準時知識管理

在知識管理研究的基本框架中，應包括“5W1H”要素，即知識管理研究的主體(Who)、客體或稱對象(What)、時間(When)、地點 (Where)、原因(Why),以及實務(How).時間是知識管理研究中的一個重要要素·這是因為知識本身具有一定的時效性(know when),只有在特定時間下的特定主體與客體、特定地點所構成的特定環境下才能夠體現出知識的價值·相應地，知識管理也具有時效性·

正是知識管理的時效性，就必須考慮知識管理的準時性問題。Keesd Huy研究並提出了準時知識管理的概念：準時知識管理(Just In Time Knowledge Management,簡稱為JIT KM)是將物流概念中的準時制理念融入到知識管理領域，以實現知識供給與知識需求之間匹配過程的最優·美國生產力和質量中心(APQC)在研究知識管理時也強調了知識管理的準時性問題·他們認為，知識管理應該是組織一種有意識採取的戰略，它能夠保證在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人[2].準時知識管理的研究對於組織進行有效的知識共享、知識傳遞等知識管理活動具有重要意義。

基本介紹

• 中文名：準時知識管理
• 領域：知識管理研究
• 類型：名詞
• 相關：企業

知識供給分析

綜述

對知識供給的分析可利用知識供給模型。Burton Jones等人提出了一種知識供給模型[8].知識供給模型能夠使個人、企業和學習型組織了解不同部門中影響知識需求的關鍵因素,它也能夠幫助學習型組織識別使他們產品和服務更好地適應動態變化的知識顧客需求的機會。知識供應過程可能比較短,特別是知識工人（即知識工作者）能夠依賴和使用已經存在的知識時。但是,當需要提供很多個性化的定製產品時,需要實現為定單而設計,這時需要獲取很多新知識,知識供應過程就可能很長。知識供給分析的關鍵是確定知識供給方的構成和影響企業對內外知識供給方選擇的因素。

知識供給方的構成

企業的知識供給方可以分為兩大類：內部知識供給方和外部知識供給方；內部包括三個團體,外部包括四個團體。每個團體代表一個不同的供應源或知識市場。　a.內部供給方,包括核心團體、輔助團體、外圍團體。核心團體是指由企業知識工作者構成的群體,負責高水平的知識整合和企業活動的總體方向與協調,並對企業特定活動有著深刻的理解和豐富的經驗。核心團體的知識價值很高,能夠形成企業的戰略且決定其關鍵活動。輔助團體負責提供控制企業運作職能（例如市場、財務、產品和研發）所需的大量普通或專門知識。輔助團體一個重要特徵是企業通常只允許他們中一小部分發展成為核心群體中的成員。因此,在他們之間存在一種健康的競爭。輔助團體的成員可分布在企業的低級管理層到中級管理層之間。外圍團體的重要角色是管理外部供應者與顧客這一界面,以及支持企業內部核心知識不被外化這一內部職能。外圍團體的知識價值較之核心團體和輔助團體是最低的。

b.外部供給方,包括臨時僱傭工、中介服務工、獨立承包商和非獨立承包商。臨時僱傭工是指與企業有著直接僱傭關係的兼職、臨時的工作者。他們支持和補充外圍團體,是一種柔性資源。這類工作者主要收入來源於一個或少數幾個企業。企業通常需要大量這類人才。中介服務工的工作在外圍群體和臨時僱傭工群體中,其特徵是通過一個獨立的中介機構將工人的服務傳送給企業。中介服務工包括員工服務代理機構和完全外包服務的提供者。獨立的承包商主要處理企業中邏輯上應內化,但由於戰略原因而更值得外化的普通和專門知識。獨立承包商有著高水平技能,他們的知識對企業的價值也較高。比較而言,他們的知識水平比臨時僱傭工高但比非獨立承包商要低。從契約角度看,獨立承包商的特徵是他們與一個或少數幾個企業收入關係的獨立性。從知識角度看,其特徵是一般知識和企業專有知識的結合。對比獨立承包商,非獨立承包商的特徵是缺少依靠特定的企業作為收入的主要來源。他們向需要高水平專有知識的企業的關鍵部門和其他專業服務部門提供專家支持。其成員主要是獨資承包商和為了投標較大項目而聯合起來的小型公司。

影響選擇的關鍵因素

Burton Jones等認為有三個關鍵因素影響企業對內外部知識供給的選擇[8]：①供應商的知識水平,指供應商提供所需知識在數量和深度方面的相對能力；②知識的企業特徵,指所需知識對獨有的、無法模仿的、非持續的或高度系統整合於企業中的功能或過程的特殊程度；③知識對企業的價值,指所需的知識對企業戰略和經營的重要性。企業應該在考慮三方面因素的基礎上對其知識需求確定合適的知識供給方。

目標和理念

目標

準時知識管理應該實現的目標包括:①發現由於知識需求和知識供給之間的不匹配造成的知識缺口並及時地吻合缺口,解決知識供需間不匹配問題;②把市場開發轉化為組織中的知識庫;③組織有能力將專家們安排到最適合的崗位中;④組織能夠預期新的技術開發;⑤降低成本,提高企業競爭優勢.

JIT的理念最早廣泛運用於物流管理,融入到知識管理中,就形成準時知識管理的理念.

以人為本

JIT理論認為企業最寶貴的財富不是機器、廠房,也不是產品,而是人.人是企業發展的智慧之源,只有每個人都充分發揮其積極性和創造才能,企業才能創造並獲得最大利潤,才能保持競爭優勢和可持續發展.為此,企業在為提高員工素質而進行培訓、制定激勵員工工作積極性與主動性的有效薪酬制度、授權等方面應該投入大量精力.準時知識管理也強調“以人為本”,但它具有更深一層的意義.由於人是知識最重要的載體和創造者(特別是對於能夠形成企業核心競爭力的隱性類知識),知識離開人的創造性,知識的生產與創新也就無從談起,知識管理也就失去其意義.因此,JIT KM中的“以人為本”強調充分重視知識員工的自身特點與工作特點,構建靈活的薪酬體系,採取“柔性”的人力資源管理策略和科學有效的激勵機制.

暴露問題

降低知識庫存,暴露問題,消除浪費的理念

在JIT生產中經常會用到一個隱喻來說明這一理念:行駛在河中的船代表生產過程,為了實現順利的生產過程 (船在河中順利航行),不出現問題(不會撞到河底的岩石),傳統的方法是增加產品庫存(提高水位),其結果導致管理水平降低、生產成本增加.而在JIT 中,要強制性地暴露問題,就要將庫存不斷降低(追求零庫存),以降低成本.在準時知識管理中也應體現這一理念.儘管一定的知識庫存對於知識活動是必要的, 但是,可以通過知識庫存的降低來消除那些已經過時的、無用的冗餘知識庫存(包括過多的知識工人和冗餘知識),這些冗餘知識庫存極大地增加了知識生產、知識傳遞、知識利用、知識保護等知識活動的成本,造成了很大浪費,也嚴重隱瞞了企業知識管理過程中存在的問題.所以,準時知識管理不追求知識庫存水平的一味增加,即知識存量的無限增大,而是追求知識產品生產過程中,能夠有效實現知識供給和知識需求準時匹配的最精簡的知識庫存.可以將傳統意義上的JIT生產物流和JIT KM的隱喻進行對比,如表1所示：

準時知識流的理念

知識流是指組織內、外部的知識在不同部門與主體間的流動.知識在大多數企業中分布是不均勻的.通常情況下,知識產生於一個地方而在另一個地方使用.因此,跨越時間、地點、組織的知識流對提高組織的績效非常關鍵.準時知識流就是採用一定的措施和手段來保證知識的流動在恰當的時間能夠實現知識的需求與供給及時相匹配。

模型及其分析

為了描述未來知識需求和目前知識供給之間的及時匹配問題,Drs.K.Y.deJong和Drs.Ing.W.J.G.P.Wagenaar提出並建立了準時知識管理的模型[3].模型由四個要素構成:知識需求、知識供給、轉化和組織.知識需求產生於企業的項目、產品/服務,以及業務過程中.知識供給來源於雇員、團體、組織中.知識供需間的轉化(Transformation,是指用以縮小知識需求和知識供給之間缺口的手段,或知識供需間匹配的手段)可以在企業的運作層、戰術層和戰略層等三個層面上實現.知識供需的轉化/匹配過程發生在特定的組織背景下,並受組織核心能力、戰略和企業目標的影響。

支持“未來知識需求和當前知識供給之間的及時匹配”問題的手段很多,例如任務和目標的確定、工作輪換、教育培訓、識別核心競爭力、頭腦風暴、團隊工作、信息平台等等.在組織決定使用何種轉化工具進行知識的供需匹配前需要考慮:對這個專門的知識需求作出反應的必要性、轉化成本、投資額、自己做還是外包等一系列問題.