報價函是商務活動中作為賣方在接到客戶的詢價函後發出的回覆性信函。
對於賣方而言，一封報價信可能意味著一次銷售的好時機，所以回復的報價函一定要及時、確切、周到，不要因為某些小小疏忽而失去了潛在的客戶。
基本介紹
- 中文名：報價函
- 外文名：Offer Letter
- 類別：商務信函
- 性質：回復性信函
報價函內容,報價函寫作規範,報價函範例,
報價函內容
報價函是指企業向顧客提供商品的有關交易條件的信函。一般來說，報價函主要包括以下內容：
(1)品名；
(2)價格、數量；
(3)結算方式；
(4)發貨期；
(5)產品規模；
(6)產品包裝；
(7)運輸方式。
報價函寫作規範
(一)標題
即件名或主題，在第一行居中用較大字型標註，指出信函的主要內容。可以直接書寫“報價函”、“報價信”等字樣。
細節提示
◆標註件名或主題的目的是使收信者一打開信函就知道其內容，也方便對方分發或歸檔時參考。
◆件名或主題要根據需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略。
(二)稱謂
在標題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。
細節提示
◆由於報價函是針對詢價函的，所以稱謂項應該根據詢價函而寫上具體的對方的單位或部門名稱、個人姓名等。
◆個人姓名前可以加上“尊敬的”等敬語，姓名後應當加上“先生”、“女士”、“經理”、“主任”等稱呼。
(三)正文
在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般首先簡要說一句感謝對方的詢價，然後具體答覆價格及相關信息，如產品的質量、規格、包裝、交貨方式、優惠政策等，最後禮貌地寫上“歡迎再詢”等關切的話。
細節提示
◆不要以為是報價函就只回答報價問題，報價離不開產品的質地、規格、包裝等問題。
(四)結語
在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”、“順祝”等表示恭謹之意的詞語，再另起一行頂格書寫“敬禮”、“商祺”等表示祝願的話，後面不必加標點符號。
細節提示
◆常見的結語還有“祝——紅運永在”、“恭祝——商安”等。
◆結語也可以酌情書寫一句禮貌性的應酬語，後面加句號。
◆結語還可以酌情省略。
(五)落款
在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。
細節提示
◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。
◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應當書寫其全稱或規範化簡稱。
◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標示其單位或部門名稱。
報價函範例
範例1：
尊敬的宋經理：
您好!
由衷感謝貴公司來函詢價，現將我公司最大號皮質旅行拉桿箱的有關信息提供如下：
產品編號：NP—F3552/32
產品質量：一級牛皮
產品規格：80cmX50cmX30cm
產品包裝：標準硬紙箱
產品價格：2200元/只
產品結算方式：商業匯票
交貨方式：送貨上門
送貨日期：本市收到訂單3日
優惠價格：訂單達20隻按9折
如有問題，歡迎再詢，我們期待著為您服務。
恭祝
商安
××箱包公司
銷售部
××年×月
範例2：
××副食品公司：
貴方X月XEl詢價函收悉，謝謝。
茲就貴方要求，報價詳述如下：
商品：君山銀針茶
品質：一級
規格：每包100克
單價：每包XX元(合包裝費)
結算方式：匯票
交貨日期：收到訂單10日內發貨
我方所報價極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按90%的折扣收款。
如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，請早日訂購。
恭候佳音。
××茶葉廠
××年×月×日
範例3：
回復報價函
公司：貴方……(日期)對……(商品名稱)的報價已經收到。我方不能同意該報價，因為貴方提出的價格高於其他公司對我方的報價。
如貴方願意向我方出售上述商品，請重新研究並告知新的價格。
請貴方在一年一月一日以前給予答覆。
公司
年 月 日
