為貫徹中央八項規定，嚴肅財經紀律，加強財務管理，杜絕與防範“小金庫”，學校根據中央和教育部發布的相關檔案精神，結合學校實際，制定了《上海外國語大學國際會議經費管理辦法》，於2014年12月19日經第十四次校長辦公會議審議討論，決定予以印發，請嚴格按照執行。
基本介紹
- 中文名：上海外國語大學國際會議經費管理辦法
第一章 總 則
第一條為規範和加強國際會議經費管理，提高資金使用效益，統一國際會議費報銷標準與程式，根據財政部《在華舉辦國際會議費用開支標準和財務管理辦法》（財行[2012]1號）的有關規定，結合學校實際制定本辦法。
第二條本辦法適用於學校各部處、院（系）、中心（所）（以下簡稱各部門）舉辦各類國際會議所發生經費的收支管理。
第三條各部門舉辦國際會議，必須根據學校的有關規定辦理報批手續。未經批准，各部門不得私自舉辦各類國際會議。
第四條除特殊情況報經批准外，國際會議工作人員人數控制在會議正式代表人數的10%以內，駐會工作人員不得超過會議工作人員的50%。
第五條國際會議經費的管理應遵循以下原則：
（一）厲行節約，嚴格開支。會議承辦單位應本著“勤儉辦外事”的原則，科學、規範、合理地編制和申報國際會議預算，嚴格控制會議規格，努力壓縮會議規模，認真執行各項費用開支標準，力求會風簡樸，務實高效。
（二）參照慣例，規範管理。根據國際慣例，不為會議代表配備生活用品，不組織公款遊覽、參觀等。
（三）單獨核算，專款專用。國際會議經費應納入財務統一管理，單獨核算。
第二章 預算管理
第六條各部門舉辦國際會議的收支應事先納入年度預算，並根據“誰組織，誰承擔”的原則實行分類管理。
1.學校層面及各部處組織的國際會議，預算納入學校年度預算統一安排，並歸口科研處統一使用與管理。
2.校內各部門（部處除外）組織的國際會議，會議費預算在各部門的行政管理、教學、科研、學科建設等經費中，由各部門自行統籌安排，並根據對外合作交流處、科研處批准的國際會議計畫使用與管理。
3.各類專項科研項目或課題層面組織國際會議，會議費預算應作為國際學術交流費，在立項部門批准的項目或課題預算中安排，並由課題負責人負責根據對外合作交流處、科研處批准的國際會議計畫使用與管理。
第七條各部門在按學校有關規定，向對外合作交流處、科研處申報國際會議舉辦計畫時，應明確國際會議經費來源。對外合作交流處、科研處必須在報經財務處會簽意見後，方可上報教育部、上海市有關主管部門辦理審批手續。
第八條各部門在上報國際會議計畫時應編制國際會議預算（附屬檔案），預算應列明所有可能的會議經費收入。凡是中方全額承擔國際會議開支的，應按本辦法規定的開支範圍與標準編列預算。凡是有外方提供部分經費的，其開支範圍與標準可按外方提供的書面規定編列預算；如無規定，則按本辦法的開支範圍與標準編制。
第三章 收入管理
第九條各部門舉辦國際會議的收入主要包括：
（一）會議註冊費收入，指根據國際慣例，由會議承辦單位向參會代表收取的用於會議支出的費用。
（二）國際組織專項資助，指國際組織撥付給會議承辦單位的專項經費。會議承辦單位應積極向國際組織申請專項資助。
（三）財政撥款，指在無會議註冊費收入和國際組織專項資助，或者會議註冊費收入和國際組織專項資助不足以彌補會議開支時，利用中央或地方財政撥款安排的對舉辦國際會議的補助經費。
（四）贊助收入，指境內外機構或部門、企業、個人出於自願，無償向國際會議提供資金或物資贊助形成的收入。
（五）其他收入，指召開國際會議時舉辦展覽、展示、廣告、旅遊中介等收入。
第十條各部門舉辦國際會議取得的各項收入，必須統一上繳學校財務處，並納入會議預算統一管理，單獨核算。
第十一條各部門舉辦國際會議得到的贊助物資及會議期間購買的辦公用品、消耗材料等應嚴格管理。財產物資的取得、保管、領用要有嚴格的報批程式，指派專人負責。
第四章 開支範圍與標準
第十二條舉辦國際會議應按國際慣例辦事，不得承擔額外的義務，要厲行節約、講求實效，從嚴控制經費支出。
第十三條國際會議的支出項目和標準如下：
（一）場地租金。國際會議正式代表人均開支標準為每天200元（人民幣，貨幣單位下同）。
（二）會議開幕式或閉幕式一次冷餐招待會(酒會)費用。會議正式代表人均開支標準為150元（含酒水及服務費用）。
（三）會議期間工作人員食宿費用開支標準為每人每天300元。
（四）會議期間志願人員工作午餐費用及誤餐補貼。志願人員僅安排午餐或發放誤餐補貼，開支標準為每人每天100元。志願人員不安排住宿。
（五）同聲傳譯人員勞務費及同聲傳譯設備和辦公設備租金。同聲傳譯開支標準為口譯每人每天5000元，筆譯每千字200元；同聲傳譯設備和辦公設備租金，會議正式代表人均開支標準為每天50元。
（六）境外同聲傳譯人員國際旅費。只承擔同聲傳譯人員乘坐經濟艙的國際旅費，據實結算。
（七）交通費。租用車輛安排會議代表往返駐地與會場，租金開支標準為：大巴士（25座以上）每輛每天1500元，中巴士（25座及以下）每輛每天1000元，小轎車（5座及以下）每輛每天800元。如因往返旅程較遠或租車時間較長，可按實際用車價格據實報銷。
（八）其他會務費用。實行綜合定額控制，會議正式代表人均開支標準為每天100元，開支範圍包括：辦公用品、消耗材料購置費用，會議檔案印刷、會議代表及工作人員的制證費用等。上述各項費用之間可以調劑使用，在綜合定額控制內據實報銷。
（九）會議如有註冊費收入，中方可承擔國際組織官員及秘書處人員會議期間的食宿費用。
第十四條會議代表往返國際國內旅費（包括往返機場的交通費）、食宿、醫療、參觀遊覽、個人消費等費用，原則上由個人承擔。如確有需要承擔會議特邀代表的國際旅費，應事先在國際會議計畫中單獨列出，並經分管校長簽字後方可憑據按實列支。
第十五條除勞務費及境外國際旅費外，同聲傳譯人員的食宿、交通等各項費用，由個人承擔。
第五章 報銷管理與監督
第十六條國際會議結束後，承辦部門應在3個月內編制會議經費決算表（附屬檔案二），報科研處以及校內經費承擔部門審核簽字後報財務處。編報決算要做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚。
會議經費如有結餘，按照經費提供方結餘資金管理的有關規定執行。
第十七條會議所有支出的原始票據必須經會議承辦部門和校內經費承擔部門或項目經費負責人審核簽字方能報銷。報銷手續和支出辦法按學校財務相關規定執行。
第十八條國際會議承辦部門要加強對國際會議經費的財務管理，嚴格執行會議預算開支項目、標準及金額，不得擅自改變會議資金用途，不得挪用、截留、侵占會議經費。要建立追蹤問效機制，對於違反規定的開支項目和超過開支標準的費用，不予報銷。
第十九條對於編制虛假預算以及截留、擠占、挪用國際會議經費等行為，按照有關規定追究違規部門和人員責任。
第六章 附 則
第二十條上海外國語大學附屬外國語學校，上海外國語大學教育發展基金會、學校全資或控股企業（含其下屬單位）參照本辦法執行。
第二十一條本辦法由財務處負責解釋。
第二十二條本辦法經2014年12月19日校長辦公會議審議通過。自2015年1月1日起執行。在此之前發布的相關管理規定與本辦法不一致的，按照本辦法執行。
