《廣州市電子公文和信息交換管理試行規定》是廣州市為了加強廣州市電子公文和信息交換管理，實現本市各級政府及其職能部門電子公文和信息交換的規範化、制度化和科學化，促進我市電子公文交換的套用及各部門間的信息資源共享，提高行政辦公效率而制定的規定。
各區、縣級市人民政府，市府直屬各單位：
《廣州市電子公文和信息交換管理試行規定》業經市人民政府同意，現印發給你們，請認真執行。
二○○四年二月十九日
廣州市電子公文和信息交換管理試行規定
第一條為了加強廣州市電子公文和信息交換管理，實現本市各級政府及其職能部門電子公文和信息交換的規範化、制度化和科學化，促進我市電子公文交換的套用及各部門間的信息資源共享，提高行政辦公效率，依據《國家行政機關公文處理辦法》和《基於XML的電子公文格式規範》的規定，制定本規定。
第二條電子公文是指行政機關製作並通過廣州市電子公文和信息交換系統處理後形成的，存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體的，依賴計算機系統閱讀、處理並可通過網路傳輸的具有規範格式的政府檔案。
廣州市電子公文和信息交換系統是依託廣州市電子政務內部網際網路，實現本市各級政府之間、政府與其職能部門之間以及各職能部門之間公文交換和信息傳遞的業務平台。
第三條本規定適用於本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換活動。
本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換應使用市政府統一提供的電子公文和信息交換系統及相關設備，並通過廣州市電子政務內部網際網路平台進行交換。
第四條市政府辦公廳負責組織實施本規定。
本市各級政府及其職能部門(以下統稱各使用單位)的辦公廳(室)是電子公文和信息處理的管理機構，主管本單位的電子公文和信息交換工作，指導、檢查和督促下級單位的電子公文和信息交換工作。
市信息中心負責廣州市電子政務內部網際網路平台的維護和管理。
第五條通過廣州市電子公文和信息交換系統交換的電子公文和信息與相同內容的紙質公文和信息具有同等法律效力。
第六條電子公文的種類、形式、行文規則與紙質公文相同，依照《國家行政機關公文處理辦法》的規定執行。
第七條電子公文的交換格式應符合《基於XML的電子公文格式規範》的規定。
第八條在電子公文和信息交換過程中，使用廣州市電子公文和信息交換系統實現的電子簽名與書面簽名具有同等效力。
第九條使用廣州市電子公文和信息交換系統形成的具備電子印章的電子公文是有效的電子公文，具有不可抵賴性。
各使用單位應當對蓋有本單位電子印章的電子公文和信息負責。
第十條電子印章由市政府辦公廳統一製作。各使用單位應當在市政府辦公廳登記備案，取得廣州市電子公文和信息交換系統的使用帳號和密碼。
電子印章的製作應當和各機關現行物理印章完全吻合，其技術指標應當符合國家標準GB/T18336-2001《信息技術、安全技術、信息技術安全性評估準則》和GB/T17903-1999《信息技術、安全技術、信息技術安全性評估準則》的要求。
第十一條各使用單位應當指定專人負責電子公文的接收傳送及電子印章、帳戶、密碼的保管工作。
各使用單位的電子印章應指定專人負責存取操作，並按本單位用印規定使用，保證電子公文的及時辦理。
第十二條電子公文進入各使用單位指定系統的時間為到達時間。
由於特殊情況不能依照前款規定確定到達時間的，可從電子公文上的電子印章數字日期戳來確認。
第十三條接收電子公文的單位應對公文的傳送單位、公文的完整性和體例格式等進行核對，對不能正常接收或發現傳送錯誤的電子公文，應及時與傳送單位聯繫，查明原因。
第十四條電子公文傳送後，傳送單位應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行查對、催辦或督辦，發現問題及時與接收單位聯繫。
第十五條電子公文辦理完畢後由各使用單位辦公室(或機要室) 自動向廣州市檔案館內部網歸檔保存。
電子公文原則上由電子公文形成單位負責歸檔，各收文單位負責登記收文情況，以備查詢。須收文單位辦理或歸檔的檔案，發文單位和收文單位都應當歸檔。
第十六條各使用單位應指定專人負責電子公文歸檔工作，並按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關規定執行。
各使用單位檔案部門必須配置相應的系統設備，建立安全可靠的電子檔案庫。電子檔案庫的檔案如果被借調和流通，必須具備自動清除和涉密追蹤的能力。電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設定足夠容量的暫存存儲器，以保證歸檔電子公文的完整、齊全。
第十七條複製電子公文應符合下列要求：
(一)複製成紙質公文的，應經有關機關領導或者文秘部門領導批准，並進行登記。
(二)複製成紙質公文的，應當註明製作機關、日期、份數和印發範圍。
(三)需要電子複製的，應當進行計算機公文處理系統的拷貝後備。
第十八條電子公文介質(包括硬碟、軟碟、磁帶、光碟等)應按下列要求管理：
(一)電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
(二)電子公文介質的維護和維修，需指定專人負責。
(三)電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，需進行登記並由兩人監銷，確保不丟失、不漏銷。
(四)涉及國家秘密的電子公文介質應按《國家秘密載體保密管理規定》的要求進行管理。
第十九條電子公文和信息應當採用標準的XMI格式進行封裝，並進行加密，涉密電子公文應標明相應密級標識。
第二十條用於電子公文處理的計算機及相關設備嚴禁與國際網際網路聯接。
第二十一條廣州市電子政務內部網際網路達到國家保密標準前，涉及國家秘密的公文和信息不得通過電子公文和信息交換系統傳輸、處理。
廣州市電子政務內部網際網路達到國家保密標準、可以處理涉密信息後，涉及國家秘密的電子公文和信息應按國家保密標準的要求進行存儲、處理和傳輸。
絕密級公文及信息不得在任何電子公文和信息交換系統上存儲、處理和傳輸。
第二十二條本規定由市政府辦公廳負責解釋。
第二十三條本規定自2004年3月1日起施行。
《廣州市電子公文和信息交換管理試行規定》業經市人民政府同意，現印發給你們，請認真執行。
二○○四年二月十九日
廣州市電子公文和信息交換管理試行規定
第一條為了加強廣州市電子公文和信息交換管理，實現本市各級政府及其職能部門電子公文和信息交換的規範化、制度化和科學化，促進我市電子公文交換的套用及各部門間的信息資源共享，提高行政辦公效率，依據《國家行政機關公文處理辦法》和《基於XML的電子公文格式規範》的規定，制定本規定。
第二條電子公文是指行政機關製作並通過廣州市電子公文和信息交換系統處理後形成的，存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體的，依賴計算機系統閱讀、處理並可通過網路傳輸的具有規範格式的政府檔案。
廣州市電子公文和信息交換系統是依託廣州市電子政務內部網際網路，實現本市各級政府之間、政府與其職能部門之間以及各職能部門之間公文交換和信息傳遞的業務平台。
第三條本規定適用於本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換活動。
本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換應使用市政府統一提供的電子公文和信息交換系統及相關設備，並通過廣州市電子政務內部網際網路平台進行交換。
第四條市政府辦公廳負責組織實施本規定。
本市各級政府及其職能部門(以下統稱各使用單位)的辦公廳(室)是電子公文和信息處理的管理機構，主管本單位的電子公文和信息交換工作，指導、檢查和督促下級單位的電子公文和信息交換工作。
市信息中心負責廣州市電子政務內部網際網路平台的維護和管理。
第五條通過廣州市電子公文和信息交換系統交換的電子公文和信息與相同內容的紙質公文和信息具有同等法律效力。
第六條電子公文的種類、形式、行文規則與紙質公文相同，依照《國家行政機關公文處理辦法》的規定執行。
第七條電子公文的交換格式應符合《基於XML的電子公文格式規範》的規定。
第八條在電子公文和信息交換過程中，使用廣州市電子公文和信息交換系統實現的電子簽名與書面簽名具有同等效力。
第九條使用廣州市電子公文和信息交換系統形成的具備電子印章的電子公文是有效的電子公文，具有不可抵賴性。
各使用單位應當對蓋有本單位電子印章的電子公文和信息負責。
第十條電子印章由市政府辦公廳統一製作。各使用單位應當在市政府辦公廳登記備案，取得廣州市電子公文和信息交換系統的使用帳號和密碼。
電子印章的製作應當和各機關現行物理印章完全吻合，其技術指標應當符合國家標準GB/T18336-2001《信息技術、安全技術、信息技術安全性評估準則》和GB/T17903-1999《信息技術、安全技術、信息技術安全性評估準則》的要求。
第十一條各使用單位應當指定專人負責電子公文的接收傳送及電子印章、帳戶、密碼的保管工作。
各使用單位的電子印章應指定專人負責存取操作，並按本單位用印規定使用，保證電子公文的及時辦理。
第十二條電子公文進入各使用單位指定系統的時間為到達時間。
由於特殊情況不能依照前款規定確定到達時間的，可從電子公文上的電子印章數字日期戳來確認。
第十三條接收電子公文的單位應對公文的傳送單位、公文的完整性和體例格式等進行核對，對不能正常接收或發現傳送錯誤的電子公文，應及時與傳送單位聯繫，查明原因。
第十四條電子公文傳送後，傳送單位應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行查對、催辦或督辦，發現問題及時與接收單位聯繫。
第十五條電子公文辦理完畢後由各使用單位辦公室(或機要室) 自動向廣州市檔案館內部網歸檔保存。
電子公文原則上由電子公文形成單位負責歸檔，各收文單位負責登記收文情況，以備查詢。須收文單位辦理或歸檔的檔案，發文單位和收文單位都應當歸檔。
第十六條各使用單位應指定專人負責電子公文歸檔工作，並按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關規定執行。
各使用單位檔案部門必須配置相應的系統設備，建立安全可靠的電子檔案庫。電子檔案庫的檔案如果被借調和流通，必須具備自動清除和涉密追蹤的能力。電子公文形成單位應在電子公文處理系統中設定足夠容量的暫存存儲器，以保證歸檔電子公文的完整、齊全。
第十七條複製電子公文應符合下列要求：
(一)複製成紙質公文的，應經有關機關領導或者文秘部門領導批准，並進行登記。
(二)複製成紙質公文的，應當註明製作機關、日期、份數和印發範圍。
(三)需要電子複製的，應當進行計算機公文處理系統的拷貝後備。
第十八條電子公文介質(包括硬碟、軟碟、磁帶、光碟等)應按下列要求管理：
(一)電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
(二)電子公文介質的維護和維修，需指定專人負責。
(三)電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，需進行登記並由兩人監銷，確保不丟失、不漏銷。
(四)涉及國家秘密的電子公文介質應按《國家秘密載體保密管理規定》的要求進行管理。
第十九條電子公文和信息應當採用標準的XMI格式進行封裝，並進行加密，涉密電子公文應標明相應密級標識。
第二十條用於電子公文處理的計算機及相關設備嚴禁與國際網際網路聯接。
第二十一條廣州市電子政務內部網際網路達到國家保密標準前，涉及國家秘密的公文和信息不得通過電子公文和信息交換系統傳輸、處理。
廣州市電子政務內部網際網路達到國家保密標準、可以處理涉密信息後，涉及國家秘密的電子公文和信息應按國家保密標準的要求進行存儲、處理和傳輸。
絕密級公文及信息不得在任何電子公文和信息交換系統上存儲、處理和傳輸。
第二十二條本規定由市政府辦公廳負責解釋。
第二十三條本規定自2004年3月1日起施行。
