會議型酒店是接待會議最主要的場地，會議型酒店主要是指那些能夠獨立舉辦會議的酒店，某些業界人士甚至認為接待會議的直接收入至少應該占到會議型酒店主營收入一半以上的份額。在我國國際會議30年的發展歷史中，會議型酒店起著重要作用。
基本介紹
- 中文名：會議型酒店
- 主要是指：那些能夠獨立舉辦會議的酒店
- 功能：菜餚、客房、會場和健身娛樂等
- 特點：多種經營和全面服務
定義,行銷管理,硬體配套,軟體建設,
定義
會議型酒店的行銷管理分為巨觀和微觀兩方面。巨觀管理是今天講的主要要素管理；微觀管理是講各個要素中的具體細化管理，比如制度化問題、業績考核問題、績效掛鈎問題、銷售人員案頭自我管理問題、客戶開發和維護問題、危機公關問題、信息管理問題、客戶檔案管理問題、銷售人員形體和語言技巧管理問題等等。
行銷管理
產品銷售管理
會議型酒店的產品特點既具有酒店的產品特色，又有會務的特色，兩者組合具有產品的綜合特色。一個完整的會議接待，通常會涉及到會議日程安排對會議接待流程的影響力，會議接待流程的可變性、多變性及規律性，會要求會議型酒店提供的產品具有多樣性、及時性和足夠的應變能力。這裡講的產品，不僅僅是菜餚、客房、會場和健身娛樂等，還有服務、安保、會場設備保駕、A/V系統的服務、禮儀、會務信息的傳遞等等。
產品的銷售管理還包括在做市場設計、策劃時候的管理，是尋找代理商、中介公司即現有大量的會展公司、旅行社開設的會展部，還是自己做？這些取決於酒店市場行銷部的能力，有中間商做的利潤會薄一點，當然不可能都自己做。
產品管理還包括產品的組合，產品的整合，組合的變化，當然這種組合變化要追隨客人的需求。會議型酒店因為運行成本極高，因此十分懼怕產品空置，由於它的不可儲存性，酒店經常會出現經營不穩定性，時有爆滿爆空的情況發生。行銷總監應該是一個操作能手，能及時做好客源的銜接工作，適當補充團隊和零星散客，盡力減少經營場地的空置，把酒店的產品賣出去。
產品價格的管理與權力的授予
產品價格管理，首先要制定產品價格標準手冊，手冊中要反映各類會場、器材、服務、商品的當年售價，其中包括數量、面積、空間大小、品牌等。有了產品標準價格，一是維護了價格體系的嚴肅性，二是實施過程中能掌握靈活的尺度。
產品價格管理也應充分考慮單個零售和批量銷售優惠與否的關係；考慮產品組合的打包銷售如何去模糊某個單項價格；考慮老客戶的積分優勢和適度折扣優惠的把握；考慮如何制定雙贏計畫、實施獎勵政策等。
總而言之，價格管理要有標準，要有促銷機制，要有獎勵政策。價格管理，正確授權是提高行銷管理效率的重要因素。授權形式可按行政管理級別，實施逐級審批制。
價格管理，有一個平行管理機制，則是收益管理。
第一，收益管理是重契約文本，重現場簽證，重授權依據，這三重是收益管理的重要抓手。收益管理崗位一般由財務派出，不受市場行銷部管理，如涉及契約文本中的文字條款應由企業法務部監製，以避免引起不必要的法律糾紛。
第二，契約文本經過見證後，至少由被授權的總監級管理人員簽署，其中十分重要的大型會議和展覽的費用要確立付費的作業流程。比如，建立中國銀行共同賬戶,確立付費進度比例，啟用款項辦法等等，使雙方都有監管機制，都能互信、放心，這裡要特別注意的是境外會議的收款問題。
行銷部門的分工管理
1、市場行銷部的員工應根據會議市場的特點和需求另行設定會議經理及會議銷售的商業模式。會議經理應在授權下開展商務談判、策劃會務、落實項目，經批准後下達任務通知書。大型會議必須召開各部門協調會議，暢通各項指令，使各部門明確職責。會議籌備人員進場日起，會議經理就應全程聯絡和跟蹤會議進度，若有變化理應當場幫助客戶解決問題。會議結束時，應該及時收集各項賬單，核對費用以及檢查與契約有無差異，有無簽單遺漏，陪會務組負責人去信用部門結賬付費。
2、在會議項目的進行中，會發生除會場以外的業務，因此，會議經理要通曉客房、餐飲、A/V設備、海關通關、物流、倉儲等業務知識和解決問題的聯絡方式，在行銷工作的分工中，這個部門至少有1人是能夠在對外聯絡上解決問題的。3、綜合優勢、相互配合、以類分工、責任明確。分工精細，是酒店管理的特點。為什麼要分工精細，這是現代酒店業進入精細化管理時代的要求，更是進一步落實責任的具體措施。在行銷管理中，如果僅認為是行銷部的管理，就是一種簡單的管理意識。行銷管理是大軍團運作，小兵團出擊的做法，無論業務部門還是管理部門，都涉及到一個協調問題。
4、網路管理。電子商務在我國起步較晚，會議型酒店在網路上的形象宣傳比商務酒店更重要，會議型酒店的宣傳策劃必須重視其辦會能力和辦會的歷史。
5、網上預訂系統要與供應商或辦會機構進行交流，這是能實現快速溝通的最好辦法，網上預訂要與人工跟蹤相結合。
行銷成果管理
會議型酒店的行銷模式與商務酒店不一樣，客戶對成功舉辦會議寄予絕對希望，這些依賴於會議的流程是否順利，會議型酒店的接待水平、業務能力是否強勁。一旦會議成功舉行，不僅會使一個單位、一個城市、一個國家雄風大振，由會議所產生的邊際影響及餘波影響也會延續長期。
這種難得的社會效應，會使會議型酒店帶來更好的乃至於巨大的品牌效應和廣告效應，其成果必須精心維護，細心保養。
因此，為了行銷成果的鞏固和發展，筆者認為，不妨認真考慮以下若干做法：會末期間的加強型管理；會中客戶所提意見的及時改進和及時反饋；會後跟蹤聽取意見；聯絡下次開會的時間；酒店的紀念品；階段性聯絡，保持回訪，做好回頭客等。
硬體配套
大多數會議型酒店都不會忽視主會場的建設，布置華麗，設備齊全。
配置一定數量的分會場
國際會議，特別是科技類的國際會議的發展趨勢就是每個與會人員不僅僅是聽眾，更重要也是發言者，這樣才能更好的發揮會議面對面的交流功能，當前歐美一些大型國際會議甚至取消了大會報告，從會議開始到結束始終是並行的分組報告會，目的是滿足每位與會者都要發言的要求。
足夠大的註冊區域
會議註冊是與會者接觸到會議的第一個活動，他們對註冊的要求就是一個“快”字，因此要求註冊區域的公共面積要足夠大，註冊標識要明顯，要配置電話和網線等。許多所謂會議型酒店沒有理想的註冊區域往往給會議組織者帶來困難，曾在北京一家非常著名的會議型酒店組織國際會議，由於沒有合適的註冊地點，會議組織者三天更換了三個註冊地點。
張貼板符合國際要求
國際會議不但安排口頭報告交流，也大量使用張貼報告的方式進行交流，因此酒店要考慮這方面的功能，一是要有足夠的面積，二是要有張貼板。國際上通常使用的張貼板都是橫向的，會議代表每年只要將自己的張貼論文製作一次，就可以輪流到不同的國家使用。而我國長期使用的是豎向展板，給代表使用造成了很大的麻煩。
電子商務的價格優惠
電子商務服務國際會議已經成為非常流行的趨勢，在美國一些中低檔的酒店在大堂中都可以免費無線上網。目前我國在這方面存在較大的差距，不但很少有免費的上網條件，就是付費價格也比較貴，例如在北京國際會議中心租用一條僅有1兆頻寬的網際網路專線，每天的租金至少需要5千元。許多酒店的商務中心和客房的網速也是極慢，甚至還比不上無線上網的速度。
展覽場地和其他公共區域
酒店也需要考慮預留展覽場地面積，由於沒有展覽場地致使許多會議不能舉辦。另外茶歇、信息台和與會者私人物品存放也都需要一定的公共面積。
軟體建設
相比會議硬體的配套，會議型酒店的軟體建設就更加複雜些，也更加困難，因為這裡涉及到機構設立、
（1）妥善設定會議接待機構
（2）電子商務和新技術的套用
（3） 制定合理的價格體系
（4）多種經營和全面服務
（5）酒店的管理人員要了解會議
