基本介紹
- 中文名：項目成本管理
- 外文名：project cost control
- 目的：確保在批准的預算內完成項目
- 主要內容：成本的計畫、估算、預算、控制
- ISBN：9787560332390
體系層次,組織管理層,項目經理部,管理過程,影響因素,實施程式,控制手段,估算方法,方法論,經驗估算法,因素估算法,WBS法,工時管理工具,
體系層次
全面的項目成本管理體系應包括兩個層次：
組織管理層
項目經理部
負責項目成本的管理，實施成本控制，實現項目管理目標責任書中的成本目標。
項目經理部的成本管理應包括成本計畫、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核。
管理過程
項目成本管理由一些過程組成，要在預算下完成項目這些過程是必不可少的。
1 資源計畫過程--決定完成項目各項活動需要哪些資源(人、設備、材料)以及每種資源的需要量。
2 成本估計過程--估計完成項目各活動所需每種資源成本的近似值。
3 成本預算過程--把估計總成本分配到各具體工作。
4 成本控制過程--控制項目預算的改變。
以上四個過程相互影響、相互作用，有時也與外界的過程發生互動影響，根據項目的具體情況，每一過程由一人或數人或小組完成，在項目的每個階段，上述過程至少出現一次。
以上過程是分開陳述且有明確界線的，實際上這些過程可能是重選的，相互作用的。
影響因素
項目成本管理主要與完成活動所需資源成本有關。然而，項目成本管理也考慮決策對項目產品的使用成本的影響。例如：減少設計方案的次數可減少產品的成本，但卻增加了今後顧客的使用成本，這個廣義的項目成本叫項目的生命周期成本。
在許多套用領域，未來財務狀況的預測和分析是在項目成本管理之外進行的。但有些場合，預測和分析的內容也包括在成本管理範疇，此時就得使用投資收益、有時間價值的現金流、回收期等技巧。
項目成本管理還應考慮項目相關方對項目信息的需求--不同的相關方在不同時間以不同方式對項目成本進行度量。
當項目成本控制與獎勵掛鈎時，就應分別估計和預算可控成本和不可控成本，以確保獎勵能真正反映業績。
實施程式
項目成本管理應遵循下列程式：
1 掌握生產要素的市場價格和變動狀態。
2 確定項目契約價。
3 編製成本計畫，確定成本實施目標。
4 進行成本動態控制，實現成本實施目標。
5 進行項目成本核算和工程價款結算，及時收回工程款。
6 進行項目成本分析。
7 進行項目成本考核，編制成本報告。
8 積累項目成本資料。
控制手段
基於預算的目標成本控制方法
在國內企業中間，採取嚴格的預算管理的企業並不多見。儘管一些企業管理者從各種渠道了解到實行預算管理的種種好處，因而每到年底，他們總會要求財務部門，或者是銷售部門，或者是“總經辦”這樣的部門去為來年做一份預算。然而，由於大家都對怎樣做預算一知半解，企業平時又沒有積累起做預算所需要的各種數據，以及做預算所需要相應的組織環境，加上時間十分緊迫（通常他們會要求有關人員在1-7天內完成）和其它一些原因，他們做出的預算，其實只是做預算者在揣摸領導意圖後拿出的一個來年的花錢的計畫。而且做這個計畫的人通常明明知道這個花錢計畫只是做一做，滿足老闆當前的要求而已。在大多數企業中，很少有人認為預算會是有用的，不是指預算從理論上講無用，而是在他們的企業沒有用。
人們普遍確信的是，“計畫沒有變化快”。“計畫沒有變化快”，這是句話可以作多樣理解的話。一種理解是，老闆自己不會按照他要求做出的預算執行，預算做得再好也沒有用。一種理解是，我們的企業根本就做不出切實可行、行之有效的預算。還有一種理解是，人際關係太複雜、當家的人太多，即便老闆要堅持按預算辦事，也不定那一天就有一人物把他破壞了。可能還有一種解釋是，環境因素變化太快，企業發展的變數太多，根本就無法預測兩三個月以後的事，所以預算做不出來，做了也一定會不實用。
但是，國外成功企業的經驗顯示，預算管理是有效的成本控制方法。所謂預算，通俗的講就是，事前確定好明天花多少錢？哪裡花錢？誰來花錢？怎么花錢？誰來控制花錢？要回答這些問題，不僅需要對全盤有把握，而且知道資金從哪裡帶來（並保證能得到這筆資金），以及知道各種需要購進的東西的未來價格走勢。因為是按計畫來花錢，自然就不會亂花錢、花冤枉錢。為什麼說按事前的計畫花錢就不會花冤枉錢呢？因為計畫通常是事前經過在各部門的共同參與下，反覆討論協商出來的。
當然，正如世界上沒有絕對好的東西一樣。基於預算的目標成本控制方法。也並非百分之百好用，因為總有一些事情是無法預計的。但這不能否定預算管理的無效，預算一旦執行以後，也不是鐵板一塊，必要的時候是可以作適當調整的。最重要的是，有預算管理一定會比沒有預算管理好。
基於標桿的目標成本控制方法
所謂標桿，就是樣板，就是別人在某些方面做得比自己好，所以要以別人為楷模來做，甚至比別人做得還要好，或說別人做到了那樣的效果，所以我也要求自己達到甚至超過那樣的效果。
這裡的“別人”有三層意思：
其一，它可以是別的企業。當一個企業在某些方面做到某種較好程度時，通常就會有一批企業起而效仿它，比如A汽車製造廠由於採用某種新的工藝，促其每台車的生產成本降低了1%，因此眾多的汽車生產企業也紛紛採取這種工藝。又比如，某企業的人均貢獻率達到了某種水平，於是一家企業開始研究它是如何達到那個水平的，當這家企業確信自己找到答案時，它便以那家企業為目標，採取措施（不一定跟那個企業的做法一模一樣）試圖取得同樣的人均貢獻率，甚至更高的人均貢獻率。以其他企業為標桿，其學習途徑主要有三個：一是，通過一定的媒介（電視、報紙、期刊、書籍、網路、管理顧問）知道某個企業在某一方面或幾個方面做得比自己好，因而決意學習它。二是，到那家企業參觀學習或由那家企業的人員當面介紹，因而決意學習它。三是，在那家企業工作過的人員帶來了那家企業的經驗，在本企業推廣它。
其二，以自身企業過去的某些績效為標準來作為未來的目標予以控制。比如，在本企業的歷史上，最高的人均利潤貢獻額為50000元，或者銷售費用率僅為8%，於是決意在下一年度以此為目標來予以控制。這一點與基於歷史數據的目標成本控制方法是基本一致的。
其三，是以本企業的某個部門或某個人創造的某項紀錄為目標，要來其他部門或其他人以此為標桿，並力爭超越他。比如，某部門連續三個月創造了人均辦公用品費用不超過10元的紀錄，經分析認為，全公司的其它部門如果努力控制辦公用品使用，也能達到這個效果，於是便在全公司倡導或強制性地執行以那個部門的這一結果為標準，來實施降低辦用品費用的計畫。又比如，某位計件工當月創造了一項較高的生產記錄，公司便號召其他人向他學習，也是一種標桿式的管理方法。
基於市場需求的目標成本控制方法
基於市場需求的目標控制方法（我有時也把它稱為“基於決策層意志的成本控制法”，因為這種方法在使用過程中，決策者的意志將起主導作用）。下面是一個典型的基於市場需求的目標成本控制方法的操作案例。
某公司計畫開發生產一種新產品――A型塗料，公司技術人員經過攻關，終於研製出了這種塗料的配方。生產這種塗料需要用清鉛粉、黑鉛粉、粘土和糖漿四種原料，它們所占的比重分別為：35%、45%、14%和6%。該公司通過市場調查發現，該類型塗料具有競爭性的市場價格0.50美元/公斤，公司確定的產品種產投放市場後的目標毛利為0.25美元/公斤。這樣一來，A型塗料的目標成本即為0.25美元/公斤（0.50美元/公斤－0.25美元/公斤）。然而該公司通過市場調查得知：上述四種原料的成本分別為0.45美元/公斤、0.18美元公斤、0.15美元/公斤和1.00美元/公斤。據此，A型塗料的成本為：0.45×35%+0.18×45%+0.05×14%+1×6%=0.31美元/公斤。也就是說，這個設計方案雖然在技術上是可行的，但其成本卻達不到目標成本的要求。為了實現既定的目標成本，該公司科技人員決定對A型塗料現有的配方進行重新研究調整，以便達到成本目標。通過運用價值工程的原理，他們發現A型塗料耐高溫性能有些過剩，而懸浮穩定性卻略顯不足。為此，科技人員決定在保證A型塗料必要的功能的前提下改進配方。新配方只用清鉛粉、黑鉛粉和膨潤土三種原料，它們所占的比重分別為15%、80%和5%，而膨潤土的成本僅為0.09美元/公斤。這樣新的A型塗料配方的成本為：0.45×15%+0.18×80%+0.09×5%=0.27美元/公斤。新配方的成本達到目標成本的要求，可以正式投產。
這一方法已經被眾多的企業所採用，即實踐證明它是一種十分有效的控制成本的手段。最初，這種方法可能是某企業迫於競爭的無奈而創造出來的。但是，實際上在競爭並不激烈的產業中，推行此方法依然可以獲得奇特的管理效果。人的潛力是無限的，有時候看似不能達到的目標，如果有一個強權者一定要讓人們達到它，它有時還真得能夠如願以償。許多企業往往並不知道自己企業是否存在降低成本的空間，採取這種方法，有時可以把海綿中所有的水都擰乾。
基於價值分析的成本控制方法
一些優秀的製造業中的大企業都使用了這種方法。這類企業往往設有一個專門的部門來負責“降低成本”，他們分析現有的工作、事項、材料、工藝、標準，通過分析他們的價值並尋找相應的替代方案，可以相應地降低成本。比如，某企業的成本管理人員經過認真分析，發現將企業內的保潔工作外包給公司以外的專業保潔公司完成，比企業自己養清潔工成本更低，於是提出議案，公司領導看後認為可以，於是就把公司的保潔工作委託給了一家專業保潔公司。
這種方法在先進的公司使用是經常的和制度化的，即企業設有專門的人員（通常是工程師）以此為工作職責。但是，幾乎所有的公司看似或多或少地使用了這種方法，而其實做得並不專業。具體分析會發現兩種情況：一是，一些企業所進行的價值分析實際上是學另外的企業的經驗。比如，聽到或看到某企業將保潔工作實現外包，降低了保潔和管理成本，於是也來採取外包保潔的管理辦法。這實際上是在運用標桿，而不是獨立的價值分析的過程和結果。其二，一些企業經常也會特地對某些工作、事項、業務、流程等進行價值分析，並且有時也可能找出一個良好的替代方案，以及實行的效果的確比較理想。然而，這種價值分析的過程更多的是因為某些重要人物心血來潮時的行為。
基於經驗的成本管理方法
這是一種最為基礎的和較低級別的，但是套用最為普遍，在一定的條件下效果也是十分好的一種成本控制法。大多數企業的成本管理都是由此開始的，而其他每一種成本控制方法的最底層部分其實都是由此構成的。
它是管理者藉助過去的經驗來現實對管理對象進行控制，從而追求較高的質量、效率和避免或減少浪費的過程。比如說，經驗告訴我們，在採購的過程中，“貨比三家、反覆招標、儘量殺價”，可以降低採購成本，於是管理者就要求他們的下屬在採購時“貨比三家、反覆招標、儘量殺價”。又比如，經驗告誡我們，對外採購的過程中，如果缺少必要的監督機制，有的採購人員就可能產生自私行為，從而導致企業損失，於是大量的企業常常不惜犧牲效率和成本設定“關卡”來防止採購人員的自私行為。還比如，人們注意到只要對員工盯緊一點，員工的工作效率就會得到相應的提高，於是企業普遍十分強調對員工行為的監督。
毫無疑問，基於經驗的成本管理方法有時是最有效用的提高效率、保證質量和控制成本的措施。一個從最基層銷售員乾起，一直乾到行銷副總經理職務的管理者，他所管理的銷售人員，一般較少有機會犯直接蓄意損害企業利益的錯誤。然而，經驗有時是也是不可靠的。一位企業總經理過去管理文化層次較低的工作人員的經驗告訴他，加強對犯錯員工的處罰可能減少員工犯錯，從而減少或避免企業的損失，然而如果他管理的工作人員文化層次較高，且都是獨生子女一代，那么他的這一經驗可能不但不管用，甚至走向反面。
基於經驗的成本管理法有時並不管用，一般出於兩點原因：一是，經驗帶有嚴重的個人色彩，當變化的環境問題超過經驗的範圍時，經驗可能失去效用。二是，經驗往往是“就事論事”的，不是系統思維的結果，因此經驗在實用過程中可能出現系統性消極後果，即對具體的對象而言它們有助於控制甚至降低成本，但就總體而言它們則可能無助於控制成本，甚至造成系統性成本上升，此外，實施經驗化的成本管理，可能在未來留下歷史的陰影。
估算方法
方法論
進度計畫是從時間的角度對項目進行規劃，而成本估算則是從費用的角度對項目進行規劃。這裡的費用應理解為一個抽象概念，它可以是工時、材料或人員等。
成本估算是對完成項目所需費用的估計和計畫，是項目計畫中的一個重要組成部分。要實行成本控制，首先要進行成本估算。理想的是，完成某項任務所需費用可根據歷史標準估算。但對許多工業來說，由於項目和計畫變化多端，把以前的活動與現實對比幾乎是不可能的。費用的信息，不管是否根據歷史標準，都只能將其作為一種估算。而且，在費時較長的大型項目中，還應考慮到今後幾年的職工工資結構是否會發生變化，今後幾年原材料費用的上漲如何，經營基礎以及管理費用在整個項目壽命周期內會不會變化等問題。所以，成本估算顯然是在一個無法以高度可靠性預計的環境下進行。在項目管理過程中，為了使時間、費用和工作範圍內的資源得到最佳利用，人們開發出了不少成本估算方法，以儘量得到較好的估算。這裡簡要介紹以下幾種。
經驗估算法
進行估計的人應有專門知識和豐富的經驗，據此提出一個近似的數字。這種方法是一種最原始的方法，還稱不上估算，只是一種近似的猜測。它對要求很快拿出一個大概數字的項目是可以的，但對要求詳細的估算顯然是不能滿足要求的。
因素估算法
這是比較科學的一種傳統估算方法。它以過去為根據來預測未來，並利用數學知識。它的基本方法是利用規模和成本圖。如圖所示，圖上的線表示規模和成本的關係，圖上的點是根據過去類似項目的資料而描繪，根據這些點描繪出的線體現了規模和成本之間的基本關係。這裡畫的是直線，但也有可能是曲線。成本包括不同的組成部分，如材料、人工和運費等。這些都可以有不同的曲線。項目規模知道以後，就可以利用這些線找出成本各個不同組成部分的近似數字。
這裡要注意的是，找這些點要有一個“基準年度”，目的是消除通貨膨脹的影響。畫在圖上的點應該是經過調整的數字。例如以1980年為基準年，其他年份的數字都以1980年為準進行調整，然後才能描點劃線。項目規模確定之後，從線上找出相應的點，但這個點是以1980年為基準的數字，還需要再調整到當年，才是估算出的成本數字。此外，如果項目周期較長，還應考慮到今後幾年可能發生的通貨膨脹、材料漲價等因素。
做這種成本估算，前提是有過去類似項目的資料，而且這些資料應在同一基礎上，具有可比性。
WBS法
即利用WBS方法，先把項目任務進行合理的細分，分到可以確認的程度，如某種材料，某種設備，某一活動單元等。然後估算每個WBS要素的費用。採用這一方法的前提條件或先決步驟是：
①對項目需求作出一個完整的限定。
②制定完成任務所必需的邏輯步驟。
③編制WBS表。
項目需求的完整限定應包括工作報告書、規格書以及總進度表。工作報告書是指實施項目所需的各項工作的敘述性說明，它應確認必須達到的目標。如果有資金等限制，該信息也應包括在內。規格書是對工時、設備以及材料標價的根據。它應該能使項目人員和用戶了解工時、設備以及材料估價的依據。總進度表應明確項目實施的主要階段和分界點，其中應包括長期定貨、原型試驗、設計評審會議以及其他任何關鍵的決策點。如果可能，用來指導成本估算的總進度表應含有項目開始和結束的日曆時間。
一旦項目需求被勾劃出來，就應制定完成任務所必需的邏輯步驟。在現代大型複雜項目中，通常是用箭頭圖來表明項目任務的邏輯程式，並以此作為下一步繪製CPM或PERT圖以及WBS表的根據。
編制WBS表的最簡單方法是依據箭頭圖。把箭頭圖上的每一項活動當作一項工作任務，在此基礎上再描繪分工作任務。
進度表和WBS表完成之後，就可以進行成本估算了。在大型項目中，成本估算的結果最後應以下述的報告形式表述出來：
①對每個WBS要素的詳細費用估算。還應有一個各項分工作、分任務的費用匯總表，以及項目和整個計畫的累積報表。
②每個部門的計畫工時曲線。如果部門工時曲線含有“峰”和“谷”，應考慮對進度表作若干改變，以得到工時的均衡性。
③逐月的工時費用總結。以便項目費用必須削減時，項目負責人能夠利用此表和工時曲線作權衡性研究。
④逐年費用分配表。此表以WBS要素來劃分，表明每年（或每季度）所需費用。此表實質上是每項活動的項目現金流量的總結。
⑤原料及支出預測，它表明供貨商的供貨時間、支付方式、承擔義務以及支付原料的現金流量等。
採用這種方法估算成本需要進行大量的計算，工作量較大，所以只計算本身也需要花費一定的時間和費用。但這種方法的準確度較高，用這種方法作出的這些報表不僅僅是成本估算的表述，還可以用來作為項目控制的依據。最高管理層則可以用這些報表來選擇和批准項目，評定項目的優先性。 以上介紹了三種成本估算的方法。除此之外，在實踐中還可將幾種方法結合起來使用。例如，對項目的主要部分進行詳細估算，其他部分則按過去的經驗或用因素估算法進行估算。
工時管理工具
國外流行的工時管理，能夠將工時核算成成本，降低風險。有些軟體可進行相關管理，能與打卡機一塊使用，是web的並且多達八個國家的語言，放到網際網路上全球都可以使用．
項目成本管理
有些項目管理軟體支持“自上而下”項目預算及“自下而上”項目支出，實時跟蹤項目成本的變化情況，對於超支的情況則以高亮形式自動提醒；提供費用控制功能，可自定義項目或單個事項的費用在某個範圍內需要再被審批。
有些項目管理軟體提供以下功能，可同時對組織和項目的預算、支出及跟蹤進行管理：兼顧一致性與靈活性的費用分類，同時適用於組織和PMO：
（1）“自上而下”預算與“自下而上”預算
（2）自動匯總統計不同組織和PMO的費用
（3）工時表和費用報告管理
（4）訂購單和請款單管理
（5）發票和付款管理
（6）預算偏差監測和重新預測
（1）“自上而下”預算與“自下而上”預算
（2）自動匯總統計不同組織和PMO的費用
（3）工時表和費用報告管理
（4）訂購單和請款單管理
（5）發票和付款管理
（6）預算偏差監測和重新預測
