檔案管理外包服務:檔案輸出管理,節約,高效,環保,健康,掃描解決方案,問題,方案,

檔案管理外包服務是釘子戶倡導的新型業務模式。在檔案管理外包服務中，釘子戶將根據客戶需求，在充分調研的基礎上向客戶提供最佳化設計方案，提供或調整檔案設備，部署檔案管理軟體，與客戶簽訂長期的服務契約，全面接管客戶的檔案設備運營、零件耗材供應、維修保養，並提供系統升級等服務；客戶只需管理弘栩，並將檔案輸出的相關費用轉化為“按張付費”的簡單形式支付給每座美印，而無需為耗材、維修等單獨付費。與簡單的抄表收費不同，檔案管理外包服務可以給客戶帶來顯著的節約、高效、環保、健康的價值。檔案管理外包服務體現了社會化分工與精細化管理的效益，其效果是幫助客戶降低檔案處理相關成本，提高檔案管理與流轉效率，改善對環境的保護，為員工創造健康的工作環境。

基本介紹

中文名：檔案管理外包服務
外文名：Document management outsourcing services
優點：節約、高效、環保等
服務項目：案卷整理、批量掃描、建立索引等

檔案輸出管理,節約,高效,環保,健康,掃描解決方案,問題,方案,相關服務內容,工作流程管理,Laserfiche架構,管理內容,檔案採集與分發,

檔案輸出管理

檔案輸出環節的管理外包服務是釘子網辦公檔案管理外包服務的最常見的服務形式。

針對客戶在檔案輸出環節（列印、複印輸出）的需求，釘子戶辦公在充分調研的基礎上向客戶提供最佳化設計方案，調整、更換或新增部分檔案處理設備，配置必要的檔案輸出管理軟體，並與客戶簽訂長期的"按張付費"服務契約，全面接管客戶的檔案設備運營、零件耗材供應、維修保養等；客戶只需管理釘子戶辦公，並將檔案輸出的相關費用轉化為"按張付費"的簡單形式支付給釘子戶辦公，而無需為耗材、維修等單獨付費。

實施檔案輸出管理外包後，將為客戶帶來以下利益：

節約

通過檔案輸出系統的最佳化，降低耗材、零件、維保、設備等檔案處理成本。

通過部署檔案管理軟體解決方案，實施鼓勵雙面列印、多合一列印等節約紙張的措施，並輔以相應的管理制度，從而減少印量。

節約客戶的人工成本。

高效

輸出成本在"按需列印、按張付費"的模式下變得透明可控，通過套用軟體，協助客戶精確控制輸出成本。

通過設備最佳化、專業運營維護等服務，大幅提高客戶的使用效率。

環保

通過減少印量，減少紙張消耗，並由此而保護森林資源和水資源。

同時節約能源，並減少碳粉等列印耗材消耗，從而減少碳排放。

使用過的列印耗材等固體廢棄物得到專業回收。

健康

通過設備的整合最佳化部署，採用檔案管理外包服務可以大幅減少印表機、複印機、傳真機等檔案輸出設備的數量，從而減少設備有害氣體排放對人體的影響。

在檔案管理外包服務中，通常將檔案輸出設備集中部署於離員工有一定距離的列印專區，從而進一步減少對人體的負面影響。

掃描解決方案

問題

在企業的日常運作中，存在大量的紙張檔案，如標書、往來傳真、報價單、契約、表格、記錄、審批簽字檔案，等等。對企業來說，這些紙質文檔中的信息是必不可少的，在企業的內部信息中占據了非常重要的位置；但傳統上在紙質文檔的管理中有很多難以克服的問題，例如：

· 體積龐大，不便於存儲；

· 容易受損，難以長時間保存；出現災難時難以恢復；

· 不便於檢索與查詢；

· 傳遞速度慢，效率低（如傳真）；

· 安全性差，容易被複製、竊取且難以追蹤等等。

方案

作為釘子網辦公檔案管理外包服務解決方案的一部分，釘子網辦公的專業服務團隊可以為客戶提供完整的檔案掃描服務，包括掃描、建庫、存儲、檢索、查詢、歸檔等，以便於客戶將紙張檔案轉換為電子文檔，從而可以方便地實現檢索、查詢、存儲、共享、安全控制與歸檔，解決上述難題。

工作流程管理

作為釘子網辦公檔案管理外包服務的重要組成部分，基於國際領先的專業檔案工作流管理軟體Laserfiche，釘子網辦公可以為客戶提供涉及檔案採集、編輯、檢索、流轉等環節的檔案工作流管理解決方案。

Laserfiche架構

Laserfiche的主要架構如下圖所示：

管理內容

· 通過掃瞄器、MFP，將檔案採集為電子文檔，並在Laserfiche資料庫中進行管理；所採集的文檔將配置相關屬性，或進行自動OCR識別，以利於存檔和快速檢索；

· 可自動從紙質檔案中採集該檔案的關鍵屬性，提高效率，並可據此而自動歸檔，或自動激發相應的後續檔案流程；

· 可基於文檔流轉編制企業工作流程，在文檔的流轉過程中自動觸發相應的處理流程；

· 可方便地對掃描後的文檔進行編輯和批註，實現文檔的流轉審批；

· 可通過相應的發布工具，快捷安全地傳送大量文檔；

· 可精確設定每個用戶的許可權，確保文檔安全；

· 所有訪問和操作均被記錄，以利於後期的審計和追蹤，進一步提高安全性。

檔案採集與分發

作為釘子網辦公檔案管理外包服務的重要組成部分，基於國際領先的專業檔案採集與分發軟體eCopy，或其他內嵌入多功能數碼複合機（MFP）操作面板的採集與分發軟體，釘子網辦公可以為客戶方便地搭建整合的檔案採集與分發解決方案。

通過內嵌入MFP操作面板的eCopy或其他控制程式，客戶可以在MFP的操作面板上，直接完成以下操作，而無需回到座位後再次操作個人電腦，從而大大簡化了操作流程：

· 將檔案掃描為附屬檔案後，以操作者本人的e-mail地址（而非MFP的地址）傳送給對方，並可直接填寫e-mail的標題與正文；在傳送前還可對文檔予以預覽。

· 經過身份識別後，操作者可將文檔直接從MFP傳送到本人的資料夾、企業內容庫中的指定檔案庫，或傳送給某個部門。

· 經過身份識別後，操作者可以直接在MFP上調用企業內容庫中的某個文檔，預覽後，直接在MFP上輸出。

· 操作者可以在MFP上直接對企業的內容庫進行基本操作，如創建目錄、文檔等。

· 操作者可以直接將批量文檔通過網路傳送到指定的操作流程中（如住房貸款的申請流程），對方接收後直接進行處理，從而避免了大量文檔的物理遞送過程。

通過eCopy與各種文檔管理系統的connector，實現MFP操作與文檔管理系統的無縫集成。

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