會展組織

會展組織是指在會展活動過程中，為實現會展目標所形成的相關特定組織以及組織設計會展活動的連續過程。

基本介紹

• 中文名：會展組織
• 外文名：Convention and exhibition organization
• 性 質：商業或文化組織

要素

會展組織是通過優良的管理與服務創造具有一定品牌的展會，實現最大的經濟價值和社會價值。會展組織作為一個系統，一般包含以下要素：

制定準確的目標是會展取得成功的必要條件。所謂會展目標，是指會展的利益相關方根據行銷戰略、市場條件和會展情況制定明確、具體的會展目的，並期望通過會展活動達到自己的目的。會展組織的目標就是實現經濟和社會效益的最佳組合。

大型會展(如世博會)的目標相當複雜，有資料顯示，各國參加世博會，首先考慮的是政治因素，其次是經濟因素，然後才是社會文化因素。從某一企業或單位的角度來說，設定會展目標尤為重要。

會展目標是會展策劃、籌備、展出、後續等一系列工作的方向，也就是評價每一項工作的基礎和標準。因此，應瞥充分考慮遵循市場規律和經營原則，重視會展目標並做好會展目標的制定工作。

廣義的會展人員指參加會展活動的一切人員，既包括組織中的管理人員，又包括組織中的被管理人員。從會展組織的角度來講，會展人員主要指管理人員。建立良好的人際關係是會展組織系統的基本條件和要求。

對於會展策劃人員來說，在會展活動中，不僅要能對人、財、物、事統籌安排，而且還應該具有一定的組織能力，包括對內部組織的調配和對外部組織的協調，以此達到共同策劃、實施會展活動的目的。

職責是指某項職位應該承擔的責任。由於會展活動所接觸的人員十分廣泛，如國際性的會展活動更是具有人員層次高、影響大等特點，所以會展活動每個崗位的責任都比較大。從規範性、科學性的角度來說，會展活動中的每一個工作崗位都有具體的崗位職責，如何制定、宣傳、組織、落實這些崗位職責，對於會展活動的策劃組織者來說尤其重要。

會展組織工作是一個持續不斷的過程，是維持與變革會展組織結構，並使其發揮作用、完成會展工作目標的過程。按照會展組織工作的邏輯順序，首先必須明確實現會展組織目標所必需的各種活動；其次是要對會展過程中所必需的各種活動進行組合；最後，組織工作還必須從縱橫兩個方面對組織結構進行協調和整合，以達到務實、高效的會展運作目的。

一般環境

外部環境對會展組織的活動均會或多或少地產生一定影響。影響有直接或間接的區別，程度有深淺之分，大致可歸納為政治、社會文化、經濟和技術四個方面。

政治環境包括一個國家的社會制度，執政黨的性質，政府的方針、政策、法令等。不同的國家有著不同的社會制度，不同的社會制度對組織活動有著不同的限制和要求。即使社會制度不變的同一個國家，在不同時期，由於執政黨的不同，其政府的方針特點、政策傾向對會展組織活動的態度和影響也是不斷變化的。對於這些變化，會展組織必須通過對政治環境的研究，了解國家和政府目前禁止組織乾什麼、允許組織乾什麼、鼓勵組織乾什麼，從而使組織活動符合社會利益，受到政府的保護和支持。

社會文化環境包括一個國家或地區的居民教育程度、文化水平、宗教信仰、風俗習慣、審美觀念、價值觀念等。文化水平會影響居民的需求層次；宗教信仰和風俗習慣會禁止或抵制某些活動的進行；價值觀念會影響居民對組織目標、組織活動以及組織存在的態度；審美觀念則會影響人們對組織活動內容、活動方式以及活動成果的態度。因此，在建立會展組織的過程中，要充分考慮社會文化環境對會展組織及會展過程的影響。如終端消費品的展出受所在城市消費偏好和消費水平的影響，所以往往選擇人口較多、消費水平較高的城市。而中間產品則需要依託所在城市的產業資源、環境資源(包括重視程度、休閒環境)等。

經濟環境是影響組織、特別是作為會展組織的企業活動的重要環境因素，主要包括巨觀和微觀兩個方面的內容。

主要包括一個國家的人口數量及其增長趨勢、國民收入、國民生產總值及其變化情況，以及通過這些指標能夠反映的國民經濟發展水平和發展速度。如人口眾多為會展企業經營提供了豐富的勞動力資源，決定了總的市場規模；經濟的繁榮顯然能為會展企業的發展提供機會，而巨觀經濟的衰退則可能給所有經濟組織帶來生存困難。此外，國家的開放程度、社會治安狀況也是十分重要的因素。近幾年來，我國的會展業迅速發展，與我國的經濟發展、社會穩定、人民民眾文明素質不斷提高等有著密切聯繫。

主要包括會展企業所在地區或舉辦會展地區消費者的收入水平、消費偏好、儲蓄情況、就業程度等因素。這些因素直接決定著企業目前及未來的市場大小。

假定其他條件不變，一個地區的就業越充分，收入水平越高，那么該地區的購買能力就越強，對某種活動及其產品的需求就越大。一個地區的經濟收人水平對其他非經濟組織的活動也有重要影響。比如，一個城市在溫飽沒有解決之前，居民很難考慮到購買私家車，因此，在這樣的城市舉辦汽車展，不僅門票收入低，汽車的現場銷售也有很大的困難。因此，大型和綜合會展往往選擇經濟環境比較好的城市。我國形成的三個會展產業圈均位於大型城市和沿海地區，正說明了這個道理。

任何組織的活動都需要利用一定的物質條件，這些物質條件反映著技術水平的先進程度，並影響利用這些條件的組織的活動效率。技術環境對會展企業的影響也比較明顯。會展的技術環境主要包括成功舉辦會展的經驗，舉辦會展所在城市交通、住宿、服務等方面的狀況。如果一個城市從來沒有舉辦過會展，那么承辦大型會展就具有較大的難度。如果一個城市的交通十分不便，甚至會展場館周圍連車位都不夠，那么舉辦會展的技術環境顯然不理想。

結構類型

1．直線型組織結構(見圖)。組織中每一位管理者對其直接下屬有直接職權；組織中每一個人只能向一位直接上級報告；管理者在其管轄的範圍內，有絕對的職權或完全的職權。

直線型組織結構的優點是結構比較簡單，權力集中，責任分明，命令統一，聯繫便捷。缺點是在組織規模較大的情況下所有管理職能都集中由一個人承擔，是比較困難的；部門間協調差。

2．職能型組織結構(見圖)。採用按職能分工實行專業化的管理辦法，各職能機構在自己業務範圍內可以向下級下達命令和指示，直接指揮下屬。組織內除直線主管外還相應地設立一些組織機構，分擔某些職能管理的業務。

職能型組織結構職能型組織結構的優點是，由於吸收專家參加管理，減輕了上層管理者的負擔，使他們有可能集中注意力以實行自己的職責。能夠適應現代組織技術比較複雜和管理分工較細的特點。缺點是多頭領導妨礙了組織的統一指揮，不利於明確劃分職責與職權；各職能機構往往從本單位的業務出發考慮工作，橫向聯繫差；對於環境發展變化的適應性差，不夠靈活；強調專業化，使管理者忽略了本專業以外的知識，不利於培養上層管理者。

3．直線—參謀型組織結構。按照組織職能來劃分部門和設定機構，實行專業分工；把組織管理機構和人員分為兩類，一類是直線指揮部門和人員，一類是參謀部門和人員。直線部門和人員在自己的職責範圍內有決定權，對其所屬人員的工作實行指揮和命令並負全部責任。職能部門則是直線主管的參謀，只能對下級機構提供建議和業務指導，沒有指揮和命令的權力。

直線—參謀型組織結構的優點是各級直線管理者都有相應的職能機構和人員作為參謀和助手，因而能夠對本部進行有效管理，以適應現代管理工作比較複雜而細緻的特點。每個部門都是由直線人員統一指揮，這就滿足了現代組織活動需要統一指揮和實行嚴格的責任制度的要求。缺點是下級部門的主動性和積極性受到限制，部門之間互通情報少。職能部門與直線部門之間目標不一致時，容易產生矛盾。

4．直線—職能參謀型組織結構(見圖)。結合了直線參謀型組織結構和職能型組織結構的優點，是在堅持直線指揮的前提下，為了充分發揮職能部門的作用，直線主管在某些特殊的任務上授予某些職能部門一定權力，使他們在許可權範圍內直接指揮下屬直線部門。

5．事業部組織結構(見圖)。各事業部有各自的產品和市場，實行獨立核算。事業內部則在經營上擁有自主權和獨立性。

這種結構形式的特點是“集中決策，分散經營”，即企業集中決策，事業部獨立經營，這是在組織形式上由集權化向分權化轉化的改革。缺點是由於機構重複，造成管理人員的浪費，各個事業部獨立經營，相互支援較差，各事業部主管多考慮本事業部利益，而忽視整個組織的利益。

6．矩陣結構。也稱規劃一目標結構。它是依據職能劃分的部門和按產品(項目或服務)劃分的部門結合起來組成一個矩陣，使同一名員工與原職能部門保持組織與業務上的聯繫，又參加產品或項目小組的工作。

它的優點是加強了各職能部門的橫向聯繫，具有較大的機動性和適應性，實行了集權與分權的結合，有利於發揮專業人員的潛力，有利於各種人才的培養。缺點是由於這種組織形式是實行縱向、橫向的領導，若處理不當，會由於意見分歧而造成工作中的相互扯皮。

7．多維立體組織結構。直線職能制、矩陣制、事業部制和地區、時間結合為一體的複雜機構形態。通過多維的立體組織結構，可使這三方面的機構協調一致，緊密配合，為實現組織的總目標服務。多維立體組織結構適用於多種產品開發、跨地區經營的跨國公司或跨地區公司，可以為這些企業在不同產品、不同地區增強市場競爭力提供組織保證。圖就是多維立體組織結構之一種。

8．虛擬組織。虛擬組織與傳統的實體組織不同，它是圍繞核-心能力，利用計算機信息技術、網路技術及通信技術，與全球企業進行互補、互利的合作，合作目的達到後，合作關係隨即解散。以此種形式，能夠快速獲取處於全球各處的資源，為我所用，從而縮短“從觀念到現金流”的周期。不僅如此，靈活的虛擬組織，可避免環境的劇烈變動給組織帶來的衝擊。

特點

組織不是一個抽象的名詞，而是體現人群結合的體系和人群活動的模式。有效組織必須做到為員工創造一個最佳的內部環境，協調員工關係以達到統一致，齊心協力，運用人力與物力實現企業目標。

組織是一個團體所要實現目標的工具，同一組織中不同層次的員工構成了領導與被領導的關係，這種從屬關係在一定程度上影響員工的心理反應，而組織目標的實現不是依靠個人的能力所能完成的，它是整體智慧的結晶。從這個意義上說，有效率的組織必須確保員工心理上的統一和力量上的凝聚。

高效組織必須做到使內部信息快速傳遞，以提高企業經營效益，確保企業經營活力。對會展組織者來說，如何使企業現有的各項資源包括人、財、物等，圍繞企業經營目標有效營運起來是其面臨的重要問題之一。合理而高效的組織形式將是確保組展活動正常運行的前提條件，組展質量如何、效率如何、效益如何，都與組織工作的開展密切相關。

目的

在於在會展過程中形成整體力量，以完成單獨個人力量的簡單總和所不能完成的各項展示活動，實現不同於個人目標的組織總體目標。會展組織存在於會展工作的各個方面。會展組織的核心目的是建立一個結構比較最佳化的會展組織結構，在儘可能減少組織成員數量的同時，高效完成組織擔負的任務。

會展組織的最高追求是能夠吸引更多的客戶來參加展示活動，並通過優良的服務創造具有一定品牌的展會，實現最高的經濟價值和社會價值。因此，會展組織的目的也必須為實現這個目標而服務，確保組織結構呈現靈活、高效、創新、服務的特點。