背景,發展趨勢,費用成本,耗材費用,通信成本,人工成本,總成本,解決方案,
背景
一 、引 言
傳真以其實時性、可靠性、直觀性和普及性的特徵，到目前為止依然是企業更多依賴的通訊方式。隨著電腦的大量套用，傳真機“送紙撥號、紙進紙出”的特點已使用戶感到非常不方便，比如：
手動送紙撥號很麻煩，傳真較多的單位，員工更要排隊傳送傳真——低效；
為了發傳真，電腦中的檔案必須列印出來，傳真發完，紙也沒用了——浪費；
公司不得不收到大量的垃圾傳真廣告，浪費紙張耗材——無奈；
向許多客戶傳送傳真，須一個一個地送紙撥號，占用大量工作時間——費時；
傳真保存不便，經常為了找一張以前的傳真花費半天時間——麻煩；等等
傳統的傳真方式以傳真機為收發載體，實現傳真需要經歷列印、撥號、傳送、確認等一系列繁瑣的程式，在更多企業里，發傳真甚至還需要排隊等待印表機、複印機或者是傳真機，這就大大浪費了許多不必要的人力和列印、紙張以及通訊等方面的成本，辦公效率也很低。同時，大企業各分支機構，合作夥伴間傳真溝通產生巨額的通訊費用，溝通成本高企。於是，如何能夠利用現在資源簡化傳真流程,使傳真如同Email一樣操作簡單，有效降低傳真溝通成本，在提高效率的同時還能更易於傳真資源的共享和管理開始成為業內人們關注的問題。
發展趨勢
（1）辦公設備無紙化：物價上漲，紙張和耗材的費用不斷地攀升，並要源源不斷的消耗，無紙化辦公是企業自動化辦公的必然趨勢。
（2）辦公設備網路化：辦公三大件（印表機、複印機、傳真機）中的印表機、複印機都網路共享，大大提高了辦公效率，唯有傳真機成了網路的孤兒。傳真機網路化，可大大節省人工，提高辦公效率。
（3）企業傳真行銷日益受重視
傳真群發作為日益流行的推廣宣傳方式，傳真行銷具有精準銷定用戶、最低直銷成本、省時高效可靠等優點，為許多客戶所青睞。如可口可樂、海爾、等企業每年用於傳真行銷每年都是幾千萬。但是，傳統的傳真傳送模式耗時耗力，無法高效實現大量傳真傳送。現在COFAX傳真伺服器改變了這一切，令您輕鬆實現通過傳真群發快速大量、高精準度、極低成本的宣傳產品、開發目標用戶群體。您不再需要在傳真機前一個號碼接一個號碼的撥號、等待、傳送，只需花一分鐘提交傳真任務，剩下的事情就交給COFAX傳真伺服器了。
傳統的傳真機與時下倡導的綠色環保也不相適應，據統計，我國傳真機擁有量在1600萬台以上，如此大量的傳真機正日夜吞噬著雪白的紙張，吐棄著髒黑的耗材，嚴重地破壞和污染著我們的環境。在歐洲，部分國家已全面禁止熱敏傳真機的銷售。
三、普通傳真機存在問題
隨著現代辦公的發展，以及計算機成本的持續降低，電腦在辦公和商務中的套用已十分廣泛，人們的溝通方式也因此發生著改變。社會和工作中的各種資料和信息已逐步實現電子化：檔案電子化、圖片電子化、資料電子化、信息電子化，利用計算機進行電子化的處理，使信息和數據的編輯、存儲、查找、傳送變得更快捷和經濟。但普通的傳真機卻仍然沿用著“紙進紙出”的傳統模式，信息交換的方式仍然通過紙張——這一原始的、非電子化的介質，從而造成大量無謂的紙張浪費、信息失真、效率低下、管理不便、通信費用高企。這一現象已嚴重影響到整個辦公的效率，與現代電腦辦公發展趨勢格格不入。
浪費紙張和耗材
使用普通傳真機傳送的傳真中，有90%以上是要先從電腦中將要傳送的檔案列印出來，然後再用傳真機傳送；傳真一旦發完，這些紙也就沒用了，浪費紙張。
所有接收的傳真只能以紙張的形式接收，無法實現電子化。
傳送傳真繁瑣，低效率
使用普通傳真機傳送傳真時，要先要將檔案列印出來，然後拿到傳真機前，撥通號碼，再一張一張的送紙，每發一次傳真都要十幾分鐘，遇上對方占線，還要跑好幾趟。有時要將一份資料發給多個客戶，更要占用大量的時間，真是又繁瑣、又枯燥，還很容易出錯。
傳真無法管理和查找
普通傳真機傳送和接收的傳真都是紙張形式的檔案，保存和管理十分不便，如果需要查找一份以前的傳真，更是無從下手。
傳輸信息的形式單一
普通的傳真機雖然只需要一根電話線既可以和對方通訊，而且即發即到，但只能互相傳送低解析度的黑白圖像，會帶來嚴重的顏色丟失、圖像失真。但有許多場合，我們需要給對方傳送原始的檔案，比如彩色照片、圖紙、程式、報表等，這是普通傳真機就無法勝任了。
電腦辦公的大量套用使辦公室的檔案由紙張型轉變為電子型，如今我們的檔案保存方式已很少直接用紙張型（圖像方式）保存了，代之以大量的電子格式，如Word、Excel、彩色圖片、圖紙等，有的檔案甚至乾脆無法用紙面表達，如可執行程式、聲音檔案、卡通片等，傳統的傳真機已無能為力，在這點上可以說傳統的傳真機已過時了。
無法進行網路共享
費用成本
四、CoFax傳真伺服器和普通傳真機費用比較實例
耗材費用
成本 | 傳統傳真機 | CoFax |
一頁列印紙費用 | 0.2元 | 0 |
一頁傳真紙費用 | 0.2元 | 0 |
平均每天傳送傳真數量 | 100頁 | 100頁 |
平均每天接收傳真數量 | 100頁 | 100頁 |
平均每天的耗材成本 | 40元 | 0 |
全年的耗材成本 | 40元×250天/年=10,000元 | 0 |
通信成本
成本 | 傳統傳真機 | CoFax | |
傳送一頁傳真的時間 | 60秒 | 40秒 | |
平均每天傳送 市內傳真 | 數量 | 70頁 | 70頁 |
成本 | 7元 | 5元 | |
平均每天傳送 國內傳真 | 數量 | 20頁 | 20頁 |
成本 | 14元 | 9元 | |
平均每天傳送 國際傳真 | 數量 | 10頁 | 10頁 |
成本 | 80元 | 53元 夜間優惠時段定時發：40元 | |
平均每天傳送傳真通信成本 | 101元 | 54元 | |
全年的耗材成本 | 101元×250天/年=25,250元 | 54元×250天/年=13,500元 |
人工成本
成本 | 傳統傳真機 | CoFax |
傳送一頁傳真花費時間 | 10分鐘（包括列印、從印表機到傳真機、排隊、撥號、等待傳送） | 1分鐘 |
平均人工成本 | 12元/小時 | 12元/小時 |
平均每份傳真人工成本 | 2元 | 0.2元 |
平均每天傳送傳真數量 | 100頁 | 100頁 |
平均每天人工成本 | 200元 | 20元 |
全年的人工成本 | 200元×250天/年=50,000元 | 20元×250天/年=5,000元 |
總成本
成本 | 傳統傳真機 | CoFax |
全年的耗材成本 | 10,000元 | 0元 |
全年的通信成本 | 25,250元 | 13,500元 |
全年的人工成本 | 50,000元 | 5,000元 |
全年的總成本 | 85,250元 | 18,500元 |
節約成本/年 | 66,750元/年（節約率達78%） |
註：以每天收發100份為基數進行費用比較，超過100，以此類推……
解決方案
一、CoFax傳真服務的器基本功能
傳送傳真 | 接收傳真 |
· 直接傳真傳送電子文檔 · 從Windows應用程式傳送傳真 · 傳真群發 · 定時傳送 · 傳真失敗自動重發 · 最佳成本路由選擇 點對點互發免費 · 取消待發傳真 | · 接收傳真自動分發 · 接收到的傳真自動列印 · 傳真編輯 簽章 |
管理傳真 | |
· 傳真歸檔、備份 、檢索及資源共享 · 用戶角色許可權管理 · 傳真服務狀態監控 · 傳真日誌查詢 | |
其他功能 | |
· 上傳地址簿管理聯繫人信息 · 傳真文檔自動轉換 · 傳真信使通知 · 自定義語音流程 | · 攔截垃圾傳真 · 本地傳真 · 內置傳真瀏覽器查看、編輯傳真 · 傳真機提取 · Fax to Email |
二、CoFax傳真伺服器功能套用介紹：
l 傳真傳送
傳真群發
一份傳真可同時發給多個號碼，避免大量的重複工作。
定時傳送傳真
客戶端可指定時間傳送傳真。傳送大量傳真時，用戶可選擇傳真線路較空閒的時間發；傳送國際傳真時，可選擇費用優惠時段傳送，並可解決時差問題。
傳真失敗自動重發
因對方占線或無人接聽導致傳真失敗，系統自動重發，並可設定重發次數及重發規則。
傳真內部轉發
內部轉發克實現傳者內容的審核、簽章等流程化功能。
傳真外部轉發
接收的傳真還可以轉發給公司傳真系統外的傳真機。
Fax to Mail
用戶設定後，cofax伺服器內嵌的郵件系統可將收到或分發收到的傳真轉發到用戶郵件里。
傳真傳送優先權別
重要的傳真將優先權別設為高時，在服務端的傳送佇列中將插隊優先傳送，不必排隊。
OCR方式自動目的號碼傳送
根據OCR方式自動識別傳送的電話號碼，實現傻瓜化的傳真自動傳送功能。
● 傳真接收
接收傳真即時提醒
有新的傳真到達時，電腦桌面的右下角會彈出提示框，並伴有聲音提醒。
瀏覽、編輯傳真
傳真內容以圖形的格式顯示，利用客戶端的瀏覽器查看，提供編輯工具進行修改編輯，如加入文本、加批註等。
直接列印傳真
接收的傳真可以自動列印，也可手動指定某份傳真列印。
郵件接收傳真
群收傳真
可將發給指定傳真分機號的傳真自動轉給多個員工或某個部門的所有員工。
傳真內部分發
手工或根據一定規則自動按照原件內容分發到個別用戶帳號中。
● 多種不同的路由方式自動分發功能
分機號碼方式
每個客戶端都會分配一個傳真分機號，伺服器會識別接收傳真時輸入的數字代碼，將傳真自動分發到對應的員工電腦。
根據來電號碼方式
系統設定好客戶的傳真號碼，當接收傳真時，根據對方的傳真號碼自動將傳真轉給指定的員工電腦。
根據對方傳真機上的傳真標示信息
普通傳真機一般都設定有公司簡稱或傳真號碼等標示，系統可以根據這個信息分發給不同的用戶。
連線埠路由方式
多連線埠伺服器設備可設定不同的連線埠默認的接收用戶和部門。
● 傳真反饋
傳送出去的傳真，無論成功與否，用戶客戶端都會收到服務端發回的反饋信息。若傳送失敗，會反饋錯誤報告，例如無人接聽或占線等信息。反饋信息到達，即時聲音提醒。
● 伺服器工作狀態顯示
用戶可以實時查詢伺服器工作狀態，如空閒、撥號、傳送傳真、接收傳真等。
● 傳真檢索
可按日期、傳真號、收件人、傳真描述等信息對傳真進行傻瓜式檢索，每鍵入一個按鍵便即時刷新檢索結果，高效易用。
● 傳真分類管理
● 傳真備份
● 掃描傳真
當有原始票據、手寫稿件等需要傳真時，本系統可實現一鍵掃描，直接將掃瞄器里的稿件轉換成傳真格式傳送，簡單方便。
● 自定義語音功能
coFax充分利用傳真板或Modem的語音功能播放歡迎語和提示語。傳送傳真時，如對方是人工接收，系統會自動播放語音提示，請求對方接收傳真，如“你好，這是****公司傳真系統，請準備接收傳真”。
接收傳真時，自動播放歡迎語和提示語，請求輸入傳真分機號，以便確認傳真接收人，如“您好，歡迎進入****公司自動傳真系統，請輸入傳真分機號，撥0直接接收傳真”。用戶可自行錄製各段歡迎語和提示語，調入系統，樹立企業形象。
coFax多連線埠產品還可以實現不同連線埠，播放不同的定製語音功能。
● 地址薄管理
可自行添加常用聯繫人地址簿信息，傳送傳真時，直接從地址簿中選擇聯繫人，並可以對聯繫人進行分組管理。cofax地址簿同時支持分類和群組模式，符合OUTLOOK專業辦公的規範，提高查詢的高效性，支持TXT、EXCEL等地址簿檔案檔案的導入導出
● 用戶管理
在服務端可對全單位的用戶進行管理，添加部門、用戶信息，分配客戶端登錄口令及密碼，分配傳真分機號，設定許可權。
cofax用戶許可權管理首創符合標準的許可權管理規範，具有分級許可權靈活配置的特點。符合絕大部分企業單位用戶許可權管理需求。預留了LDAP等的動態用戶認證信息接口，可動態更新用戶信息。
● 傳真簽章
● 傳真狀態監控
● 支持IP電話通道
● 傳真異地收發
即使出差到外地，只要能上網，連線到公司的傳真伺服器，可以象在公司內部一樣收發傳真。
● 客戶端支持多伺服器工作模式
使企業的傳真伺服器配置部署方式更為靈活。
● 跨區域的多伺服器工作模式
如果公司內部不同區域的部門或合作夥伴、客戶安裝了coFax傳真伺服器，通過網際網路的連線，可實現長途傳真的內部網際網路傳送，傳真傳真通訊費為零，如同內部傳送。
coFax在國內首次實現分散式的嵌入式伺服器網路互聯，極大地降低企業的費用。
● 方便的二次開發接口，與業務系統無縫集成
系統提供簡單的二次開發接口，可與企業的其它業務系統（如ERP、CRM等）無縫集成，協同辦公，提高工作效率。
● 伺服器支持多種數據備份和轉移方式
支持FTP、CF卡、隨身碟等方式。
