秘書的自我定位

背景

當記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經營企業的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業中的位置有多么重要。

秘書的自我定位

大致來說，秘書的工作包括以下幾個方面：

Æ輔助決策

當上司面對多個選擇而猶豫不決時，秘書要為上司收集相關資料，幫助上司分析情況。

Æ調查研究

當上司接到一個新任務時，秘書應協助上司進行調查研究，掌握具體的第一手資料。

Æ收集信息

當今的社會已進入資訊時代，秘書必須具備信息處理能力，及時、準確地收集所需要的信息。此外，還要善於運用網路收集信息。

Æ文書處理

文書處理包括整理資料、撰寫報告等等。一位優秀的秘書應該善於處理文書。

Æ會務準備

所謂會務準備既包括公司內部的會議準備，也包括對外的會議溝通，準備工作主要是進行業務匯報。

Æ公關工作

公關工作包括溝通、社交、商務等方面，有時也要代表公司進行發言，或者代表主管或老闆與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。

Æ檔案管理

在高科技迅速發展的今天，我們已經擺脫了以前傳統的檔案管理方式，而是採用電腦來管理檔案，所以秘書應該學會在傳統化與電腦化之間取得平衡。

Æ工作日程安排

上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據上司的時間以及事務的重要程度進行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個會議，秘書要把握好時間，留出往返的時間空檔，保證上司能及時參加。

Æ查辦工作

查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進行核實，或者對一些須要重視的傳言進行證實。

Æ接待工作

當有客人或來訪者的時候，秘書有責任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產生賓至如歸的感覺。

Æ行政事務

行政事務管理包括所有檔案的流程、生產線的流程、所有空間的管理，以及下對上、上對下的溝通與協調。

Æ保密工作

秘書要具備保密意識，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。

秘書的工作非常繁瑣，而且經常有突發性的事件要處理，所以秘書的能力應該是多元化的，決不能只有單一專長。

以下是一些秘書在工作中的表現，你認為他們當中誰是合格的秘書，誰需要改進工作態度、提高工作能力？

（1）小王在處理其他的事務時都非常能幹，但是她討厭寫報告，認為寫報告是一件無關緊要的小事，所以沒有在寫作上下功夫。

（2）小李是財務經理的秘書，經常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地迴避這些話題。