基本介紹
簡史,功能,系統構成,
簡史
20世紀60年代初，第二代電子計算機問世後即開始用於文獻採購實驗。雖然輸入方式仍採用穿孔卡片的方式，與原機械採購系統無明顯區別，但數據一經輸入，整個加工過程全部由計算機完成，不需人工處理，顯示了優越性。這種脫機系統在60年代中後期隨著第三代計算機的誕生而在北美、歐洲一些國家得到廣泛套用。70年代隨人機對話功能的改善和大容量隨機存儲器的使用，出現了在線上採購系統，進一步提高了工作效率和數據質量。但許多計算機採購系統是和編目系統結合的,有些系統還用於合作採購，向綜合系統或網路方向發展。
功能
①查重,即利用該系統提供的檢索功能,對每一新的訂購要求，用書名、著者、國際標準書號(ISBN)等檢索關鍵字查詢本館館藏書目文檔和採購文檔，對於網上實行合作採購的系統則還需查詢在線上聯合目錄文檔，以避免不必要的重購。②訂購，根據訂購要求，輸入採購數據，經該系統處理後自動生成多種形式的記錄寫入相應文檔中，並按書商要求輸出包括訂單號、書名、著者、出版商名稱、出版地、出版年、訂購數量、付款方式等內容的訂購單。③催詢，定期檢查採購文檔，對逾期未到的圖書，由該系統自動列印催詢單或撤銷訂購單。④驗收，收到新書先核對，確定是所需圖書後輸入收書信息、發票號、實際金額等用以更新採購文檔、資金及統計文檔等，列印統計報表和列印新書通知單通知推薦者。⑤統計，系統自動進行各種統計，定期輸出各種統計報表，如周報、月報等，或根據詢問隨時輸出資金使用情況、圖書訂購情況等。⑥資金管理，按專題或單位控制資金使用。根據資金使用情況決定付款方式或訂購與否,根據驗收記載和發票記錄等進行財務結算,列印預付款單、結算清單和報表等。⑦編制新書目錄。
