3天，印花樣10天，色織樣10天，特殊情況酌情解決處理。
6．文字說明：小樣須貼在規定表格內（公司色樣卡），根據打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等。
7．色樣卡管理：妥善保管，防止腿色，編號放好，做到用的時候隨時能找到。
生產試樣
也就是生產大貨前的第一次生產試樣：
提供中樣或大貨頭缸樣（如品質樣、手感樣、樣衣面料等）應同大貨一致，在條件許可情況下，應儘量模仿大貨生產工藝，對所使用的染化料、助劑以及工藝流程要有記錄，特別是面料門幅，要按大貨生產程式進行拉幅定型、撥水，對所提供的中樣或頭缸一定要要留樣可查。
生產大貨過程
1． 明確要求：明確訂單契約的的各項要求，物別是內外質量的標準要求和交期。
2． 制定生產計畫：根據服裝交期要求，制定面料生產計畫以及分階段的成品數量。同時填寫《面料組織生產進度表》每周或每次有新的變化要及時改動。然後不定時間的向主管部門領導匯報。以傳真、郵件形式發給主管。
3． 每道質量進行跟蹤，主要注意：
①是否在規定燈源下對色。
②小樣、確認樣或頭缸樣是否正確一致。
③色差控制：邊中差、頭尾色差、匹差、陰陽面色差、缸差等。
④經緯密、幅寬、色牢度、縮水率、手感、克重、氣味等。
大貨檢驗
4． 檢驗標準和方式：按美國AATCC國際標準，十分制與四分制檢驗方法或公司內部檢驗標準，而且須根據材料的用途進行不同的檢驗（比如：尼絲紡，有的客人是用作制雨傘的，這樣就要求檢驗的時候一定要把底燈打開）。
5． 在規定的光源下，以確認樣為準，同時參考小樣或原色樣進行對色，色偏控制在4-5級，不得低於4級，如超標必須進行返修或投新坯重做。
3．外觀質量：
1． 布面檢驗：重點檢查污漬、緯斜、左中右色差、頭尾色差、手感差、斷經、斷緯、經痕、油污、色花、粗紗、色污、並經並緯、膠條、膠痕、漏膠、膠粒等。
2． 總體檢驗：幅寬（須量三次，頭中尾）、克重（頭尾）、經緯密、長度、色差、
包裝要求
七、測試樣布3－5M帶回公司進行相關物化性要求測試。
八、測試OK，方可發貨（按公司程式要求發至相關工廠或本公司倉庫）。
九、交期與品質的跟催和檢驗是很重要的，跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶或向部門主管反映問題及建議或徵求意見……
還有，跟單員在外期間生活、工作注意調理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業形象。
一、日常工作安排：
⒈ 全面準備並了解訂單資料（客戶制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時確認。
⒉ 務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細並明確、一致！（最好要有文字證明）
⒊ 事先儘可能多地了解各加工廠的生產、經營狀況並對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。
⒋ 跟單員言行、態度均代表本公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態,有問題及時請示公司決定。
⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。
驗貨工作程式
⒈ 面/輔料到廠後，督促工廠最短時間內根據發貨單詳細盤點，並由工廠簽收。若出現短碼/少現象要親自參與清點並確認。
⒉ 如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產前樣確認，並將檢驗結果書面通知工廠負責人和工廠技術科。特殊情況下須交至公司或客戶確認,整改無誤後方可投產。
⒊ 校對工廠裁剪樣版後方可對其進行版長確認，詳細記錄後的單耗確認書由工廠負責人簽名確認，並通知其開裁。
⒋ 根據雙方確認後的單耗要與工廠共同核對面/輔料的溢缺值，並將具體數據以書面形式通知公司。如有欠料，須及時落實補料事宜並告知加工廠。如有溢余則要告知工廠大貨結束後退還我司，並督促其節約使用，杜絕浪費現象。
⒌ 投產初期必須每個車間、每道工序高標準地進行半成品檢驗，如有問題要及時反映工廠負責人和相應管理人員，並監督、協助工廠落實整改。
⒍ 每個車間下機首件成品後，要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細緻地檢驗。出具檢驗報告書（大貨生產初期/中期/末期）及整改意見，經加工廠負責人簽字確認後留工廠一份，自留一份並傳真公司。
⒎每天要記錄、總結工作，制定明日工作方案。根據大貨交期事先列出生產計畫表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、投產進度、產成品情況、投產機台數量,並按生產計畫表落實進度並督促工廠。生產進度要隨時匯報公司。
⒏ 針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的製作、質量要求，要監督、協助加工廠落實到位，並及時匯報公司落實情況。
⒐ 成品進入後整理車間,需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質量，並不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發現、早處理。盡最大努力保證大貨質量和交期。
⒑ 大貨包裝完畢後，要將裁剪明細與裝箱單進行核對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因並及時相應解決。
⒒ 加工結束後，詳細清理並收回所有剩餘面料、輔料。
⒓ 對生產過程中各環節（包括本公司相應部門和各業務單位）的協同配合力度、出現的問題、對問題的反應處理能力以及整個定單操作情況進行總結,以書面形式報告公司主管領導。
13.在檢查過程中一定要公平，真實。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責。
跟版要求
（1）要有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對（面料/服裝）生產流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--後整--查貨--包裝等等。
（2）接單：清楚明白不同客戶對樣辦款式及風格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發現一些生產上可能出現的問題，誘導客戶接受既具他的產品獨特風格而又適於大貨生產的產品（注意：“是否適合於生產大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的！！！因為，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那么無疑就是大大提高了生產成本……），把客戶各項要求清楚地標明在辦單上。
（3）布產：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度並記錄生產過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產工時以作成本核算的基本資料。
（4）看辦：樣辦完成後，可請本廠設計師一起看辦（這個對於初入門的跟單員相當重要，可以從中學到一些技術上的東西），看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦。
（5）成本資料：樣辦寄給客戶後就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以後這個款的大貨帶來很大損失……
大貨生產要求
（1）有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對服裝生產流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--後整--查貨--包裝
（2）接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應款式在做辦時存檔的資料----這部分工作得特別細心，如：做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。
（3）布產：將生產單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發給各相應工序。
（4）跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或徵求意見……
（5）貨期及質量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質量……
（6）出貨箱單資料：需預先提供出箱裝單資料給船務部用於做報關資料……
（7）包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦。1、頭辦：設計圖紙發外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型（和設計師一起），若不確認，必須繼續做復版。
2、確認生產款：做面輔料訂購預算單交採購部訂購。
3、發麵輔料：開單發麵輔料（CMT單不用發麵料）
4、做產前版：用大貨面輔料（如沒有物料可暫代，但需標示清楚）做正確產前辦，追辦並批覆（包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣）。
5、生產進度和質量跟進，確保貨期和質量：開裁、裁數、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數多了或少了，物料補訂和補發，對FOB單數量的正常接受範圍外的：要不要多的數量、接不接受少了數量，三期的質量問題如何解決如何監督，貨期晚了如何解決等等。
跟單除了專業技術之外，還有的就是要注意和工廠的關係處理，這是一個很重要的關鍵
跟單的步驟包括：產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑑定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。
還有的一種跟單是業務跟單，多為外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯繫，並安排出貨方式和船期，付款等 。當然對於面料（服裝）的質量也相當重要。
跟內單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完契約，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產資料單給各個部門（包括計畫辦、品質部、技術部、採購部）。面料到廠後可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，並及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到訊息，避免出現客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。
注意事項
1：物料是否正確。
2：尺寸是否“準確”。
3：款式是否錯誤。
4：做工是否細緻。
5：成品顏色是否“正確”。
6：有無漏定物料。
7：物料是否能按預定時間到加工廠。
8：時間上是否有問題。
員工的一切行為代表著整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。對公司要忠實，不能為了個人利益而出賣了公司。跟單員在外期間生活、工作注意調理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業形象
