《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）是2013年6月1日實施的一項中華人民共和國國家標準，歸口於中國國家密碼管理局。
《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）規定了電子檔案管理系統（Electronic records management system，ERMS）通用的功能性要求，不包括系統設計和實施的具體要求，不規定實現系統功能的平台和具體技術，不規定詳細的實施細則，也不規定系統測試相關事項。該標準適用於機關、團體、企業事業單位和其他社會組織對電子檔案管理系統的建設、使用和評估，適用於相關企業和科研院所開展相關的科研和教學活動。
基本介紹
- 中文名：電子檔案管理系統通用功能要求
- 外文名：General functional requirements for electronic records management syetem
- 標準號：GB/T 29194-2012
- 發布日期：2012-12-31
- 實施日期：2013-06-01
- 標準類別：基礎
- 中國標準分類號：A14
- 國際標準分類號：35.040
- 歸口單位：中國國家密碼管理局
- 執行單位：中國國家密碼管理局
- 主管部門：中國國家密碼管理局
- 性質：推薦性國家標準
- 狀態：現行
制定過程,制定背景,編制進程,制定依據,起草工作,標準目次,內容範圍,引用檔案,意義價值,
制定過程
制定背景
電子檔案（Electronic records）是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子檔案記錄了各種公務活動的過程和結果，其真實性、完整性、可用性和安全性必須得到維護和保障。電子檔案生命周期中的任何管理行為均應以維護檔案與業務活動、檔案之間以及檔案組成部分之間的聯繫為基本原則，這些管理行為最終都要在計算機系統中實現。電子檔案管理系統（Electronic recordsmanagement system，ERMS）是套用於電子檔案形成單位的，旨在捕獲電子檔案並實施維護、利用和處置的專業系統。為指導電子檔案管理系統的建設和使用，提升系統環境下檔案管理的規範化水平，借鑑國際上同類標準，結合中國電子檔案管理實際，制定《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）國家標準。
編制進程
2011年3月9日，國家標準計畫《電子檔案管理系統通用功能要求》（20100030-T-244）下達，項目周期24個月，由244（國家密碼管理局）歸口上報及執行，主管部門為國家密碼管理局。全國標準信息公共服務平台顯示，該計畫已完成網上公示、起草、徵求意見、審查、批准、發布工作。
2012年12月31日，國家標準《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）由中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會發布。
2013年6月1日日，國家標準《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）實施。
制定依據
國家標準《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）依據中國國家標準《標準化工作導則—第1部分：標準的結構和編寫規則》（GB/T 1.1-2009）規則起草。
起草工作
主要起草單位：國家電子檔案管理部際聯席會議辦公室、中國人民大學信息資源管理學院。
主要起草人：任守信、錢毅、劉越男、梁凱、李澤鋒。
標準目次
前言 | Ⅲ |
|---|---|
引言 | Ⅳ |
1範圍 | 1 |
2規範性引用檔案 | 1 |
3術語和定義 | 1 |
4總則 | 4 |
5基本功能要求 | 7 |
6可選功能要求 | 31 |
參考文獻 | 36 |
參考資料：
內容範圍
《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）規定了電子檔案管理系統（Electronic records management system，ERMS）通用的功能性要求，不包括系統設計和實施的具體要求，不規定實現系統功能的平台和具體技術，不規定詳細的實施細則，也不規定系統測試相關事項。該標準適用於機關、團體、企業事業單位和其他社會組織對電子檔案管理系統的建設、使用和評估，適用於相關企業和科研院所開展相關的科研和教學活動。
引用檔案
GB/T 18894 電子檔案歸檔與管理規範 DA/T 1-2000 檔案工作基本術語 DA/T 22-2000 歸檔檔案整理規則 DA/T 31-2005 紙質檔案數位化技術規範 DA/T 32-2005 公務電子郵件歸檔與管理規則 DA/T 38-2008 電子檔案歸檔光碟技術要求和套用規範 | DA/T 46-2009 文書類電子檔案元數據方案 DA/T 47-2009 版式電子檔案長期保存格式需求 DA/T 48-2009 基於XML的電子檔案封裝規範 信息安全等級保護管理辦法（公通字〔200743〕號） ISO 15489-1:2001信息與文獻檔案管理第1部分:通則（Information and documentation-Records management--Part 1: General） |
參考資料：
意義價值
依託《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）能夠有效推動檔案工作的數字轉型，促進部分信息化成熟度高的組織和行業開始推動電子檔案“單套制”的施行。例如國家開發銀行依託《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）開發的電子檔案管理系統支撐了助學貸款業務辦理的全流程無紙化，取得了非常良好的社會效益。
