文獻採購自動化系統

文獻採購自動化系統

文獻採購自動化系統是套用電子計算機完成圖書館文獻採購業務的數據處理系統,是圖書館自動化系統的一個子系統。

基本介紹

簡史,功能,系統構成,

簡史

20世紀60年代初,第二代電子計算機問世後即開始用於文獻採購實驗。雖然輸入方式仍採用穿孔卡片的方式,與原機械採購系統無明顯區別,但數據一經輸入,整個加工過程全部由計算機完成,不需人工處理,顯示了優越性。這種脫機系統在60年代中後期隨著第三代計算機的誕生而在北美、歐洲一些國家得到廣泛套用。70年代隨人機對話功能的改善和大容量隨機存儲器的使用,出現了在線上採購系統,進一步提高了工作效率和數據質量。但許多計算機採購系統是和編目系統結合的,有些系統還用於合作採購,向綜合系統或網路方向發展。

功能

①查重,即利用該系統提供的檢索功能,對每一新的訂購要求,用書名、著者、國際標準書號(ISBN)等檢索關鍵字查詢本館館藏書目文檔和採購文檔,對於網上實行合作採購的系統則還需查詢在線上聯合目錄文檔,以避免不必要的重購。②訂購,根據訂購要求,輸入採購數據,經該系統處理後自動生成多種形式的記錄寫入相應文檔中,並按書商要求輸出包括訂單號、書名、著者、出版商名稱、出版地、出版年、訂購數量付款方式等內容的訂購單。③催詢,定期檢查採購文檔,對逾期未到的圖書,由該系統自動列印催詢單或撤銷訂購單。④驗收,收到新書先核對,確定是所需圖書後輸入收書信息、發票號、實際金額等用以更新採購文檔、資金及統計文檔等,列印統計報表和列印新書通知單通知推薦者。⑤統計,系統自動進行各種統計,定期輸出各種統計報表,如周報、月報等,或根據詢問隨時輸出資金使用情況、圖書訂購情況等。⑥資金管理,按專題或單位控制資金使用。根據資金使用情況決定付款方式或訂購與否,根據驗收記載和發票記錄等進行財務結算,列印預付款單、結算清單和報表等。⑦編制新書目錄。

系統構成

文獻採購自動化系統是以處理採購數據的存儲、檢索和編排為核心的計算機系統,其特點是數據的多變性而帶來文檔的頻繁更新。因此,對文檔的設計需符合這一特點並有利於對數據的控制。一般設立下述文檔:①採購文檔,是採購系統的主文檔它存儲著採購全過程中最完整的記錄。②倒排檔,是按書的某些屬性如書名、著者等屬性記錄值以樹型結構存儲在磁碟上,供快速隨機檢索用的一種文檔。③資金文檔,用於存儲採購過程中全部資金帳目,控制資金使用和分配。④書商文檔,用於存儲書商名稱、地址、履行訂單所需平均時間和提供優惠比例以及信用情況等。此外,根據需要還可設立訂單文檔發票文檔、統計文檔、待訂文檔等。

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