定額備用金

定額備用金是指物流企業撥給企業內部用款單位或職工個人在一定限額內周轉使用的款項。在這種管理方式下，用款單位或職工個人根據需要申請一定數額的備用金,定額經審核後，一次性撥給申請單位或個人,用款單位或個人根據用款情況定期(或不定期)報銷。

定額備用金是指單位對經常使用備用金的內部各部門或工作人員根據其零星開支、零星採購等的實際需要而核定一個現金數額，並保證其經常保持核定的數額。

基本介紹

• 中文名：定額備用金
• 外文名： imprest cash;imprest fund

定額備用金的特點

定額備用金的特點就在於定額。這個定額是由會計服務中心根據現金管理的要求和村集體經濟組織的日常零星需要測算確定，支付後作一次備用金入賬的會計分錄，以後每次報賬均不通過備用金核算。除非改變定額或取消定額或取消備用金制度，定額備用金一經預付，便成“定額”，每次報銷支出只補充現金不涉及定額。

定額備用金的管理

單位內部各部門或工作人員因工作需要建立定額備用金時，應填制“備用金借款單”，依照授權範圍報有關領導批准，定額備用金保管人員簽字交給出納人員，經會計或稽核人員審核後由出納人員支付現金。

定額備用金的使用範圍，應當符合國家關於現金支出的有關規定。

定額備用金使用後，保管人員應及時或定期持取得的發票，到財務部門進行報銷，以補足定額備用金。

定額備用金應在銀行建立個人儲蓄賬戶，或存放在保險柜中。

定額備用金應做到按月清查。

定額備用金的制度

(1)由企業的會計部門根據企業內部各部門或個人日常零星開支的需要核定定額，撥付現金，供其長期周轉使用，各部門備用金由專人負責。

(2)各部門備用金保管員根據經審核無誤的支付憑證和規定的手續以備用金支付零星支出，待備用金快用完時，憑有關支付憑證到會計部門報銷，補足備用金。定額備用金制度的特點是，使用部門或工作人員經常保持核定的現金定額，只有撤銷定額備用金和調整備用金定額時，備用金定額才會發生變化。

定額備用金的核算

定額備用金的核算可以在“其他應收款——備用金”賬戶中進行。賬戶的借方登記備用金定額的撥付數，貸方登記備用金定額撤銷或調整時的收回數。為反映企業內部各使用單位領用備用金的情況，該賬戶還應按照使用部門設定明細分類賬戶。會計部門撥付定額備用金時，應根據使用單位或職工的借款單，借記“其他應收款——備用金(XX單位)”賬戶，貸記“庫存現金”賬戶；根①也可以專設“備用金”賬戶進行備用金核算。據使用部門有關原始憑證報銷費用，補足備用金定額時，應根據費用的支出用途，借記“製造費用”、“管理費用”、“營業費用”等賬戶，貸記“庫存現金”賬戶；當使用部門不再需要備用金收回現金時，應借記“庫存現金”賬戶，貸記“其他應收款——備用金(XX單位)”賬戶。

某公司於2004年1月1日起對總務部門實行定額備用金制度。

(1)會計部門根據核定的定額，撥付定額備用金l000元，以現金支付。作會計分錄如下：

借：其他應收款——備用金(總務部門) 1000

貸：庫存現金 　1000

(2)總務部門以備用金購人零星辦公用品300元，支付市內車費等各種費用500元。備用金保管員持有效憑證到會計部門報銷。會計部門審核後付給現金，補足其定額。作會計分錄如下：

借：管理費用　800

貸：庫存現金　800