電子預算是基於傳統預算編制方法的不足而產生的。
電子預算從便於企業其他職能部門和廣大員工積極參與的角度出發，設定了一系列轉換程式，即套用相同的標準，編制出了具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制中來。同時，電子預算系統根據不同預算者的需要，設定了不同的預算形態，使整個部門的預算編制既輕鬆又富有彈性。
基本介紹
- 中文名：電子預算
- 外文名：Electronic budget
- 基礎：傳統預算編制方法
- 領域：經濟
- 性質：方法不足而產生的
電子預算的產生與發展,電子預算的優點,電子預算的功能擴展,電子預算應注意的問題,
電子預算的產生與發展
電子預算是基於傳統預算編制方法的不足而產生的。首先，從預算編制的流程來看，傳統的財務預算不論是人工編制還是用工作底稿來編，每個參與預算編制的工作人員都必須具有一定的財務知識，否則將會使預算編制工作困難增加，而且也難以形成一份有建設性意見的預算方案。其次，從財務部門的角度來看，當有關部門將預算編制出來之後，財務部門必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由於各部門在預算編制過程中採用的手段和方法不盡相同，加上一些部門預算工作存在的滯後性，致使財務部門既要擔負繁重的調整業務，還要不斷催促有關部門提交預算報表。當某一數字需要調整時，其整個預算工作又將重新開始，這些問題的存在大大降低了整個預算編制的效率。由此可見，傳統預算最大的缺點在於，預算編制者在預算編制過程中無法將歷史資料匯總、存取和及時運用，無法對企業現有資料進行整合，它們相互之間是孤立的，難以融合套用。而沒有歷史資料的互動融合，預算編制只是對資金進行互動分配，缺乏建設性和發展性，使預算失去原有的實質內涵。
電子預算從便於企業其他職能部門和廣大員工積極參與的角度出發，設定了一系列轉換程式，即套用相同的標準，編制出了具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制中來。同時，電子預算系統根據不同預算者的需要，設定了不同的預算形態，使整個部門的預算編制既輕鬆又富有彈性。如財務部門可以直接從系統中刪減支出，並能立即獲知影響情況，而不需要再透過跨部門的溝通找到該部門的主管，等該部門評估回應後方知結果如何，也不用再重新輸入資料，重新核算。同時，電子預算不需要再從各個不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料、將預測基礎統一等。財務主管只需要考慮企業投入與產出，現金流入與流出等贏利情況能否與預算保持一致的競爭問題。電子預算作為一種線上管理工具，不再受地點、場所的影響，可以隨時上線運作，並使運算始終保持在最新狀態。
可見，電子預算的最大價值是將預算轉化為管理工具，徹底改變了財務人員的傳統觀念，使他們朝戰略性的財務方向發展。
電子預算的優點
電子預算的優點是相對於傳統預算而言的。
1．通過電子手段編制預算，使預算工作變得快速而便捷
與傳統預算編制相比，電子預算降低了編制預算時來回交涉的困難度和時間成本，而且通過線上編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數字之類的單調工作不復存在。它消除了過去可能發生的紙張和時間的浪費，取而代之的是各種不同的、極富創意的編制技巧。
2．網路技術下的電子預算，擴大了傳統預算的範圍
企業可以將整個集團公司作為系統，以擴大預算的規模，集團下屬各分公司可以透過網路從全球各地進入系統編制預算，從而使預算的編制過程更具效率性。電子預算在以下三個方面具有明顯的效用：
①降低企業的管理成本及難度；
②提高員工的滿意程度；
③有助於發展競爭財務。
在電子預算的配合下，競爭財務將有關信息轉化為競爭戰略的目標，使企業在獲得上述三方面效用的同時，促進了預算流程的合理化，使過去單調、繁瑣的預算工作轉化為一種充滿樂趣的組織戰略。
3．電子預算與企業財務系統聯結，極大地提高了預算的編制效率
它可以使任何一個參與預算編制的成員，調用過去已發生的歷史性資料庫數據，且還可以將預算編制者的任意假設對其預算的影響顯示出來。同時，在某一層次或某一範圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業預算及預測功能完全自動化，即不論何時何地，預算編制者均可以藉助於網路路徑與預測編制系統聯結，處理與他們相關的預算編制工作。同時，在預算編制語言的輔助下，輕鬆地編制、更新、追蹤監控預算系統。
電子預算是財務管理的有效工具，它使所有的預算編制者在統一的規範下編制預算，並隨時提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者製作不同形態的預算，例如物資採購預算、現金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進了競爭財務的發展，提高了戰略管理的效率，使財務工作者更多地分析、掌握有關公司成長過程中的關鍵性問題，如為了培育與發展企業的核心競爭力，企業應如何開展深入的市場區隔研究，為了擴展和提高企業的核心業務，企業競爭戰略的重點應放在哪些方面，以及如何把握價值鏈中的“戰略環節”等。
電子預算的功能擴展
網路技術下的電子預算，擴大了傳統預算的範圍。它除了傳統的預算編制功能外，還積極地參與管理，幫助經營者進行物資採購、最佳化供應鏈，以及合理安排現金流量的管理等，而其中最顯著的功能擴展則主要體現在如下兩個方面。
1.電子預算廣泛套用於企業物質採購之中
電子預算在協助企業管理當局適時地進行物質採購等的管理中也具有積極的作用。從最佳化企業供應鏈的角度看，電子預算可以說是電子商務的最好縮影。藉助於電子預算系統，供應鏈上的每一環節都能適時、確切地掌握客戶所需產品的數量。譬如，在一個典型的供應鏈中，銷售點（POS）有一個自動、精確的對存貨狀態進行永續更新（Continuous Replenishment，CR）的系統，即在貨物被售出時利用POS終端，對它進行掃描，該貨物的條形碼就被輸入系統，存貨記錄也隨之被刷新了。如果對這種記錄業務進行進一步拓展，還可以把信息傳回中央辦公室，在那裡把其他銷售點的信息結合起來，就能追蹤各種貨物的銷售模式，並實現以日為單位而不是以周或季節為單位的訂貨。如果這個供應鏈進一步拓展，並允許採用銷售者管理存貨（VMI）系統（一種讓供應商完全負責產品管理和向買者供貨的方法），該系統能使供貨商此如批發商海天很容易地對銷售點的存貨資料庫進行訪問，並推斷出特定產品需要供應的數量，從而在沒有訂單的情況下就可以把商品直接傳送到銷售點。
如果該供應鏈再向前拓展，它能使製造業者的生產管理計算機系統對各個批發商要求訂貨的產品實行適時生產管理，並在要求的時間由運輸管理系統按送貨地點、品種、數量等準確無誤地進行搭配組合，在預定的時間按時送達各個銷售點。
電子預算系統也能適時向供應商發出訂貨的信息，相應地，有關未來現金流量的數量和時間也就成為確定不變的因素了。例如，VMI存貸管理方式對付款的要求是在指定地點收到貨款時付款，而根據生產情況實施（Paid on Production，POP）的付款原則是：在實際產品從存貨中被提出或被公司賣給消費者之前不對其進行任何支付，亦即在存貨被使用或銷售時付款，因而它是對VMI存貨管理方式的進一步拓展。總之，藉助於網路、信息技術的電子預算消除了生產經營活動中不確定性的同時，還使未來現金流動的數量與時間也隨之得到了確定。
2.電子預算使適時現金管理成為可能
市場競爭環境下的財務管理，必然會遇到諸如現金收入減少、季節性現金支出以及臨時性現金短缺，需要以短期融資方式籌措現金或將有價證券加以變現等情況；也有可能遇到暫時產生大量現金收入，企業採取歸還本息或進行短期投資的情況。在傳統財務管理中，由於各種資金信息的傳遞不及時，對所發生的現金多餘或短缺企業往往不知所措；有時因對這種短缺或多餘的數量、發生時點和延續期間缺乏準確的把握，而導致資金的閒置浪費或不能滿足需要。
電子預算使現金流量的適時管理成為可能，它能適時代化短期資金的運籌，降低資金籌集和使用成本，提高資金運營效益。電子預算使“零現金餘額管理”成為可能。這是因為，通過電子預算企業能準確地預測未來現金流動的數量與時間。企業根據適時生產系統，採用由後向前的倒推方法，來全面安排和組織現金流動。譬如，企業可以首先預定使下一個月末的現金餘額為零，然後以此為出發點，採用上述方法使每一天現金餘額為零。由於現金流量和準確預測，使得企業能夠清楚地了解下一個月內每天的經營活動現金流量，通過EFT（電子資金轉賬，即金融機構間價值的電子轉移）可以確保經營活動現金流量按照預測的數量和時間到達預定收款單位或從該單位流出，據此，事先了解各單位每天的現金餘缺情況。
為了提高現金的運用效率，企業首先應在公司或集團內部，通過調度方式調劑各內部單位的現金餘缺，按照“未來每天現金餘額為零”的原則確定調度的數量、時間與期限。如果通過公司內部的現金調度仍不能滿足現金流出的需要，則需確定外部籌資或短期投資變現的數量、時點與期限。如果內部的現金調度使公司在充分運用現金資源的基礎上還有多餘，或者由於外部籌資的最低限額或期間而使某段時間內現金多餘，則可確定短期投資的數量、時間和期限組合。總之，電子預算的套用使得現金管理也能實現由後向前的拉動式的流量安排，從而使每天的現金餘額為零。當然，正如“零存貨”並非真正地消除存貨一樣，零現金餘額也並非真正地消除現金。然而，電子預算的套用的確能使公司把現金餘額控制到預期的最佳水平之上。
電子預算應注意的問題
與傳統的財務預算相比，電子預算具有明顯的優點。然而，我們也應當認識到，電子預算是一項十分複雜的工作，它除了企業本身需要投入人力、物力、財力外，還需要相關軟體公司、專業顧問群、電腦信息廠商的協助。各企業在借鑑套用電子預算方法時，必須結合自身情況，考慮各方因素後，量力而行。同時，對於已經採用電子預算的企業也需注意如下兩點：
1．儘管電子預算所涉及的範圍非常廣，但其最終的控制者還必須由財務人員來擔當。財務人員從最新的流程編制開始，不斷追蹤、監控直至最後預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒有削弱財務人員在企業管理中的重要地位與作用，反而促進了基於企業核心競爭力的培養，增強了戰略管理功能的競爭財務的發展。
2．為了確保電子預算的安全性，對於所有聯結上線的作業需要系統地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關競爭對手或其他人員截獲，並且確保財務人員掌握和控制整個預算的編制狀況。
