秘書的自我定位

秘書的工作非常煩雜瑣碎,公司所產生的任何事務性工作都可能會涉及,所以秘書需要非常細緻和耐心。

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背景

當記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特,其一生經營企業的秘訣時,他說“要請一位好秘書”,由此可見,秘書在企業中的位置有多么重要。
秘書的自我定位

秘書的工作內容

大致來說,秘書的工作包括以下幾個方面:
Æ輔助決策
當上司面對多個選擇而猶豫不決時,秘書要為上司收集相關資料,幫助上司分析情況。
Æ調查研究
當上司接到一個新任務時,秘書應協助上司進行調查研究,掌握具體的第一手資料。
Æ收集信息
當今的社會已進入資訊時代,秘書必須具備信息處理能力,及時、準確地收集所需要的信息。此外,還要善於運用網路收集信息。
Æ文書處理
文書處理包括整理資料、撰寫報告等等。一位優秀的秘書應該善於處理文書。
Æ會務準備
所謂會務準備既包括公司內部的會議準備,也包括對外的會議溝通,準備工作主要是進行業務匯報。
Æ公關工作
公關工作包括溝通、社交、商務等方面,有時也要代表公司進行發言,或者代表主管或老闆與媒體以及同行打交道,與他們建立良好的溝通渠道。
Æ檔案管理
在高科技迅速發展的今天,我們已經擺脫了以前傳統的檔案管理方式,而是採用電腦來管理檔案,所以秘書應該學會在傳統化與電腦化之間取得平衡。
Æ工作日程安排
上司每天的工作日程一般都由秘書安排,秘書必須根據上司的時間以及事務的重要程度進行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京參加某個會議,秘書要把握好時間,留出往返的時間空檔,保證上司能及時參加。
Æ查辦工作
查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進行核實,或者對一些須要重視的傳言進行證實。
Æ接待工作
當有客人或來訪者的時候,秘書有責任做好接待工作,讓來賓感受到自己受到禮遇,產生賓至如歸的感覺。
Æ行政事務
行政事務管理包括所有檔案的流程、生產線的流程、所有空間的管理,以及下對上、上對下的溝通與協調。
Æ保密工作
秘書要具備保密意識,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事詢問,也不能隨便透露。

秘書應該具備的能力

秘書的工作非常繁瑣,而且經常有突發性的事件要處理,所以秘書的能力應該是多元化的,決不能只有單一專長。

自檢

以下是一些秘書在工作中的表現,你認為他們當中誰是合格的秘書,誰需要改進工作態度、提高工作能力?
(1)小王在處理其他的事務時都非常能幹,但是她討厭寫報告,認為寫報告是一件無關緊要的小事,所以沒有在寫作上下功夫。
(2)小李是財務經理的秘書,經常有同事或者好友向她打探別人的薪水,小李總是巧妙地迴避這些話題。
(3)小張做了多年的秘書工作,一直做得很好,只是最近兩年公司引進電腦,實行電腦化管理,小張沒有學過電腦,覺得適應不了。

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