購進商品溢余和短缺的核算企業購進商品驗收入庫時，如果發現實收數量與應收數量不符，則為商品溢余或短缺，實收數量大於應收數量為商品溢余，實收數量小於應收數量則為商品短缺。發生溢余或短缺時，驗收人員（全庫或實物負責人）應按實收數量填寫“收貨單”及“商品溢余（短缺）報告單”。對於商品的溢余或短缺，應及時，認真地查明其原因，妥善處理。造成商品溢余和短缺的原因是多種多樣的，如：供貨單位送貨或發貨差錯（多發或少發）、商品在運輸途中因其自身性質發生的溢余或短缺以及途中損壞或丟失、因自然災害造成的毀損等。對於購進商品發生的溢余或短缺，核算上一般應分為兩個步驟處理。第一步，在查明其產生的原因之前，應通過“待處理財產損溢—街處理流動資產損溢”科目予以反映：如果商品溢余，應按實收數借記“庫存商品”科目，按應收數貸記“商品採購”科目，溢餘數記入“待處理財產損溢一一待處理流動資產損溢”科目的貸方，如系售價核算，還應同時貸記“商品進銷差價”科目；如果是商品短缺，應按實收數借記“庫存商品”科目，按短缺數借記“待處理財產損溢一待處理流動資產損溢”科目，按應收數貸記“商品採購”科目。第二步，待溢短缺的原因查明後，根據不同情況提出處理意見，經批准後，進行會計處理：屬於應由供應單位、運輸機構、保險公或其他過失人負責賠償的損失，應借記“其他應收款”等科目，貸記“待處理財產損溢一一待處理流動資產損溢；屬於自然災害等非正常原因造成的損失，應將扣除殘料價值。和過失人、保險公司賠款後的淨損失，借記“營業外支出—非常損失”科目，貸記“待處理財產損溢—待處理流動資產損溢”；屬於無法收回的其他損失，報經批准後，列入“經營費用”。
