深圳市電子檔案歸檔及管理辦法

檔案發布

2003年7月24日深圳市檔案局印發深檔發〔2003〕83號

第一章　總　則

第一條　為了進一步規範電子檔案的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子檔案安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》和《深圳經濟特區檔案與檔案收集利用條例》，制訂本辦法。

第二條　我市各級國家機關、團體、事業單位的電子檔案歸檔及管理，適用本辦法。

企業電子檔案的歸檔及管理，可以參照本辦法執行。

第三條　本辦法下列術語的含義分別為：

（一）電子檔案：以數字形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、存取並可在通信網路上傳輸的檔案。

（二）歸檔電子檔案：指經過鑑定具有保存價值的電子檔案以及相應的支持軟體參數和其他相關數據。

（三）線上式歸檔：指通過計算機網路，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現電子檔案向檔案部門移交的過程。

（四）可卸載式歸檔：指將應歸檔的電子檔案卸載到脫機載體上，向檔案部門移交的過程。

（五）元數據：關於數據的數據，是一種信息資源組織和管理工具，它可以對檔案進行詳細、全面、規範的描述，保證電子檔案能夠被準確理解與有效檢索，支持電子檔案的管理、利用和長期存取。

第二章　組織管理與職責

第四條　市、區檔案行政管理部門按統一領導、分級管理的原則，負責對市、區國家機關、團體、企事業單位產生的電子檔案歸檔及管理實行監督指導。

第五條　各單位應建立電子檔案歸檔管理制度，並指定能勝任工作的專門人員負責電子檔案的歸檔及管理。

第三章　電子檔案歸檔

第六條　電子檔案的歸檔範圍、保管期限和密級劃分均參照國家關於紙質檔案歸檔的有關規定執行。

第七條　電子檔案基本數據類型及其類別代碼分別為：

（一）文本檔案（Text，代碼為T）

（二）圖形檔案（Graphic，代碼為G）

（三）圖像檔案（Image，代碼為I）

（四）視頻檔案（Video，代碼為V）

（五）音頻檔案（Audio，代碼為A）

（六）資料庫檔案（Database，代碼為D）

（七）電腦程式檔案（Program，代碼為P）

（八）多媒體檔案（Multimedia，代碼為M）

歸檔的電子檔案應按本辦法提供的《歸檔電子檔案存儲格式及載體》（參見附錄一）選擇存儲格式和載體，存儲電子檔案的載體應標明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。

第八條　加密的電子檔案歸檔前應做解密處理，明文歸檔。

第九條　歸檔的電子檔案中應包括《電子檔案元數據表》（電子版，參見附錄二）、電子檔案機讀目錄、相關軟體及其他說明等，並且要附上《歸檔電子檔案登記表》（參見附錄三）。

第十條　保管期限屬於“永久”、“長期”的電子檔案，必須製作至少一份該電子檔案的紙質文本同時歸檔，並建立準確、可靠的標識與之對應。