語音郵件系統是一種在計算機的存儲器中記錄並存放電話郵件的系統，用來代替或協助接待人員，它們不僅僅是高級的應答機，它可以為多個用戶設定不同的信箱，每個用戶都能復值、存儲或者轉發郵件。VMS允許經授權的公司職員。獲得一個語音信箱，用來接收和存儲別人發來的音訊，傳送音訊到系統的其他信箱中，或者傳送音訊到一組預先設定的信箱中。
基本介紹
- 中文名：語音郵件系統
- 外文名：Voice mail system
- 作用：代替或協助接待人員
- 原理：區域網路的共享原理
- 功能：用來接收和存儲別人發來的音訊
- 優點：可複製、存儲或者轉發郵件
定義,組成,中央處理單元（CPU）,編解碼器（Codecs）,軟體,I/O卡,語音識別卡,其它系統組件,語音郵件原理,特徵,優點,
定義
語音郵件，也稱作語言訊息，允許你把一條訊息留給其他人。你不僅可以對任意一個人，而且還可以對某些特定的人以你自己的聲音把這一訊息留下來。
語音郵件系統是一種在計算機的存儲器中記錄並存放電話郵件的系統，它與簡單的電話應答機不同，語音郵件系統可以為多個用戶設定不同的信箱，每個用戶都能複製、存儲或者轉發郵件。
組成
語音郵件系統主要包含下列組件：
中央處理單元（CPU）
CPU負責處理整個單元的所有操作，它執行位於CPU內部的套用軟體和操作軟體。
編解碼器（Codecs）
軟體
軟體決定了各個系統在功能上的差異。例如有些系統能夠自動聽到一條訊息被留言的時間，而有些系統則需要首先撥“7”才能聽到留言的時間。
I/O卡
這種印刷電路板提供了電話系統和語音系統之間的連線。每一塊電路板通常有4個連線埠。每一個連線埠允許一個人收聽或錄製語音郵件。在一些同時提供語音郵件和傳真的系統中，I/O連線埠也可以被用來傳送和接收傳真。
語音識別卡
它是一種能夠識別口語命令的專用卡和軟體。語音識別也可以通過軟體的方式實現。
其它系統組件
語音郵件原理
語音郵件是利用區域網路的共享原理，當語音郵件用戶要傳送語音郵件時，用戶先在工作站上運行語音郵件系統，來建立語音郵件內容，然後把語音郵件傳送到伺服器中用戶的信箱（用戶的一個私人目錄），收信用戶在工作站運行語音系統來查詢自己的信箱中是否有郵件，如果有則通知用戶進行閱讀（聽）。
特徵
（1）專用的語音郵件信箱；
（2）數字地記錄通知和訊息；
（3）訊息持續十秒和重複功能；
（4）訊息等待確認（語音郵件系統允許你知道有一條等待的語音郵件訊息）；
（5）訊息轉發/重傳；
（6）訊息廣播；
（7）跳過訊息；
（8）各條單獨的訊息刪除或存儲；
（9）預期的訊息提示；
（10）線上目錄系統。
優點
（1）75%的商務呼叫在第一次呼叫中往往不能建立，而通過語音郵件，你能夠以你自己的聲音和語調留下一條較為詳細的訊息。接收方能夠根據訊息的應答而回答語音訊息，而不必試圖反覆地進行通信，或也不需要讓話務員或秘書留下一般的回話訊息，該訊息可能會得不到傳達。
（2）接收到的所有電話呼叫的2/3要比等待的那些呼叫具有較低的重要性，而通過語音郵件能夠減少你被打斷的數量。
（3）當你要留下語音郵件訊息時，所進行的呼叫一般都縮短。真實的會話會含有大量的閒談。一次語音郵件呼叫的平均時間為43秒，而長途呼叫的平均時間高達3.4分鐘。當你正確使用時，語音郵件可加速80%。
（4）對於海岸兩端或國際間商務通話時，時區不再成為問題。訊息能夠給各個用戶留下，相應的應答可以在稍後的時間進行，也可能採用語音郵件訊息應答。
（5）較少的回話次數。大多數語音郵件能夠在第一次就獲得信息，這樣可以減少約50%的電話呼叫次數。
（6）24小時可用。
（7）增加了客戶業務（訊息總能被轉達）。
（8）減少了勞動成本（需要較少的接待員）。
（9）可使用語音郵件系統，對整個組織或特定的人群廣播通知。
