國家行政機關公文格式是國家規定的行政機關公文的格式。
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
基本介紹
- 中文名：國家行政機關公文格式
- 用處：格式規範
- 現在版本：GB-T 9704-2012
- 上一版本：GB/T 9704-1999
簡介,前言,範圍,引用標準,定義,技術指標,版面尺寸,顏色要求,排版規格,標識規則,頁碼,表格,特定格式,特別說明,
簡介
此為《黨政機關公文格式》 GB/T 9704-1999 所作規定，現已廢止，如今經再次修訂，已於2012年7月1日被新的國家規範《黨政機關公文格式》GB-T 9704-2012所代替。
前言
本標準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》（ GB/T 9704-1999） 的有關規定對GB/T 9704－1988進行修訂。
本標準相對GB/T 9704－1988作如下修訂：
（1）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；
（2）刪去原標準中的引言部分；
（3）刪去原標準中與公文格式規定無關的一些敘述性解釋；
（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，將國際標準A4型紙作為用紙紙型；刪去國內16開型紙張的相應說明；
（5）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；
（6）不設各標識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；
（7）增加了公文用紙的主要技術指標；
（8）增加了印刷和裝訂要求；
（9）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素標識的字型和字號；
（10）增加了主要公文式樣。
本標準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語一致。
本標準為第一次修訂。
本標準由國務院辦公廳提出。
本標準起草單位：中國標準研究中心、國務院辦公廳秘書局。
範圍
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB 148－1977 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
定義
本標準採用下列定義。
3.1 字 Word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
3.2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。
技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。
版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。
5.2 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
顏色要求
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
排版規格
7.1 排版規格
正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。
7.2 製版要求
版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8.1.4 發文機關標識
由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“檔案”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
8.1.5 發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2 主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4 附屬檔案
公文如有附屬檔案，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”，後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼（如“附屬檔案：1.×××××”）；附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案應與公文正文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第1行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號；附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂，應在附屬檔案左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附屬檔案（或帶序號）。
8.2.5 成文時間
用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間的標識位置見8.2.6。
8.2.6 公文生效標識
8.2.6.1 單一發文印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
8.2.6.2 聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
8.2.6.3 特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。
8.2.7 附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括弧標識在成文時間下一行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8.3.3 印發機關和印發時間
位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文複印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。
頁碼
表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙頁碼錶頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在檔案最後一頁（封四）上。
特定格式
11.1 信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。
函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。
公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。
①標題
一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關於**（事由）的函》；復函為《關於**（答覆事項）的復函》。
②正文
一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答覆的事項和問題；希望和要求，如："務希研究承復"，敬請大力支持為盼"等。
11.2 命令格式
命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
11.3 會議紀要格式
會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
國家質量技術監督局1999－12－27批准發布
2000－01－01實施
特別說明
此為《黨政機關公文格式》 GB/T 9704-1999 所作規定，現已廢止，經再次修訂，已於2012年7月1日被新的國家規範《黨政機關公文格式》GB-T 9704-2012所代替。以上信息
