全宗理論是指在社會實踐中形成的具有有機聯繫的檔案集合體,簡稱為“全宗”。
基本介紹
- 中文名：全宗理論
- 類型：經濟術語
類型,劃分原則,適用範圍,發展,編號,
類型
1、按形成者，分為組織全宗、個人全宗、項目全宗。
項目全宗：在某一項活動中形成的檔案集合體。
2、按形成方式，分為獨立全宗、聯合全宗、匯集全宗、檔案匯集。
獨立全宗：一個全宗形成者（立檔單位）形成的檔案集合體；
聯合全宗：兩個或幾個關係密切的立檔單位形成的，難以區分而統一管理的檔案集合體；
匯集全宗：按一定特徵組成的，檔案數量很少或殘缺不全的若干全宗的集合體；
劃分原則
1、獨立性：構成全宗的單位必須具備相對獨立的社會職能。
2、關聯性：構成一個全宗的檔案之間必須具有內在的密切聯繫。不能人為地、隨意地分合。
3、方便性：為了保管和利用的方便，全宗的規模一般應控制在一定範圍內。
4、一致性：對於相同類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標準應統一。
適用範圍
1、在收集工作中的套用。機關檔案室的歸檔工作要求遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫；檔案館對檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統一進館，不得隨意分散；
2、在整理工作中的套用。在檔案整理工作中，一個全宗的檔案作為一個整體，進行系統化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統性得到體現；
4、在保管和統計中的套用。全宗是檔案保管和統計的重要單位。
5、在編目工作中的套用。許多檔案檢索工具都是以全宗為對象編制的。
6、在基礎工作中產生的全宗理論不可避免地利用工作產生影響，如閱覽室調卷、檔案展覽、檔案編研等都離不開全宗。
發展
1、檔案管理最初採用的是事由原則，即以檔案檔案內容來整理組織檔案，隨著檔案數量和種類的增加，來源原則逐漸取代了事由原則。
2、來源原則的表現形式是“全宗理論”。
3、全宗理論的發端——法國最先提出“尊重全宗原則”（1841年）。
4、在法國“尊重全宗原則”基礎上，普魯士提出了“登記室原則”（1881年）。
5、荷蘭檔案學家謬勒、裴斯、福羅英於1898年發表《檔案的管理和整理手冊》（又稱《荷蘭手冊》），從理論上論證了來源原則。
全宗理論是關於檔案整理工作的一種理論，全宗理論的精髓是來源原則。在檔案館裡，檔案按來源聯繫進行整理形成全宗，同一全宗的檔案集中管理，不同全宗的檔案不可混淆。“18世紀末到19世紀中葉，法國把進館不同機關的檔案混同地分為立法、行政、歷史、地形等十大類，下面再分小類，結果把歷史上形成的各個檔案實體拆得支離破碎，這種分類方法，給管理和查找利用造成了極大困難，以至不得不編寫《國家檔案館所藏舊全宗原來面貌》等參考工具書，來說明檔案原先的來龍去脈“。實際上這是法國國家檔案館按照事由原則(以內容為主的原則)整理檔案實體的悲劇。在對這種人為地破壞同一來源檔案固有聯繫的做法進行反思之後，1841年法國內政部在第14號通令發布的《省檔案館工作條例》中，從維護檔案歷史聯繫的角度出發，提出了來源原則和全宗理論，《省檔案館工作條例》要求來源於一個行政當局、一個公司、一個家族或一個人的全部檔案檔案組成一個全宗。1871年普魯士機密國家檔案館頒布的《機密國家檔案館檔案整理條例》則要求檔案館按來源聯繫對檔案實體進行分類。1897年荷蘭政府明文規定國家檔案館和省檔案館必須依照檔案來源原則劃分全宗，並按全宗排列檔案。全宗理論經過普魯士登記室原則和荷蘭來源原則的發展已經成為檔案管理的一種系統理論。本世紀上半葉，法國檔案學者布倫內克針對政府機構不斷變更，而作為職能活動的事由則相對穩定的情況，又進一步完善了全宗理論，提出了事由共同性基礎上的自由來源原則。
20世紀以來，來源原則進入廣泛傳播和發展時期：
英國：20世紀20年代提出了“檔案組合”（Archive Group）；
美國：20世紀30—40年代提出了“檔案組合”（Record Group）；
蘇聯：20世紀20—30年代提出了“國家統一檔案全宗”概念，後俄羅斯使用“俄聯邦檔案全宗”概念。並在其2004年檔案事業法中規定，檔案全宗是“相互之間具有歷史聯繫或邏輯聯繫的檔案檔案的總和”。這意味著非同一來源而在內容上具有邏輯聯繫的檔案檔案集合體也可構成全宗。
德國：布倫內克對來源原則的修正：提出“自由來源”原則，在整理檔案時要兼顧“來源”和“事由”。
編號
1、全宗編號規則
（1）考慮館藏全宗的特點及管理的方便，根據全宗的類型和數量合理編號；
（2）全宗號力求簡潔易記，方便實用；
（3）具有穩定性；
（4）具有擴展性；
（5）具有唯一性，便於統計和檢索。
2、全宗編號方法
（1）流水編號法：按全宗進館的先後順序編號，適用於全宗量不大，全宗類型較單一。
（2）分類編號法：對全宗先進行一定的分類或分組，再編號。即在全宗群基礎上編號。
全宗編號順序與全宗在庫房內的實際排列順序有時一致，有時不一致。
全宗的排列可按全宗號順序排，也可按全宗群來排列。全宗的排列方法和順序對全宗編號無決定性影響。
