《Outlook時間整理術》是一本介紹如何使用Outlook 進行高效管理的實用圖書。兩位作者將在書中展示如何通過自定義Outlook設定和管理優先權，提高管理效率，幫助讀者在工作和個人生活之間創造有效的平衡。全書包括使用Outlook系統地組織電子郵件，高效合理地安排時間，管理任務和項目，統籌計畫工作和個人生活等內容，適合各種類型的Outlook用戶以及希望能更加高效地管理自己工作生活的讀者閱讀使用。
基本介紹
- 書名：Outlook時間整理術
- 作者：賽韋特 (Lothar Seiwert) 沃爾特耶 (Holger Woeltje)
- 出版社：人民郵電出版社
- 頁數：215頁
- 開本：16
- 定價：49.00
- 外文名：Effective Time Management: Using Microsoft Outlook to Organize Your Work and Personal Life
- 類型：Outlook
- 出版日期：2014年3月1日
- 語種：簡體中文
- ISBN：7115338590
基本介紹,內容簡介,作者簡介,圖書目錄,文摘,
基本介紹
內容簡介
微軟官方認證，作者是時間管理方面的資深專家，長期致力於為世界500強企業提供時間管理的支持。為讀者介紹了一種久經考驗的時間管理系統，展示如何通過自定義Outlook軟體，設定和管理事務的優先權。幫你集中注意力，排除外界干擾，以十足的信息管理自己的時間。
作者簡介
Lothar Seiwert，博士，通過CSP認證，是一名時間與生活管理領域的專家。他在此領域贏得了無數獎項，也是備受歡迎的演講者和作者。
Holger Woeltje是一位時間管理技術套用領域的專家。他用鮮活的例子講授提高工作效率的專業方法和技術。
Holger Woeltje是一位時間管理技術套用領域的專家。他用鮮活的例子講授提高工作效率的專業方法和技術。
圖書目錄
第1章 在電子郵件泛濫狂潮中屹立 1
讓我們開始改變這一切！ 4
不是電子郵件的問題，而是我們應如何處理它 4
別讓自己受干擾 4
改變郵件答覆模式 8
保持收件箱整潔 11
利用DANF系統處理電子郵件時間段 12
歸納電子郵件 13
創建和使用自己的資料夾結構 19
標記仍需處理的郵件 22
在Outlook2003中如何為郵件分配顏色標誌 23
別讓自己處於緊張狀態：Outlook2007和Outlook2010的提醒功能 24
在單一視圖中處理所有標記的條目 27
如何創建自己的搜尋資料夾 27
讓Outlook對收件箱進行預分類 28
溝通前先思考 30
文字通俗易懂：始終站在收件人的角度撰寫郵件 30
保證措辭準確簡短明了 31
寫好主題行，讓收件人一目了然 31
試試看 32
第2章 如何更有效地使用任務和優先權 35
讓我們開始改變這一切！ 37
如何完成不可能全部完成的事情——設定優先權 37
關注最重要的事（Pareto原則） 38
確定最重要的事情——使用艾森豪矩陣設定初步的優先權 39
對不重要的任務說“不”，以留出時間來完成重要任務 41
寫下計畫 41
使用任務列表來靈活有效地計畫 42
任務與約會 43
Outlook中的任務 43
Outlook2010/Outlook2007中的文本編輯器 47
定義自己的視圖（Outlook2003、Outlook2007和Outlook2010） 51
使用篩選器整理視圖 52
用25，000$方法調整優先權 54
待辦事項列表：同時查看來自多個資料夾和電子郵件的任務 58
試試看 59
第3章 如何有效利用周規劃器贏得更多時間 61
究竟怎么了，為什麼事情總是無法完成 62
讓我們開始改變這一切！ 63
利用類別來合併任務 63
用類別來把握全局 64
如何為電子郵件分配類別 66
Outlook2010/Outlook2007中的主要類別列表 66
使用顏色跟蹤最重要的類別 68
設定自己的類別系統 75
篩選和按類別分組 78
Kiesel原則：如何為每周最重要的事情贏得時間 86
保持生活平衡 86
協調計畫日常工作與個人生活 86
定期花時間完成重要任務 90
如何用Outlook計畫每周 92
準備每周的任務列表 93
通過評估上一周開始每周計畫 93
平衡地協調計畫任務和約會 95
計畫與自己的約會，以重點完成關鍵任務 97
試試看 102
第4章 如何製作實際的日計畫 103
讓我們開始改變這一切！ 105
成功日計畫的基礎 106
將相似任務放在同一時間段 106
對於高級用戶：用日記條目實現半自動化時間安排 109
綜合考慮效能和中斷 111
在時效性高時集中處理重要任務 112
最優排序 114
在周/日視圖中隱藏特定時間段的任務 114
為今天和明天到期的任務標記顏色 115
使用約會列表獲得整體概況 119
調優日計畫 122
用25，000$方法計畫待定的任務 122
成功日計畫的更多步驟 125
進一步製作自己的約會 126
注意緩衝時間 126
使用待辦事項欄關注即將到來的約會和任務 127
如何自定義待辦事項欄 128
試試看 129
第5章 如何安排方便、有效、有趣的會議 131
問題：太多不方便的會議要求，並且準備不足 132
讓我們開始改變這一切！ 133
使用本章的技術要求 133
使用Outlook發出會議要求：基本規則和技巧 134
找到空閒時間並評估回復 134
掌握它：日曆重疊 141
節制地使用會議要求 147
最佳化您的日曆，使會議要求變得容易 152
將私人約會標誌為“私密” 156
有效地準備會議 157
使用會議工作區準備會議 159
試試看 163
第6章 如何使用OneNote寫下目標、記錄觀點和做筆記 165
為什麼重要的文檔和筆記總會丟失 166
讓我們開始改變這一切！ 167
終於有一個地方和一個系統適合您的所有筆記 167
在計畫時使用結構化的系統 168
您是否在有筆記本電腦時仍然使用紙張？ 170
探索OneNote的優勢 171
利用OneNote做筆記的基本知識 172
利用數字筆記本結構的優勢 172
使用分區、筆記本和頁 175
如何填寫頁 176
使用筆、文本標記和顏色 179
OneNote中的會議紀要 183
使用大綱進行準備 183
在視圖中保存後續活動和重要信息 187
連結您的信息：將Outlook和OneNote作為一個團隊使用 191
創建頁模板和檢查清單 196
始終將想法和目標保持在視線範圍內 197
“列印”：從任何程式導出數據 198
字裡行間：圖片OCR 199
為自己設定目標，不僅僅是收入目標 200
創建總體計畫 204
試試看 206
第7章 如何真正受益於本書 207
讓我們開始改變這一切！ 209
如何處理自己的時間 209
下一步 211
免費試用當前版本的Office 211
肩負責任，立即開始 212
時間管理就是自律 213
制定自己的個人行動計畫 214
找一個夥伴 215
馬上開始並堅持下去 215
讓我們開始改變這一切！ 4
不是電子郵件的問題，而是我們應如何處理它 4
別讓自己受干擾 4
改變郵件答覆模式 8
保持收件箱整潔 11
利用DANF系統處理電子郵件時間段 12
歸納電子郵件 13
創建和使用自己的資料夾結構 19
標記仍需處理的郵件 22
在Outlook2003中如何為郵件分配顏色標誌 23
別讓自己處於緊張狀態：Outlook2007和Outlook2010的提醒功能 24
在單一視圖中處理所有標記的條目 27
如何創建自己的搜尋資料夾 27
讓Outlook對收件箱進行預分類 28
溝通前先思考 30
文字通俗易懂：始終站在收件人的角度撰寫郵件 30
保證措辭準確簡短明了 31
寫好主題行，讓收件人一目了然 31
試試看 32
第2章 如何更有效地使用任務和優先權 35
讓我們開始改變這一切！ 37
如何完成不可能全部完成的事情——設定優先權 37
關注最重要的事（Pareto原則） 38
確定最重要的事情——使用艾森豪矩陣設定初步的優先權 39
對不重要的任務說“不”，以留出時間來完成重要任務 41
寫下計畫 41
使用任務列表來靈活有效地計畫 42
任務與約會 43
Outlook中的任務 43
Outlook2010/Outlook2007中的文本編輯器 47
定義自己的視圖（Outlook2003、Outlook2007和Outlook2010） 51
使用篩選器整理視圖 52
用25，000$方法調整優先權 54
待辦事項列表：同時查看來自多個資料夾和電子郵件的任務 58
試試看 59
第3章 如何有效利用周規劃器贏得更多時間 61
究竟怎么了，為什麼事情總是無法完成 62
讓我們開始改變這一切！ 63
利用類別來合併任務 63
用類別來把握全局 64
如何為電子郵件分配類別 66
Outlook2010/Outlook2007中的主要類別列表 66
使用顏色跟蹤最重要的類別 68
設定自己的類別系統 75
篩選和按類別分組 78
Kiesel原則：如何為每周最重要的事情贏得時間 86
保持生活平衡 86
協調計畫日常工作與個人生活 86
定期花時間完成重要任務 90
如何用Outlook計畫每周 92
準備每周的任務列表 93
通過評估上一周開始每周計畫 93
平衡地協調計畫任務和約會 95
計畫與自己的約會，以重點完成關鍵任務 97
試試看 102
第4章 如何製作實際的日計畫 103
讓我們開始改變這一切！ 105
成功日計畫的基礎 106
將相似任務放在同一時間段 106
對於高級用戶：用日記條目實現半自動化時間安排 109
綜合考慮效能和中斷 111
在時效性高時集中處理重要任務 112
最優排序 114
在周/日視圖中隱藏特定時間段的任務 114
為今天和明天到期的任務標記顏色 115
使用約會列表獲得整體概況 119
調優日計畫 122
用25，000$方法計畫待定的任務 122
成功日計畫的更多步驟 125
進一步製作自己的約會 126
注意緩衝時間 126
使用待辦事項欄關注即將到來的約會和任務 127
如何自定義待辦事項欄 128
試試看 129
第5章 如何安排方便、有效、有趣的會議 131
問題：太多不方便的會議要求，並且準備不足 132
讓我們開始改變這一切！ 133
使用本章的技術要求 133
使用Outlook發出會議要求：基本規則和技巧 134
找到空閒時間並評估回復 134
掌握它：日曆重疊 141
節制地使用會議要求 147
最佳化您的日曆，使會議要求變得容易 152
將私人約會標誌為“私密” 156
有效地準備會議 157
使用會議工作區準備會議 159
試試看 163
第6章 如何使用OneNote寫下目標、記錄觀點和做筆記 165
為什麼重要的文檔和筆記總會丟失 166
讓我們開始改變這一切！ 167
終於有一個地方和一個系統適合您的所有筆記 167
在計畫時使用結構化的系統 168
您是否在有筆記本電腦時仍然使用紙張？ 170
探索OneNote的優勢 171
利用OneNote做筆記的基本知識 172
利用數字筆記本結構的優勢 172
使用分區、筆記本和頁 175
如何填寫頁 176
使用筆、文本標記和顏色 179
OneNote中的會議紀要 183
使用大綱進行準備 183
在視圖中保存後續活動和重要信息 187
連結您的信息：將Outlook和OneNote作為一個團隊使用 191
創建頁模板和檢查清單 196
始終將想法和目標保持在視線範圍內 197
“列印”：從任何程式導出數據 198
字裡行間：圖片OCR 199
為自己設定目標，不僅僅是收入目標 200
創建總體計畫 204
試試看 206
第7章 如何真正受益於本書 207
讓我們開始改變這一切！ 209
如何處理自己的時間 209
下一步 211
免費試用當前版本的Office 211
肩負責任，立即開始 212
時間管理就是自律 213
制定自己的個人行動計畫 214
找一個夥伴 215
馬上開始並堅持下去 215
文摘
著作權頁：
您能否組合相同參與者的兩三個小會議？淨時間保持不變（或變少，因為只 會遲到一次，並且以一組問題作為目標）。總時間明顯下降，因為您只需要一次會議往返時間。
若與傳達信息有關：您能否簡單地通過書面分發信息？我們的閱讀速度遠遠超過聽的速度，閱讀時，可以跳過自己已經知道部分。此外，每個人都可以抽時間閱讀信息，而不必將可以更好地用於完成其他工作的時間花在參加會議上。
如果寫書面材料太耗費時間，並且參加者經常外出，現在有一個額外的，但到目前為止仍很少使用的替代手段：為您的Pc配一套耳麥，並錄製語音信息。這又，陝又簡單。然後，您想通知的人就可以在較長時間的駕駛中用他們的智慧型手機或MP3播放器來收聽您的錄音。（問題：坐在方向盤後面不能做筆記。但是，如果經常要開車外出，您可以用數碼錄音機或智慧型手機錄製語音備忘。）
哪些參加者是真正需要的？哪些人因為沒有必要出席而被浪費了時間？（為了避免使這些人感到被排除在外，也可以邀請他們作為可選參加者，並讓他們自己決定是否想出席。讓他們知道，如果他們想搞清楚是怎么回事，並參與決策，歡迎他們參加。）
例如，8位參加者中有4位只需要參與6個議程項目中的兩個？把這些項目放在開始，讓這些參與者可以在前30分鐘後離開，並讓其他參與者知道。
如果您確信召開會議是合理的，您還是應該考慮以下幾點：參加者能否節省出行時間，因為對於要討論的主題來說，電話會議的效果可能和面對面的公議同樣好？或者再進一步，利用Microsoft Office Live Meetin9向您的同事顯示Microsoft PowerPoint演示文稿，進行可以自動計數的投票，並彼此共享應用程式（如一起編輯文檔，或解釋如何使用新的軟體版本）。在Outlook中，可以像計畫現場會議一樣計畫電話會議或Live Meeting（可以將撥號號碼和訪問代碼添加到會議要求的文本中）。
有時，電話會議的可能性不足以解決問題，但現場會議仍然過於昂貴和費時。例如，從加拿大飛到澳大利亞來演示PowerPoint演示文稿，之後是一個小時的Microsoft Excel預算計畫會議。當大家在Live Meetin9中都使用計算機一起工作時，會缺少“真正的現場會議”的某些社交和溝通方面，但在某些情況下，LiVeMeetin9甚至能夠實現更好的效果。
您能否組合相同參與者的兩三個小會議？淨時間保持不變（或變少，因為只 會遲到一次，並且以一組問題作為目標）。總時間明顯下降，因為您只需要一次會議往返時間。
若與傳達信息有關：您能否簡單地通過書面分發信息？我們的閱讀速度遠遠超過聽的速度，閱讀時，可以跳過自己已經知道部分。此外，每個人都可以抽時間閱讀信息，而不必將可以更好地用於完成其他工作的時間花在參加會議上。
如果寫書面材料太耗費時間，並且參加者經常外出，現在有一個額外的，但到目前為止仍很少使用的替代手段：為您的Pc配一套耳麥，並錄製語音信息。這又，陝又簡單。然後，您想通知的人就可以在較長時間的駕駛中用他們的智慧型手機或MP3播放器來收聽您的錄音。（問題：坐在方向盤後面不能做筆記。但是，如果經常要開車外出，您可以用數碼錄音機或智慧型手機錄製語音備忘。）
哪些參加者是真正需要的？哪些人因為沒有必要出席而被浪費了時間？（為了避免使這些人感到被排除在外，也可以邀請他們作為可選參加者，並讓他們自己決定是否想出席。讓他們知道，如果他們想搞清楚是怎么回事，並參與決策，歡迎他們參加。）
例如，8位參加者中有4位只需要參與6個議程項目中的兩個？把這些項目放在開始，讓這些參與者可以在前30分鐘後離開，並讓其他參與者知道。
如果您確信召開會議是合理的，您還是應該考慮以下幾點：參加者能否節省出行時間，因為對於要討論的主題來說，電話會議的效果可能和面對面的公議同樣好？或者再進一步，利用Microsoft Office Live Meetin9向您的同事顯示Microsoft PowerPoint演示文稿，進行可以自動計數的投票，並彼此共享應用程式（如一起編輯文檔，或解釋如何使用新的軟體版本）。在Outlook中，可以像計畫現場會議一樣計畫電話會議或Live Meeting（可以將撥號號碼和訪問代碼添加到會議要求的文本中）。
有時，電話會議的可能性不足以解決問題，但現場會議仍然過於昂貴和費時。例如，從加拿大飛到澳大利亞來演示PowerPoint演示文稿，之後是一個小時的Microsoft Excel預算計畫會議。當大家在Live Meetin9中都使用計算機一起工作時，會缺少“真正的現場會議”的某些社交和溝通方面，但在某些情況下，LiVeMeetin9甚至能夠實現更好的效果。
