基本介紹
- 中文名：知識管理工具
- 用途：用於信息處理
- 分類：生成、編碼和轉移工具
- 知識編碼工具：知識倉庫、地圖、轉移
公司介紹,分類,kmpro版,
公司介紹
信息管理工具主要用於信息處理，例如自動化的信息搜尋代理、決策支持技術、經理信息系統和文檔管理系統。數據、信息管理工具與知識管理工具的區別在於，這些工具不能捕捉複雜語境信息和知識內涵的多樣性。數據、信息管理工具的特點決定了它們不能十分有效的支持知識管理。
例如，如果人們沒有相應的歷史知識，那么世界名畫：蒙娜麗莎，對於觀賞這來說僅僅是一幅肖像畫，但這幅畫所要表達的決不僅僅如此。知識工具的作用在於，它不僅僅幫助我們完整的保存這幅畫像，更重要的是，它能夠幫助我們理解這幅名畫。因此，數據、信息管理工具與知識管理工具最大的區別在於能否為使用者提供理解信息的語境，以及各種信息之間的相互關係。
分類
從企業中知識的生命周期來看，知識處理可以分為知識的生成、知識的編碼和知識的轉移。相應的，在本文中將知識管理工具分為三類：生成、編碼和轉移工具。
1.知識產生
無須多言，知識的創造對於一個企業來說是極端重要的，它是企業具有長久生命力的保證。知識的生成包括產生新的想法，發現新的商業模式，發明新的生產流程以及對原有知識的重新合成。企業內部的知識產生有多種模式，如知識的獲取、綜合、創新等。不同方式的知識產生模式有不同的工具對其進行支持。
(1)知識獲取新的知識不會突然的產生，創新總是需要在前人的知識基礎上進行，組織或個人實現創新的第一步是要獲取大量的相關知識。最具代表性的知識獲取工具就是搜尋引擎。
Internet和其它技術的產生，將人類獲取知識的能力帶到了一個嶄新的階段。但人們也逐漸發現自己被淹沒在信息的海洋中，顯得無所適從。雖然搜尋引擎不能直接給人們帶來知識，但是它們卻提供了知識的存放位置，如果忽略搜尋質量因素，象Yahoo這樣的搜尋引擎的確使人們十分方便的獲取各種知識。最近的技術發展已經使網路搜尋引擎具有了初步的智慧型，它能夠根據用戶輸入的關鍵字，實現模糊搜尋，並且能夠根據用戶對各條搜尋結果的使用頻率，自動更新搜尋結果。
Internet上的搜尋引擎是企業獲取外部知識的重要工具，現在已經有不少成熟的軟體支持企業內部知識的獲取。Lotus Notes R5提供的搜尋器，能夠在Notes文檔中實現高效率地全文檢索，並且能夠實現檢索條件地任意組合，使用戶能夠迅速地查找需要地資料。Lotus Notes R5提供的搜尋器還整合了Internet搜尋引擎和專家搜尋器，使用戶在Notes的環境下也能方便的獲取其它資源。
除了搜尋工具，另外一種常用於知識獲取的工具是數據挖掘技術。數據挖掘，也可以稱為資料庫中的知識發現(Knowledge Discovery in Database，KDD)，是從大量數據中提取出可信、新穎、有效並能被人理解的模式的高級處理過程。數據挖掘運用選定的知識發現算法，從數據中提取出用戶所需要的知識，這些知識可以用一種特定的方式表示或使用一些常用的表示方式。
數據挖掘主要實現以下四種功能：
數據總結。其目的是對數據進行濃縮，給出它的緊湊描述。數據挖掘主要關心從數據泛化的角度來討論數據總結。數據泛化是一種把資料庫中的有關數據從低層次抽象到高層次上的過程。
數據分類。其目的是學會一個分類函式或分類模型(也稱作分類器)，該模型能把資料庫的數據項映射到給定類別中的某一個。
數據聚類。是把一組個體按照相似性歸成若干類別，即"物以類聚"。它的目的是使屬於同一類別的個體之間的距離儘可能地小，而不同類別的個體間的距離儘可能地大。
關聯規則。關聯規則是形式如下的一種規則，"在購買麵包和黃油的顧客中，有90%的人同時也買了牛奶"(麵包+黃油?牛奶)。關聯規則發現的思路還可以用於序列模式發現。用戶在購買物品時，除了具有上述關聯規律，還有時間或序列上的規律。通過數據挖掘工具，企業可以在凌亂的數據中，找到有用的知識。
(2)知識的合成
大多數的發明並不是僅僅基於單一想法，通常是多個創新點的綜合產品。大多數的搜尋引擎通常被設計成，在使用者提供明確的搜尋條件的情況下，能夠高效率的搜尋與關鍵字相關的條目的工具。但搜尋結果之間是無序的，相互獨立的，即使最強大的搜尋引擎也不能實現完全智慧型式的互動搜尋。因此，常規的搜尋引擎的缺陷就在於不能搜尋與人腦中想法相關的知識。現在有一些工具能夠幫助人們實現象IdeaFisher等工具，能夠將相關的詞句組合起來，幫助人們將分散的創新觀點整合起來。另外一個工具，稱為Inspiration，能夠幫助用戶形成一種概念圖，從而提高使用者對知識進行合成的能力。
(3)知識的創新
就目前的技術水平而言，通過機器實現知識的創新還十分困難，雖然人們可以通過搜尋引擎大大加強搜尋的效率，通過人工智慧實現簡單的知識推理，達到一定程度的人工智慧，但實現自動化的知識創新還十分困難，或者只能實現輔助性的知識創新。例如，名為IdeaGenerator 和 MindLink的工具通過引導人們突破思維定勢來提高創新能力。知識的創新是人類最複雜的思維活動，要求機器象人類一樣思維是不可能的，但人類可以設計出一些軟體模擬人類思維。但即使這樣，人們還要等待很長的時間。
2.知識編碼
如果僅有知識生成工具，那么它的作用將是微乎其微的。知識在產生出來後，只有通過共享和交流才能發揮其巨大的價值。知識編碼則是通過標準的形式表現知識，使知識能夠方便的被共享和交流。
知識編碼的困難在於，知識幾乎不能以離散的形式予以表現。如果說數據類似一條記錄，而信息類似一條訊息，那么知識更象一個倉庫。知識不斷的積累，不斷的改變，以至於我們很難對其進行清晰的區分。因此對知識進行審核和分類是十分困難的。
以下介紹的是一種以知識的內容為依據對知識進行分類的方法，這種分類方法在不少企業中取得了成功。
(1)流程知識： 流程知識可以簡單地認為是如何將工作作好的知識。這種知識通常通過基準管理和最佳實踐這兩種管理活動取得。這種知識有利於企業最佳化流程和提高效率。
(2)事實知識： 事實知識是存在於人腦中的關於人和事的基本知識。這種知識容易被文檔化，但是，如果對這類知識不進行綜合，其附加值將會很低。
(3)編目知識：擁有編目知識的人知道事物在何處。在企業中，編目知識通常被分類整理成為“黃頁”，專業技能目錄便是這種知識的一種。雖然許多的編目知識可以編輯成“黃頁”，但是，在現代社會種，企業組織的高速變化，致使更多的編目知識存在於個人的知識中，而不是“黃頁”中。
(4)文化知識：文化知識包括了一個具體的任務如何在特定的組織中完成的知識，這是企業無價的財產。雖然文化知識和編目知識是組織小型化過程中最難處理的兩個方面，但是，它們卻特別重要。如果沒有這兩種編碼化知識，企業必須重新學習各種無形的制度和規範，這樣會使企業的效率大大降低。
這四種類型的知識以隱性或顯性的方式存在，並且它們存在於個人層次和組織層次。但利用各種知識的難度是不相同的。存在於個人的隱性知識是最難被發掘和利用的，而以顯性方式存在的組織的知識是較容易利用的。例如企業的ISO系列規範檔案就相當容易讓員工掌握，而維修工人的經驗則十分難於共享。儘管對不同的類型的知識進行發掘和利用的難度不盡相同，可以採用的方式也多種多樣，但是只要是對企業的知識進行分類或使員工深入理解組織知識的努力，都會促進企業的知識發揮更大的作用。知識編碼工具的作用就在於將這些知識有效的存儲並且以簡明的方式呈現給使用者，使個人和企業的知識更容易讓其他人使用。
簡單來說，知識編碼工具可以分為以下幾類：
(1)知識倉庫
知識倉庫是一種特殊的信息庫，庫中元數據有相關的語境和經驗參考。許多人用知識倉庫這個術語代替資料庫和信息庫這兩個詞，以此迎接知識管理的浪潮。真正的知識庫遠比這兩個概念複雜，知識倉庫擁有更多的實體，它不僅僅存儲著知識的條目，而且存儲著與之相關的事件，知識的使用記錄，來源線索等等相關信息。正確運用知識不僅僅需要人們了解表示知識的信息、數據，人們還要了解與這條知識相關的語境，因此在幫助人們利用知識的作用上，知識倉庫要比資料庫更有效率。
知識倉庫通常收集了各種經驗、備選的技術方案以及各種用於支持決策的知識。知識倉庫通過模式識別、最佳化算法和人工智慧等方法，對成千上萬的信息、知識加以分類，並提供決策支持。這樣，知識倉庫不僅僅可以避免重新獲取知識帶來的成本，同時通過提供對協作的支持加速企業創新的速度。當與專家系統、友好的套用界面相結合時，知識倉庫將成為十分有用的工具。
知識倉庫的一個簡單例子是“資源下載管理系統”。這個系統用於存儲管理項目組成員各自從Internet上下載的文檔、軟體和網路資源，同時要使項目的各個成員能夠共享其他成員下載的資源。從資料庫設計的角度看，這個系統應該能夠有效得存儲各種下載資源，並且有清晰的分類管理功能，強大的搜尋引擎功能，支持分散式操作等等。但從知識倉庫設計的角度看，如果僅僅有上面所說的功能是不夠的。
知識倉庫與資料庫另外一個區別是，知識倉庫是一個有機體，其生命力在於不斷的更新。當決策人不斷的從知識倉庫中提取有用的數據，放入新的內容，知識倉庫將會保持活力。相反，長期不使用知識倉庫將會降低知識倉庫內容的可用性。另一方面，不斷地周期性地對知識倉庫內的知識進行評價，對數據倉庫的可用性十分重要。原因在於，從知識的可用性來看，有些知識的可用周期很長，但有些知識的可用周期很短，如果不定期地對知識倉庫中地知識進行評價，那么庫內地知識不僅不能支持員工高效率工作，而且還會產生誤導。
(2)知識地圖
知識地圖是用於幫助人們知道在哪能夠找到知識的知識管理工具。知識地圖的作用在於幫助員工在短實踐內找到所需的知識資源。和企業現在面臨的信息過量一樣，企業將來也會同樣面臨知識過量問題。即使為使用者提供高效率的搜尋引擎，也不能使使用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態，需要有一個指引使用者的工具。如果要求知識地圖能夠指出企業所有的知識所在，這將是徒勞無功的，過多的細節將喧賓奪主，使使用者更沒有方向感。因此，知識地圖設計的關鍵是要指出對企業的業務或流程有關鍵作用的知識。從知識地圖的形態來看，知識地圖的形態可以多種多樣，但是有一點的是相同的，即無論知識地圖的最終指向是人、地點或時間，它都必須指出在何處人們能夠找到所需的知識。由KnowlegeX公司提供的知識工具可以建立一個包含相互聯繫的契約、文檔、事件等元素所構成的知識地圖。這個地圖允許用戶在瀏覽知識地圖上的各個節點和節點的指向，同時發表評論，對地圖進行更新，不斷的改變地圖中各個元素之間的聯繫，使知識地圖逐步趨向完善。
3.知識轉移
知識的價值在於流動。許多案例表明，如果不同的部門相互利用各自的經驗和知識，那將會產生巨大的效益，因此知識的傳播對於知識發揮能量是十分重要的。這個規律適用於組織或個人。一般認為，企業的內的知識的產生、流動過程是這樣的：隱性/個人知識——顯性/個人知識——顯性/集體知識——隱性/集體知識。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力的任意流動。我們將這些障礙分成三類：時間差異、空間差異和社會差異。企業需要根據各種障礙的特點，設計相應地的制度和工具，使企業的知識更有效地流動。
(1)時間差異
時間產生的障礙表現在兩個方面：歷史的和實時的。
對於組織來說，除非能夠捕捉知識，將其編碼化，並且在需要時及時提供給員工，否則許多有用的知識就會轉瞬即逝。例如，在“頭腦風暴會”上，員工提出的想法如果沒有文字記錄或錄音記錄，那么，隨著時間的流逝，“頭腦風暴會”上形成的知識將會迅速消失。在上文中提到的一些用於知識編碼的工具可以用於克服歷史性的時間障礙。
(2)空間差異
隨著國際化的迅猛發展，現代企業已經很少局限於本地化發展。隨著公司在地理上的分布性不斷增強，企業必須與客戶、供應商進行遠程的交流和合作。從交流活動中的知識交換效率來看，通常情況下，面對面交談的知識交換效率是最高的，隨著交流過程的互動程度的降低，知識交換的效率也會隨之降低。
許多公司採用會談室的方式來激發員工的創新熱情。在會談室中，員工可以就自己想法暢所欲言，發表對項目或產品的看法。在項目成立時，相應的會談室也同時設立。通過在會談室中交流想法，員工可以增進相互的了解和信任感，同時在交流過程中，知識也得到共享和交流。但常規的會談室有兩個缺陷，首先是在會談室中，員工必須面對面的交流，這需要有開放、民主的企業文化支持，但在東方文化中，特別在中國，要求員工之間直接的交流思想十分困難。另外，它不能適應企業在地理上分布性的要求。
隨著網路的發展，人們現在已經可以建立其許多虛擬的交談室來克服常規交談室的不足。例如，利用群件技術，可以在企業網上或者是Internet上建立交談室，與項目相關的員工可以在交談室中發表簡介，每個交談室由項目經理或指定人選負責主持討論，員工可以以文字或網路會議的方式參與討論，在討論結束後，由系統自動形成會議檔案。
(3)社會差異
社會差異包括了員工之間層級、分工和文化上的差異。這種差異源於個人的經歷各不相同，這種差異使得員工對相同的信息產生不同的反映，即使是通過完全的相同的學習過程，不同背景的員工獲取的知識也是不相同的。這些差異在很大程度上影響員工交流共享知識，同時這種差異也是最難克服的。
百事可樂公司採用一種稱為“學習圖”的工具來克服知識的社會差異。這個工具首先將決策層指定的經營目標和工作方案分解成各個部門的具體目標和行動指南，並且通過十分簡潔的語言和圖表的方式展示在員工面前。這種圖表稱為“學習圖”。在之後的幾個月中，在企業的各個層次，員工對這張“學習圖”進行廣泛的討論。在討論的過程中，員工無形的完成了學習的過程，使員工對公司的經營目標和自己的行動方案形成了統一的認識。百事可樂的的實踐證明，當“學習圖”被適當使用時，即使在組織結構非常複雜的組織中，共同的學習過程能夠在縱向和橫向廣泛展開。
(4)互動關係圖
無論採用何種工具來促進知識共享和交流，因為形式最為豐富的知識僅僅存在於人腦中，最終，最有價值的知識傳送還是在人與人的交流中發生。因此，解決知識傳送問題的注意力應當首先集中在如何促進員工相互的交流知識。認知研究所採用一種稱為交流團隊(COP)的概念來描述組織內部的互動網。交流團隊是企業的一種非正式組織，在交流團隊中，團隊角色是根據成員的能力或技巧決定的，而不是根據成員在正式組織層級中的地位決定的，知識的傳播能夠在企業交流團隊中發生。企業的交流團隊與其它非正式組織不完全一樣，它更強調員工共享知識和經驗。因為在社區內的員工有相近的知識背景和工作經驗，因此，他們之間能夠更好地理解知識的語境，使知識的交流更容易發生。從組織的本質來看，互動網比其他組織更容易激勵員工在企業中共享知識。
現在已經有許多工具用來幫助企業標出各種社區和非正式網路組織，企業通過這些工具，將這些組織或互動網路形象化地顯示出來，從而使企業更好的了解存在於整個企業內部的知識互動網路，同時也幫助員工尋找知識交流的團隊。
kmpro版
kmpro知識管理工具
知識學習計畫工具
KMPRO知識管理平台設定了基於知識資料庫的學習計畫制定工具。
個人知識學習計畫：用戶可以根據自己的興趣、業務類型、需要自我充電的需求，設定自我學習課程，提升個人能力適應企業需求。
企業知識學習計畫：人力資源部門或上級主管部門可以根據企業業務需要、發展需要，設定單位的學習計畫，通過知識管理平台進行學習型培訓。
知識學習計畫工具，會對用戶瀏覽學習的時長、深入程度做記錄和統計，保證學習效果。
數據備份還原工具
文檔存儲管理工具
檔案管理功能：使用獨有的文檔元數據元素（Knowledge Metadata），能夠記錄文檔分 類、摘要描述、文檔來源和文檔定義。內建強大的文檔樹管理機制，清 晰記錄文檔的使用狀況。
支持多種資料來源：可將不同格式的資料（HTML/Word/TXT/PDF 等）存儲於同一系統中， 建立一致的索引及關聯。可連線分布環境下的遠程知識庫，使分布環境 下的知識庫互聯。
知識版本管理工具
知識版本管理工具在本系統中引入了知識版本的概念，每次對該知識的修改或更新都將作為新版本的知識進行另外儲存。 引入了檔案組的文檔組織結構，用版本升級方式標明每篇文檔的編輯及修正過程，每篇知識文檔的所有版本都保存於一個檔案組中。
企業的知識文檔會在不同員工、不同時段的修改升級，產生不同的版本，版本管理工具能夠確保員工獲得最新版本的檔案或者任一版本的源檔案。
知識採集發布工具
知識採集發布工具所有用戶均可以通過基於Web界面的知識采編系統，將他們收集到的知識錄入到系統中。用戶可以是沒有任何網頁知識的業務人員，只要他們有一點計算機使用基礎，就可以使用系統。當然，如果他們會使用Microsoft 的Office系列，那么他們可以使用知識采編系統中的高級功能，給錄入的知識插入圖片、FLASH動畫、表格等元素。
無限層級欄目設定
KMPRO知識平台，提供 Yahoo 模式的無限層級的目錄結構設計，可以適應各種複雜的知識分類要求，對 整個集團的知識信息進行統一的架構和分層級的維護。同時提供快 捷的移動、合併等功能，幫助知識管理員輕鬆的進行欄目的調整與最佳化。
所見即所得編輯器
KMPRO知識平台，提供了所見即所得的編輯器, 通過圖形化的界面，使用戶可以輕鬆設 計網頁。並支持從 Word 到所見即所得編輯器的直接貼上。可幫助用戶快 速的排版發布圖文並茂的知識文章。
可靠的許可權機制
KMPRO知識平台，內建許可權控制機制。管理員為具體的欄目指定可訪問 的組或員工，並對他們授以諸如查看、增加、上載、評論等具體許可權。 對於更要許可權要求的欄目，管理員可為具體的文檔指定可訪組或可 訪問的個人，並對他們授以諸如可查看、可增加、可上載附屬檔案、可上載 圖片、可評論等具體的許可權。
知識地圖分類工具
kmpro知識管理平台通過內建的知識發現器對知識創建上下文連結關 系，將信息放入視圖中。並使用評估工具確定知識價值和用戶關係度。 形成知識地圖。通過知識地圖便於企業快速搭建項目反應團隊，便於用 戶快速獲得知識。
通過圖形化、可視化的知識地圖工具，創建企業信息和知識分類體系。讓知識信息分類，符合企業業務流程、符合員工對企業知識汲取的需求。
知識地圖一般可以分為“業務流程型”、“組織架構型”“知識類別型”等幾種構建方式。
知識地圖是企業知識資產的指南，能協助使用者快速且正確地找到所欲尋找的知識，再據此獲得所需的知識。
知識地圖指出知識的所在位置或來源，告知其所連結的信息包括了人員、程式、內容以及它們之間的關係。
