機關文書管理

機關文書管理是指按照定的工作程式，制發、收辦公務文書，並組織運行的一套工作，具體來說由文書撰制文書處理和文書管理三個方面組成，它是溝通行政信息，實現行政管理職能的重要手段。

機關文書也稱為公務文書，簡稱公文它作為套用文種，常採用議論，說明和記敘的文體,內容組成上一般包括標題、發文機關、正文附屬檔案機關印章與簽署、發文日期、收文機關和公文編號等。特種公文還有不同的標記如絕密、機密和秘密屬密綴標記，急件、特急件和要求限時的屬緩急程式標記。此外，閱讀範圍，對象和份數也以標記表示。

機關文書管理在整個行政機關管理工作中具有十分重要的作用，表現在以下幾點：領導和指導作用;聯繫和溝通作用；規範和約束作用；宣傳和教育作用；依據和憑證作用等。

基本介紹

• 中文名：機關文書管理
• 別名：公務文書

公文的種類和行文關係

1.公文的種類

公文的種類簡稱文種，文種是指各級各類機關與組織普遍使用的檔案名稱稱，它概括地表明檔案的性質、制發檔案的目的和要求，以便收文機關閱讀檔案和進行文書處理。各種文種的確定和它們的使用方法都是國家統一規定的，任何機關單位不得隨意更改混用。

2000年8 月,國務院發布《國家行政機關公文處理辦法》，它把所有行政公文分為13種，它們是：命令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批覆，意見，函，會議紀要。在實際工作中使用的通用文種要比以上更多一些。

2.公文的行文關係

公文的行文關係是文書處理工作的原則之一，遵循一定的行文關係可以使公文運轉自如，達到指揮靈敏、管理協調的目的。目前機關之間的行文主要分為三個方向。

下行文，即上級領導機關對所屬的下級機關的行文，這類公文主要有命令、令、指令、指決定、決議規定.條例布告、公告、通告、批覆、傳票等。根據發文的不同目的和要求，可以採取逐級行文、多級行文和直達基層與人民民眾等方式。

上行文，即下級機關、一般工作人員或公民發給所屬的上級機關、領導或主管機關的公文，這類公文包括報告、請示、報表.建議書意見書、申請書、請願書等。各級國家行政機關般不得越級行文請示問題，如因特殊情況必須越級行文時，應當抄報所越過的機關。

平行文，即互相沒有隸屬關係。同級或不同一級部門之間的行文，這類公文主要有函、通報和箋函等。

機關文書管理制度

1.機關單位的組成部分

任何機關單位的檔案，不外乎三個組成部分：一是外發檔案，即由本單位報制、發出的檔案：是收進檔案,即由外單位擬制、發來的檔案；三是機關內部擬制、流轉的檔案。

2.機關文書的管理程式

機關文書的管理程式包括兩個方面：一是收文，二是發文

(1)收文程式包括簽收、拆封、登記、分發、傳閱、報辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等內容

(2) 發文程式包括擬稿、審核、簽發繕印、校對、用印、登記、封發、注發，歸卷等。