四川省國家行政機關公文處理實施細則

《四川省國家行政機關公文處理實施細則》在1994.02.04由四川省人民政府辦公廳頒布。

基本介紹

• 中文名：四川省國家行政機關公文處理實施細則
• 頒布單位：四川省人民政府辦公廳
• 頒布時間：1994.02.04
• 實施時間：1994.02.04

第一章　總則

第一條　為做好我省各級國家行政機關的公文處理工作，使之規範化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我省實際，制定本細則。

第二條　本細則適用於全省各級人政府及其部門和所屬單位的公文處理工作。

第三條　國家行政機關的公文 （包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。全省各級國家行政機關應十分重視公文處理工作，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理工作的效率和質量，為經濟建設和社會發展服務。

第四條　全省各級國家行政機關的公文處理工作，必須做到準確、及時、安全。公文由各級國家行政機關辦公廳 （室）的文書處理部門或文書工作人員統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他保密規定，確保國家秘密。

第五條　各級國家行政機關的辦公廳 （室）應當設立文書處理部門或配備專職人員負責公文處理工作。上級國家行政機關的文書處理部門，以下級國家行政機關的公文處理工作負有業務指導責任。

第二章　公文主要種類

第六條　我省國家行政機關的公文種類主要有：

（一）命令 （令）　省和成都、重慶市人民政府發布行政規章，縣級以上人民政府採取重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定等用“命令 （令）”。

（二）議案　各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議的事項，用“議案”。

（三）決定　對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

（四）指示　對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則，用“指示”。

（五）公告、布告、通行　宣布重要事項或法定事項，用“公告”。　公布應當普遍遵守或周知的事項用“布告”。　在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。

（六）通知　發布規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部，用“通知”。

（七）通報　表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或情況，用“通報”。

（八）報告　向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問，用“報告”。

（九）請示　向上級機關請求指示、批准，用“請示”。

（十）批覆　答覆下級機關請示事項，用“批覆”。

（十一）函　平行機關、不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准，用“函”。

（十二）會議紀要　記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守、執行，用“會議紀要”。

第三章　公文格式

第七條　公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

第八條　國家行政機關正式公文的文頭一般由檔案名稱稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級、檔案份號等組成。占檔案首頁的三分之一至五分之二，用橫隔線與正文分開。

（一）檔案名稱稱由發文機關全稱或規範化簡稱加上“檔案”二字組成 （函只署發文機關名稱），置於首頁的上端，用莊重、醒目的字型套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，主辦機關排列在前，也可只有主辦機關名稱。

（二）發文字號同發文機關代字、標於括弧內的年號、順序號組成，位於檔案名稱稱之下、橫隔線之上正中位置 （函的發文字號標註在標題的右上方）。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。

（三）上報的檔案，應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。

（四）檔案分號、秘密等級、緊急程度，應視檔案內容需要從上至下依次標註在檔案名稱稱的左上角。秘密等級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種緊急程度分為“急件”、“特急件”。機密、絕密檔案應標註份號。

（五）政府令的文頭由套紅印刷的“×××政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×號”。

第九條　公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附屬檔案、落款、附註等。

（一）公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關、內容提要和文種名稱組成，位於橫隔線之下居中位置。公文標題在除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號、不能以引用檔案字號代替內容提要。

（二）除“公告”、“布告”、“通告”以外，正式公文一般都應標明主送機關。主送機關一般在標題之下、正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令 （令）”“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下，傳送欄內抄送機關的上方，標為“主送：……”或“分送：……”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，用抄送形式。

（三）正文部分是對公文內容的表述。需要使用序數符合標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”第二層用“ （一）”，第三層用“1、”，第四層用“ （1）”，行政規章視需要按章、節、條、款、項、目標層次。

（四）公文如有附屬檔案，附屬檔案名稱注在正文之後，檔案落款之前，如有兩個以上附屬檔案應註明附屬檔案的順序。附屬檔案與主件訂在一起傳送，如不能訂在一起，應在附屬檔案首頁左上角註明主件的發文字號和附屬檔案的順序號。

（五）檔案落款是指正文之後，附屬檔案之下所署發文機關名稱 （印章）和成文時間。成文時間以領導人簽發日期為準。幾個機關聯合發文，以最後一個機關領導人簽發日期為準。經會議批准的檔案，以會議通過的日期為準。電報，以發出日期為準。

（六）公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性檔案，由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。加蓋發文機關印章的檔案，可不另署發文機關名稱。印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月，會議通過的“決定”，日期可注於標題之下，印章可蓋在正文末尾落款處。

（七）公文如需註明發至範圍、可否登報等，應加括弧注在落款的左下側、主題詞之上位置。

第十條　文尾部分包括主題詞、傳送欄、印發機關與印發日期欄、共印份數等項。政府令、函、會議紀要等可以不標明印發機關和印發日期。

（一）主題詞標於文尾部分傳送欄之上。上報的檔案從受文機關制發的主題詞表中選詞標註，其他檔案可從本機關制定的主題詞表中的選詞標註。標註主題詞一般不超過五個。

（二）傳送欄位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關，一般按常委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。傳送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明主送機關的，傳送欄只標明抄送機關。

（三）印發機關與印發日期欄位於傳送欄之下，左端標註公文印發機關名稱右端標註印發日期。翻印檔案，此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。

（四）檔案印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側，標註為“ （共印×份）”。

主題詞、傳送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。

第十一條　公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可並用漢字和通用少數民族文字。

第十二條　公文紙一般用16開型 （長260毫米，寬184毫米），左側裝訂。“布告”、“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。

第四章　行文規則

第十三條　全省各級國家行政機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。

第十四條　按行政隸屬關係報送政府審批的請示，可由政府批覆，也可由政府授權其辦公廳 （室）或主管部門答覆。政府各部門報請政府批轉執行的公文，可由政府批轉，也可由政府授權其辦公廳 （室）轉發，還可冠以“經××政府同意”由部門下達。

第十五條　凡屬政府各部門職權範圍內的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門許可權範圍內的，可直接向上一級政府職能部門行文。各地區之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以互相行文。政府各部門可以向上一級或下一級人民政府直接行文。

第十六條　同級政府之間、同級政府的部門之間，各級政府與上一級政府有關部門之間可以聯合行文；同級政府、常委、軍事機關、人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文由主辦機關與協辦機關共同簽發，由主辦機關編號印發。

第十七條　地方各級國家行政機關公文中涉及其他機關、部門職權範圍的問題，未經協商一致或未經上級機關批准、裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。

第十八條　向上級機關的請示要一文一事。不得用“報告”或其它文種的公文請示問題。

第十九條　地方各級國家行政機關不得越級請示。因特殊情況必須越級請示的，應抄送越過的直接上級機關。

第二十條　請示一般只寫一個主送機關，並一律送交受文機關的辦公廳 （室）統一辦理，不得直接送領導人，也不得抄送下級機關。

第二十一條　受雙重領導的機關上報公文，根據公文內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責辦理、答覆。上級機關向受雙重領導下級機關行文，應同時抄送該下級機關的另一上級機關。

第二十二條　國家行政機關公文，不得向黨委機關作指示、交任務，如內容涉及黨的工作與同級黨委機關聯合行文。

第二十三條　對上級行政機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不另重複行文。

已在各類會議上印發領導人講話、會議紀要，不再另行發文。經批准在報刊上全文發表的檔案，依照執行，不另行文。在報刊發布的行政規章，由發文機關印製少量文本，供存檔備查。

第五章　公文辦理

第二十四條　公文辦理分為收文和發文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程式；發文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔和銷毀等程式。

第二十五條　凡需辦理的公文，由文書處理部門根據檔案內容和緊急程度，及時提出注批、注辦意見，呈送機關領導人指示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢；一般公文應在文到之日起三日內交到承辦部門送至有關領導人。

除特殊情況外，領導同志不受理和審批未經文書處理部門登記、注批的公文。

第二十六條　各級政府交有關部門或下級政府辦理的公文，主辦機關應及時辦理。涉及其他部門或地區的問題，主辦機關應主動與有關地區和部門協商、會簽，若有關方面意見不一致，要如實向交辦機關反映。

由幾個單位共同辦理的公文，主辦單位要主動與協辦單位研究辦理，協辦單位應積極配合辦理。需要交辦機關審批的問題，主辦單位應在時限內結合辦理情況並提出處理意見，報交辦機關審批。

第二十七條　下級機關向上級主管部門請求批准事項、商洽工作的公文，主管部門要及時辦理，答覆，涉及幾個部門的事項，應主動與有關部門協商辦理。

第二十八條　各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文，無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的，都應及時催辦。一般五到七天催辦一次，十五日內辦結和答覆；因特殊原因，十五日內不能辦結的應向報文機關和交辦機關說明情況。緊急公文要跟蹤催辦，限時辦復。

承辦單位直接答覆報文機關的公文，應抄送交辦機關的文書處理部門。以電話或其他方式答覆的，亦應告知交辦機關的文書處理部門。

第二十九條　各級國家行政機關的發文，由機關文書處理部門統一負責核稿、送簽。政府職能部門報請批准以政府或政府辦公廳 （室）名義發文的，應代擬文稿，並在代擬稿前面以本部門名義對擬稿、會簽等有關情況作文字說明，列印並加蓋本部門印章，再送政府辦公廳 （室）文書處理部門按規定程式辦理。

第三十條　草擬文稿要注意以下事項：

（一）符合法律、法規、規章和政策。如變更現行政策規定或提出新的政策規定，應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明。

（二）情況確實、觀點明確，條理清楚，文字精煉、書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。涉及緊急或秘密事項的檔案應準確標定緊急程度或密級。

（三）人名、數字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日。

（四）除成文時間、部分結構層次序數和慣用語、省略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他數字用阿拉伯數字書寫。公文一律使用法定計量單位。

（五）引用公文要先引標題，後引發文字號。

（六）公文使用規範簡化字，不使用異體字、不規範簡化字和已經簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱，並註明簡稱。

第三十一條　各級國家行政機關的文書處理部門審核發文稿，應當審核是否需要行文，應由何種機關行文，是否符合本細則第三十條的規定，以及會簽情況、送審程式、行文格式、文種使用、文字表述等是否符合規範，並提出審核意見或寫明審核情況再呈領導人審簽。

第三十二條　政府、政府辦公廳 （室）檔案的文稿，經政府辦公廳 （室）文書處理部門按本細則第三十一條的要求核稿後，再按以下原則呈送政府領導人簽發。

（一）政府檔案 （包括函）：　屬於綜合性、全局性工作的檔案，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發；屬於涉及兩位或兩位以上副職領導人工作的檔案，應經有關副職領導人審查，由主管副職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發；經政府常務會議或辦公會議研究決定事項的檔案，可由主持政府日常工作的副職領導人或秘書長 （辦公室主任）簽發。

（二）辦公廳 （室）檔案 （包括函）：　屬於政府授權以辦公廳 （室）名義對下級政府、政府部門安排布置工作和轉發本級政府職能部門公文的檔案，由政府分管副職領導人或秘書長 （辦公室主任）簽發；屬於辦公廳 （室）職權範圍內的檔案，同分管秘書長或辦公廳 （室）主任簽發。

政府各部門及其所屬單位的檔案比照上述原則簽發。

第三十三條　各級國家行政機關領導人審批、簽發公文，應明確簽署自己的意見、姓名和時間。

第三十四條　草擬、修改和審簽公文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。公文稿紙亦應符合存檔要求，按本細則第十二條規定的公文用紙標準執行。不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬、修改和審簽公文，也不得在文稿裝訂線左側書寫、簽批或修改公文。

第三十五條　下級機關上報的公文，如不符合本細則第十五條的有關要求和第十七條、第十八第、第十九條、第二十條的規定，上級機關的文書處理部門原則上不予受理，可退回報文單位。

第三十六條　政府部門代本級政府或政府辦公廳 （室）草擬的文稿，如不符合本細則第二十九條和第三十條的規定，政府辦公廳 （室）的文書處理部門可提出處理意見，由代擬文稿單位修改、補辦手續或重新擬稿。

第三十七條　上級機關下發的公文，除絕密或註明不準翻印的以外，下一級機關經分管公文處理工作的秘書長或辦公廳 （室）主任批准，可以翻印、複印。翻印、複印上級機關的公文，應註明翻印、複印機關、時間和份數。不得翻印、複製密碼電報、不得密電明復、明電密電混用。

第三十八條　傳遞管理秘密公文，必須採取相應的保密措施，確保全全。用計算機、傳真機等傳輸秘密檔案，必須採用保密裝置，不得利用計算機、傳真機傳輸絕密級公文。

第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

第三十九條　公文辦結後，應按照《中華人民共和國檔案法》及有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一起立卷。

第四十條　公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況以便於查找和利用。

第四十一條　聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存複製件。

第四十二條　作為正式檔案使用的公文複製件，應加蓋複製機關的證明章，並視同正式檔案管理。

第四十三條　整理完備的案卷，應按有關規定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。

第四十四條　沒有歸檔價值的公文和其他材料。經過鑑別和文書處理部門領導人批准，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。

第七章　附則

第四十五條　本細則自發布之日起施行。過去省政府、省政府辦公廳下發的有關公文處理的規定，凡與本細則不一致的，以本細則為準。

第四十六條　本細則由各級政府辦公廳 （室）組織施行。全省各級行政機關的負責人要帶頭執行本細則。對執行本細則成績顯著的工作人員，由政府或其辦公廳（室）給予表彰、獎勵。

第四十七條　本細則施行中的具體問題由四川省人民政府辦公廳文書處理部門負責解釋。