基本介紹
- 公司名稱：廈門億星軟體有限公司
- 總部地點：廈門
- 經營範圍：軟體
- 公司性質：有限公司
億星外貿軟體,現階段外貿軟體行業概況,如何選擇一款合適外貿軟體,億星外貿管理軟體特點,樣品檔案管理,單據及業務流程管理,採購及生產契約管理,出貨管理,應收應付管理,郵件管理,數據安全管理,
億星外貿軟體
現階段外貿軟體行業概況
目前市面上外貿管理軟體很多，由於外貿的整個流程相對固定，在大的功能模組劃分上，成型的外貿軟體看上去都差不多，考察某款外貿軟體是否真的能適合貴司所經營的產品特點，是否真的能讓您有可能真正充分使用起來，並實實在在獲得得管理效益，關鍵在於對軟體功能細節的考察，細節決定成敗這句話用在軟體上是再合適不過了。很多聽上去很完美的軟體，卻最終沒辦法用起來，浪費了您大量的時間，甚至影響到公司的發展規劃，基本上都是卡在一些“細節”的實現上，因為這些“細節”對業務員的實際使用操作，可能造成了極大的不便，導致業務員對軟體的抵制，大家不願意把數據錄在系統中，那么系統就成了一個空殼了。
如何選擇一款合適外貿軟體
一套真正能在全公司推廣起來，並最終實現公司管理目的和效益的工藝品行業外貿軟體，應該要能解決好工藝品行業一些特有的問題：
1、能真正減輕一線工作人員的數據錄入負擔，這些人員包括樣品數據維護人員，業務員，跟單人員，驗貨人員，財務人員，部門經理等；
2、能提完善的單據Excel（特別是圖文混排的單據格式）導出功能，如果業務員在系統中錄了一次數據之外，還得在Excel中再做一次錄入或進行大量的格式調整，系統的實用性也將大打折扣；
3、對涉及組套產品的，軟體應能真正解決產品組套帶來的一系列問題，包括對組套信息的維護、整套成本的計算、組套之後的混裝或分裝問題、套件類產品的採購，以及更複雜的動態組套問題（按客戶的實際要求進行隨意組套）；
4、在工藝品行業中，包裝是一個重要因素，圍繞包裝，有一系列的問題：軟體能否根據客人的包裝要求準確計算出包裝成本，自動生成包裝規格說明，並根據不同的包裝要求，重新核算出合理的報價（包裝改變之後，會同時影響到FOB費用，如果是CNF或CIF價格條款的，海運費的影響就更大了），訂單確認之後，能否準確產生出包材採購單；
涉及包裝部分的數據特別容易出錯，但出錯帶來的影響又很大，最糟糕的還將導致無法按客人要求的數量出貨（外箱規格錯誤，CBM錯誤，會導致裝櫃數量出問題）；
5、圖片處理功能：在工藝品行業中，圖片是極為重要，這體現在二大方面，一是圖片的保護，二是圖片的使用；這二者有時是互相矛盾的，如何做到既要有很徹底的安全保護機制，又不影響正常使用，是衡量工藝品類外貿軟體的一個重要因素；
圖片功能還涉及一些更細節的處理，如：能否自動壓縮過大的圖片（否則郵件可能發不出去或很難發）；動態組套時，能否根據子貨號的圖片自動合成貨號圖片（否則業務員要花很多時間在重拍一張貨號總圖片上）；在各種導出的Excel表格或列印出來的報表中，如何確保圖片不變形；
6、能實現必要的管理控制，如數據異常自動提示機制，單據審核機制，數據查看、操作許可權控制機制，待辦事項自動提醒機制等；
以上幾點，說起來很容易，但要真正實現起來，難度是非常大的，特別是在手工藝品類行業，由於貨號多，客戶改樣多，在開發、報價、送樣、接單、採購（生產）、出貨的整個過程中，各種單據需要記錄的信息很多（包裝、配件、圖片、組套關係、產品改動、各種規格說明，當然也包括最重要的價格和數量信息），各相關人員經常為了找到或確認一些數據，花費了大量的時間和精力，通過軟體來處理這些數據，對軟體的細節要求就更高了，沒有對行業特點的徹底了解，是不太可能開發出真正管用的軟體產品的。（某些公司一直試圖在模仿億星軟體，但最多也只能模仿到一些表面功能，真正的數據核心處理、控制功能，包括大量的操作實現細節，是無法模仿的）
億星外貿軟體辦公大樓
億星外貿軟體辦公大樓億星外貿管理軟體特點
樣品檔案管理
1、 億星外貿軟體提供從樣品開發開始，一直到樣品貼上條形碼標籤進入樣品室這一完整的樣品製作流程、樣品數據管理功能；
2、 億星外貿軟體的樣品開發管理 模組包括開發項目管理、開發進度管理，可跟蹤各個開發項目以及各項目中各個貨號的開發步驟、開發進度；
3、 樣品檔案管理功能特色：
1） 包裝計算功能：根據產品尺寸及包裝要求，自動算出內盒、中盒、外箱的規格及成本，並可計算整箱包裝毛、淨重；
可預設多種包裝方案，如普盒包裝、彩盒包裝、禮盒包裝、郵購包裝等，並推算、管理各包裝方案下的裝箱率、CBM、包裝成本；
2） 產品組套功能，可管理一個貨號下各款子貨號的相關數據，並自動合併成本；
3） 圖片管理功能：
3.1）在億星外貿軟體中，所有產品圖片保存在資料庫中，只有通過授權方可查看、使用，避免了以檔案形式管理圖片所帶來的各種問題；
3.2）億星外貿軟體內置圖片自動壓縮功能，可限制檔案庫中各樣品所使用的圖片大小，超出限制大小的圖片會被自動壓縮，避免由於圖片過大導致今後郵件傳送時有困難；
3.3）億星軟體提供圖片自動合併功能，對套件類的產品，可以自動根據子貨號的圖片，合成貨號總圖片；
4） 條形碼標籤自動生成功能，可使用普通雷射印表機製作出各種格式精美的條形碼標籤，標籤內容根據事先錄入的相關數據自動提取，標籤上的價格信息可以設定加密；
利用標籤製作功能可以有效避免手寫標籤經常存在的手寫錯誤，並極大提高標籤製作效率和標籤的美觀、規範；
5） 成本及報價核算功能，根據產品的原料、配件、包裝、加工工價以及運輸成本、貿易費用等相關數據，核算成本；根據核算出的成本和指定的報價計算公式，自動計算出對外標準報價；
當配件採購價格，包裝材料或匯率、運輸成本等成本相關因素有變化時，可自動整批重新計算成本，並利用新的成本重新計算對外報價；
6） 億星外貿軟體可根據產品尺寸、內盒\外箱尺寸等相關數據，自動生成產品的包裝規格描述文本，大大提高樣品數據維護的效率和準確性；
7） 可維護不同廠家，不同包裝要求下的廠家報價記錄；
8） 貿易資料聚集功能，打開某個樣品檔案，可以方便查看該貨號所有的對外報價記錄、送樣記錄、下單記錄、採購記錄、出貨記錄；
單據及業務流程管理
1、 業務員製作報價單、樣品單、訂單時，只要輸入貨號、客號或廠號， 億星外貿軟體會自動提取圖片、包裝、價格等所有的相關數據，如果該貨號針對當前報價客人有過歷史記錄，系統會自動提取最近的那次記錄，否則自動提出樣品檔案中的標準數據；
利用億星外貿軟體歷史貿易記錄的自動提取和提示功能，可以很大程度上提高業務員報價、制單的工作效率和準確率，減少人工失誤，減少內部詢價造成的客戶長時間等待回復現象；
2、 客人更改產品的包裝要求、更換配件或更換組套方式時， 億星外貿軟體可自動計算新的成本並自動給出新的報價，目前市場上的所有外貿軟體中，只有億星外貿軟體具備此類強大的計算功能；
3、 億星外貿軟體提供了按系列整批快速報價的功能，一個系列下幾十、幾百個貨號的報價單可瞬間完成；
4、 在億星外貿軟體中，可以在 同一個報價單內同時報出不同價格條款、不同起運港、整櫃(FCL)或拼櫃(LCL)、不同數量等級下的各種價格；
5、 億星外貿軟體具備價格異常提醒功能，如果某個貨號的價格水平低於或高於正常的價格範圍，在製作報價單或訂單時， 億星外貿軟體會自動給出提醒；
6、 億星外貿軟體具備自動拼櫃計算功能，可以按相同體積、相同箱數、相同數量三種方式自動進行拼櫃處理，自動拼櫃時還可以對特定貨號鎖定數量，其他的參與自動拼櫃；
7、 訂單效益測算功能，可根據價格條款和付款方式，按照預先設定的估算方法，自動估算包括拖車費用、報關費用、提單費用、排載費用、預報艙單費用、THC、BAF、ORC以及銀行手續費等各種各樣的費用，結合採購成本和退稅收入，在接單時準確估算每一單的效益；
8、 億星外貿軟體具備 多種方式的翻單功能，可以整單翻單，也可以很方便地從幾單中選取各自的貨號翻單；
9、 億星外貿軟體支持多種單據輸出格式，單據可以輸出為Excel、PDF、XML、JPG圖片等各種格式，每種單據都內置了多種格式精美、規範的模板；
10、單據導出成Excel格式時， 億星外貿軟體支持一個貨號一個工作表(sheet)的功能，支持多種關聯單據（訂單、發票、箱單等等）合併到一個Excel檔案中的功能；
億星軟體的單據Excel導出功能中，還提供一個貨號多張圖片同時導出功能，可以將一個貨號下的所有子貨號圖片，原始檔案中的貨號圖片，單據中另行指定的貨號圖片，以及附加指定的其他圖片，一次性自動導入到Excel表格中；
採購及生產契約管理
1、 根據訂單上的品種、數據以及包裝要求、配件要求，自動生成按廠商分割的國內採購契約，或自動生成下發給生產部門的生產通知單；
2、 組套的產品可根據組合方式自動拆分到各個子貨號，分階段外發加工的產品，可以按工序生成產品加工單；
3、 採購時支持損耗計算，支持訂單單位與採購單位的自動換算；
4、 億星外貿軟體支持無訂單情況下的計畫採購單管理功能，可以直接錄入計畫採購單；
四、驗貨管理
1、按照MIL-STD-105E標準開發，符合國外客戶最嚴格的驗貨標準，全套完整的驗貨報告；
2、驗貨提醒功能
出貨管理
1、 根據出貨計畫進行合理的出貨安排，提供出貨排載功能；
2、 全面支持一個訂單多次出貨，多個訂單合併出貨，多個訂單多次出貨功能；
3、 一次錄入出貨明細， 億星外貿軟體自動生成Shipping Order，Invoice，Packing List，Detail List以及商檢單、報關單、產地證等所有出運所需單證，杜絕出運單據之間數據、描述不符現象；
4、 發票、箱單等單據格式支持分櫃格式、按大類品名分組格式等各種複雜格式；
5、 結合“億星條形碼裝櫃”系統，可以徹底杜絕裝櫃出錯現象；
6、 自動根據海關編碼匯總大類品名及所對應的箱數、數量、單價，方便製作報關所需數據；
7、 自動根據出貨涉及的廠家，生成工廠開票通知單；
應收應付管理
應收管理：
1） 億星外貿軟體的應收管理包括應收出貨貨款以及更難管理的各種樣品費、訂金、加減費用的管理；
2） 從訂單確立開始直到各次出貨， 億星外貿軟體自動跟蹤訂金、各種加減費用的收取情況，不管是一個訂單多次出貨，或是幾個訂單合併出貨，各種加減費用是分批收取或是一次收取，通過系統的數據跟蹤功能，可以清楚地掌握那些費用已收，那些費用未收，杜絕費用漏收現象；
3） 應收賬目和收款沖賬分開處理，應收賬目根據實際出貨金額、加減費用約定、送樣收費約定等相關數據自動生成，結合根據實際收款情況進行的收款沖賬登記，可以清晰、準確地跟蹤那些客戶還有那幾筆款未收；
應付管理
1） 億星外貿軟體的應付管理支持根據實際出貨數量或根據實際驗收入庫數量二種方式產生應付賬款，應付賬包括貨款、加減費用、預借、預付等各種在實際業務中可能發生的支付方式；
2） 億星外貿管理軟體根據出貨數量或各廠家的驗收入庫數量，結合在採購契約中約定的預付條件、各種加減費用數據，自動生成應付賬款，結合根據實際付款情況進行付款沖賬登記，可以清晰、準確地跟蹤那些廠家還有那幾筆款未付；
3） 億星外貿管理軟體內置付款控制功能，能有效避免重複付款現象的發生；
郵件管理
1、對新郵件進行自動分發處理，根據各種預先設定的分配規則，將郵件自動分配給相關的業務員；
2、將與某個客戶在全公司範圍內的所有往來郵件自動歸檔在該客戶名下，無需進行任何的手工分類處理；
3、根據審核規則，對需要審核之後才能發出的郵件進行審核管理；
4、提供發信人IP真實來源地顯示、提供多語種的郵件自動翻譯功能；
5、提供郵件群發功能；
6、在查找郵件時，根據查找的關鍵字，不僅僅在郵件內容中查找，更可直接對郵件附屬檔案內容進行關鍵字查找（目前可直接穿透查找的附屬檔案檔案格式包括excel,word,pdf以及文本檔案）；
7、具備常見郵件客戶端的所有功能，如定時傳送、信紙管理、閱讀回執、反垃圾郵件機制等；
數據安全管理
1、許可權管理：對所有數據（客戶檔案、供應商檔案、樣品檔案、報價單、樣品單、訂單、採購單、出貨記錄以及應收應付記錄等）按查看、編輯、新增、刪除、列印、導出進行操作許可權控制，對所有數據的查看範圍進行分配；
可進一步限制對某些資料更嚴格的查看內容限制，如可以限制有些人可以查看樣品的成本數據，有些人可以查看報價數據，所有這些進一步的查看限制，都可以自行定義；
2、數據更改更改跟蹤：自動跟蹤各種數據的修改記錄，如什麼人、什麼時候、在那台電腦上，對樣品檔案的那一項數據進行了修改，修改之前是什麼樣的，被修改成什麼了；
數據更改自動跟蹤的內容包括所有數據（客戶檔案、供應商檔案、樣品檔案、報價單、樣品單、訂單、採購單、出貨記錄以及應收應付記錄等）
