ThinkingRock

ThinkingRock是一款免費的GTD軟體（需要JAVA）。它可以幫助收集和轉換你的想法（thoughts），使之成為可完成的行動（action）、任務 （Project）或者存儲為信息（information）、將來可能做的事情（future possibilities）。它的收集和轉換方法完全按照Getting Things Done設計的，簡單易用，且非常強大。

基本介紹

• 外文名：ThinkingRock
• 類型：GTD軟體
• 作用：幫助收集，轉換想法
• 優點：簡單易用
• 特點：一款免費的GTD軟體

軟體簡介

一個想法從產生到開始實現會經過下面的流程

1.蒐集想法，記錄下來。

2.處理整理想法。

3.回顧已有的想法，或者開始計畫，或者開始行動。

Thinking Rock 就是以這樣一個流程幫助你記錄和整理你的奇思妙想或者日常工作計畫的工具。更好的一點是它現在還是一個免費軟體。

因為我們的想法沒有被收集整理，所以我們總是在不斷地思考自己需要什麼或者現在要做什麼。若總讓大腦停留在思考要什麼，完成什麼，和使用大腦記憶這些事件的層次，那么大腦就會沒有多餘地時間去考慮一件事情該怎么完成了。只有考慮如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是沒意義的。這就是為什麼彌縫推薦 ThinkingRock。ThinkingRock的收集非常簡單，只要把現在所有的存在於腦海中的想法全部都存到系統中。接著把所有的想法一個一個地 過濾一遍，計畫每個想法需要做什麼，要怎么做，要取得什麼樣的結果。

工作的時候害怕家裡事沒做完，寫論文的時候卻想著接下來的電視節目，一個想法總是在翻來復去的想等等。這些都是效率降低的原因，所以趕快把這些堆積在你腦海中，堵塞你的靈感的想法全部從大腦裡面清理了，拿出來整理好，這樣才可以安安心心地全力以赴地去突破每一個行動！

時間管理原理

簡介

人的記憶和注意力集中是很有限的，沒法同時記著很多事情，做很多事情。

如果沒有工具和方法的幫助，可能你會重要的事情到後來才發現沒有分配足夠的時間作好，不重要的事情做了一堆（而且有時正是因為前一件沒做好才會多出後來幾件，進入惡性循環）。

這樣幾次之後，你知道要記住重要的事情，可是平時注意力很容易轉移，心裡又惦記著還有什麼事情，不要不小心忘了...另外，正是因為我們的資源往往不夠，才需要GTD，這種情況下就要有取捨，沒有條理，就很容易把有限的資源做了不合理的分配。

GTD會給你催促自己趕快完成的印象，也許是那個兩分鐘以內的事情要立刻做完這一點，其實這樣正是為了快點解決（或者前進一步，然後放到以後的計畫里），從而不用把本來可以立刻解決的事情也放到計畫里擾人心意。

重要的事情不會忘的，等到後果出現的時候自然也回想起來，關鍵就是是否安排好了時間在太晚之前完成。

時間管理是什麼

●將事情整理得有條有理的方法。

如何把主管交辦事項，自己想到的念頭，一些值得參考的事項，整理的有條有理的方法。

●將事項組織化

將這些事項組織化，化成一個個的任務，讓你一目了然。

●將任務化成工作清單

將任務化成一張張的工作清單，並讓你在任何場合都有一份合適的代辦事項清單，有效率地完成工作。

工作流程

基本上GTD的概念是將所有的事放在一個合適的收件匣(老闆交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實體的(如三層檔案匣)，也需要計想法事件的(如小記事本or PDA)這是所謂的收集。

NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的，並非是不同的分類

當雜事進來，你先初步分為可以行動和不可以行動兩種,可以行動的就是下一步動作NEXT ACTION，

下一步行動又有以下幾種

規劃任務(也是一種下一步行動)

執行任務事項(多步驟的下一步行動)

執行單一下一步行動

所以所有的事都有下一步行動了，所有的下一步行動現在要再做進一步分類， 你現在有時間時，兩分鐘內的事就立刻完成，無法兩分鐘內完成的又分為三種

一 .等待清單，這件事要委託他人完成，所以授權後放入等待清單。(如請老婆去領錢，叫你的下屬完成某件企劃案)

二 .Claendar 這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK或行事曆中紀錄下來。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)

三 .下一步活動清單 不能在兩分鐘內完成，不能授權出去，並非要在特定時間下完成，此時才是列入所謂下一步行動清單。此時我會用PALM的TO DO來放置。

●1.收集 (Collecting)

將所有的事放在一個合適的收件匣(老闆交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實體的如三層檔案匣，也需要計想法事件的如小記事本or PDA，這是所謂的收集。

●2. 整理 (Processing)

第二步是要整理，我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，

例如一天一次或一天數次，GTD書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務的程度為整理的頻率。這時你把收件匣的東西拿出來，分門別類一下(如 垃圾參考資料 孵化資料 任務 計畫中的任務列在行事曆的事件 授權給他人處理的事件 下一步行動=>存到一個可以提醒你的系統兩分鐘內的行動=>立即執行)

這一個表在GTD那一本書有裡面有。

流程圖

●3. 組織 (Organizing)

第三步要組織，其實要組織的概念就是檔案系統及工作清單兩種概念。

檔案系統

檔案系統:需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統，我有一個一每日每月收藏檔案的系統，

也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統，電腦資料系統可以搜尋，但要有備份。

如此任何檔案我幾乎可以在一分鐘內找到。

工作清單

基本上分任務清單，下一步行動清單，等待清單，未來/某一天清單

下一步清單

先說下一步清單基本上這是重要的清單，當你下一步清單超過五拾個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以要分類。

目前分類的方式主要是采已地點為主如家中，工作地點，外出，電腦前，電話旁等。如此你的工作效率會大大提升。

任務清單

此部分列出目前進行中任務，可以用MEMO, Bonsai, Projects等軟體另行列出等待清單:你授權給人做時，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項的進度。

未來/某一天清單

你想到的點子，未來才要實現的計畫等。

4. 回顧 (Reviewing) 與檢討 (Checking)

第四部是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW 這部分是一周一次通常我會在一天的開始，中途及結束作一次 Check (or review)，如果事情沒有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬一某天沒 check 時，還可以日後很快檢視出來，也就是一天過去之後，我的行事曆通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。(6) check 後，接回 (2) 繼續整理，這樣比較符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品質管理循環。

Weekly Review就要花很久(起碼兩三個小時)，我想這是因為我的任務清單中除了任務的名稱外，我還一併要作任務的計畫(PLAN)，所以在MEMO中思考， 規劃，花了不少時間，我估計在兩周左右，WEEKLY REVIEW應該可以只花約兩小時(含任務的規劃)。但我覺得時間省不大下來，因為我還一併會作工作規劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會花很多時間。 因為你本來在做企劃案時也要花非常久的時間。用GTD會讓你將花的時間更有效率，但如果你是工作狂，

你每天花在工作的不會較少，只是做出來的品質較精緻。

5. 執行 (Doing)

首先需要清楚的是什麼時候需要一個GTD工具，典型的情況就是事情多而雜，事情一般較複雜需要多個步驟多人協助才能夠完成，有些好想法沒有記錄空閒的時候又無事可做等。這些都是可以考慮開始使用GTD工具的，GTD宗旨應該就是最簡單高效的來完成事務。

使用前的配置

Define Contexts @ - 定義上下文

上下文是用來描述一個活動應該在哪裡或者什麼時候被執行。一些典型的上下文定義的例子上打電話時候，在計算機旁，在網上，在商店，在公司，在家，工作外，周末等等。我們也可以將上下文理解為分類，但是上下文的作用是幫助你決定你下一步可以做什麼，我們下一步能夠做什麼往往是跟我們所處的環境，時間和身邊所具有的工具相關的。比如有些活動或事情，你只能夠考慮在周末才能夠完成。

Criteria - 定義準則

ThinkRock提供了三種準則和默認的一些數據定義可以進行選擇。包括時間，精力和優先權，而這些也是一個活動或任務的重要屬性。時間是完成一項初步估算的時間投入。精力情況代表了任務的複雜程度，而優先權則代表了任務的重要和緊急程度。以上三個準則的作用仍然是在幫你分析在你所處的某一個狀態和場景下可以選擇哪些活動來執行。比如快下班了精力已經很難集中，思維也跟不上，就可以選擇些瑣碎的日常小事情來做。

Topic - 分類主題

正宗的活動或任務的分類，可以按照平衡記分卡的方式分為工作，生活，學習，財務等多個方面。也可以按照自己日常事務活動實際情況進行分類。現在 ThinkRock上的Topic還不支持樹狀的多層次分類。如果能夠支持兩層的分類的話就會好一點了。

收集階段

- Collect Thoughts

只有想到什麼需要去做的東西，都可以在這裡記錄，先不用去細化如何做，或者說什麼時候做。在GTD裡面提到的InBox就是在這個階段，這個階段關心的重點就是任何好的想法都要及時的記錄下來，以便於後續在有時間的時候安排行動計畫。很多時候我們就是有些好點子沒有記錄下來，到了較為空閒的時候又不清楚可以做什麼事情了。對於錄入的Thoughts只需要去關心Topic分類，由於還沒有轉化為具體的活動或項目，其它屬性和順序都不用去關注和確定。

處理階段

- Reference<->Process Thoughts<->Someday Maybe

當我們收集了這些點子後，我們第一步要做的分析就是這些思考的點子是否可以付諸於行動。如果是可以付諸行動的我們就需要講這個思考轉化為一個具體的活動任務。當我們把一個想法轉變為我們具體的活動的時候，活動的狀態有五種選擇:

a.如果這項活動處理時間<2分鐘，則你可以直接完成，直接在完成後點Done旁邊的CheckBox就可以了。

b.如果這項活動你還不希望開始，但是有想要記錄這個活動，你可以將活動設定為Inactive狀態即可，代表活動還沒有激活。

c.如果希望活動儘可能快的開始，則直接選擇 Do ASAP 狀態。

d.如果已經知道活動是發生在一個特定的日期或時間，則選擇Scheduled狀態，然後設定具體的時間。

e.如果活動需要委派給他人處理，則選擇Delegated狀態，然後確定委派人並可以發郵件通知他們。

在這裡我們要注意的是如果這件事情比較大，需要分解為多個步驟或活動來完成。我們就應該將該Thoughts直接轉化為一個項目。在這裡我們仍然需要再次強調項目的定義，是有明確的目標和開始截止時間的。另外ThinkRock項目作用就是講完成共同目標的活動組織起來，同時還支持大項目套子項目。

組織，審查和執行

- Organise,Review & Do

到了這個階段我們要做的就是不斷的組織我們的活動，對活動完成情況進行審查如果完成及時的將其扔到已完成任務列表中。有些活動現在可能不緊急，但是有明確的截止完成日期。有些活動不僅有截止日期，還需要我們儘可能早的完成。還有些活動在執行過程中會發現比原計畫複雜需要多個步驟來完成，這個時候可以講活動轉化為項目來管理。

還有一類就是前面談到的Delegated狀態的活動，這類活動往往需要他人協助來共同完成，因此需要我及時的進行跟蹤監控以保證總體的目標和進度完成。而我們進行GTD的目標也很簡單，就是要以最快的速度和效率將Inbox裡面的想法轉化到Done狀態，而不是讓大量的活動或任務處於等待和未完成狀態。

這是一款採用GTD（Getting Things Done）的思想管理你的思想的軟體，讓你清空你的大腦，不再為那些做不完的事情而煩惱，把所有該做的事情列出來，一步一步的去做