秘書處是校學生會主席團下的負責協助主席團進行決策工作，調查了解和監督學生會各職能部門、各院系學生分會工作落實情況的一個部門，主要負責學生會活動經費的管理、學生會檔案整理、學生會會議的記錄、內部制度、日常事務的管理等。傳達主席團的工作指示，協助學生會的相關工作，發揮在主席團和學生會各職能部門間的協調作用。在大型活動中積極做好配合協調工作，在舉行活動時提供必要的幫助。秘書處加強了與各學院學生會的溝通與交流工作。加強了對各學院工作狀況的了解度。為校學生會工作的正常開展提供了保障。
基本介紹
- 中文名：海南科技職業學院學生會秘書處
- 秘書長：葛曉慶
- 副秘書長： 李 超 女
- 委 員： 楊 穎等
- 思想意識：服務同學
- 工作職責：負責協助主席團進行決策工作
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秘書處簡介
秘書長簡介
姓名：葛曉慶姓別：女
籍貫：安徽省出生年月：1990年10月
現居地：江蘇省南京市
就讀院校：海南科技職業學院
專業級別：08級外國語學院商務英語專業
所任職務：海南科技職業學院學生會秘書長
2008年入海南科技職業學院外國語學院商務英語專業學習；
2008年10月—2009年9月，擔任海南科技職業學院學生會宣傳部副部長；
2009年9月—2010年10月，擔任海南科技職業學學生會秘書長；
2010年10月—2011年1月，在校學工處頂崗實習。
2008年—2009年，優秀學生幹部、優秀記錄員、優秀工作者、校辯論賽團體一等獎等。
2009年—2010年，優秀學生幹部、優秀共青團員。
2010年—2011年，優秀畢業生。
秘書處組成
校學生會秘書處現設有秘書長（一名）、副秘書長（一名）、秘書（三名）。
秘 書 長： 葛曉慶 女 外國語學院 08級商務英語一班
副秘書長： 李 超 女 經濟管理學院 09級市場行銷一班
委 員： 楊 穎 女 物流管理學院 09級物流六班
委 員： 徐 婕 女 經濟管理學院 09級會計二班
委 員 ： 李修俊 男 經濟管理學院 09級市場行銷五班
秘書處職責
秘書處辦公室作為整個學生會的聯絡中心，其工作起著不可忽視作用。鑒於工作的重要性，確保學生會日常工作的順利進行，我們將以培養秘書處全體成員的責任心和提高辦事效率為工作重點，著重培養其“服務同學”的思想意識。
日常工作
1、負責起草校學生會各項工作匯報；
2、負責校學生會相關檔案的管理工作，學生會檔案的印發、檔案的編號和立卷歸檔；
3、負責各項會議的記錄工作，協助主席健全學生會各項規章制度；
4、協調校學生會各部門工作，加強與部門間聯繫；
5、負責各種活動及例會的考勤;
6、負責校學生會辦公室值勤安排工作及處理日常事務；
7、協調和督促各部門履行職責，組織對各項工作和活動的現場考核，為年度考核和評定準備材料；
8、定期向團委、學生會主席匯報有關工作，及時向各部處傳達主席的有關工作部署。
主要職責
1、會議事務（會議安排、會場布置、會議記錄及會議檔案的處理等）；
2、文書檔案事務（文書撰寫、製作、處理和檔案管理）；
3、協調工作（師生之間的聯繫、各學院之間的聯繫、各部門之間聯繫等)；
4、督察工作（督促、檢查學生會主席團交辦工作的落實情況)；
5、行政事務（及時向各部門傳達主席團的有關工作部署)；
6、制度事務（制度制定、制度管理、實施及考勤狀況)；
7、其臨時交辦的任務。
秘書長職責
一、 協助主席團管理學生會的日常工作和運轉情況；
二、 指導學生會的日常工作，協調學生會與校內各部門的關係
三、 指導學生會做好經費管理，並負責經費的使用審查；
四、 擬定每學期學生會工作計畫，並具體指導學生會各部開展工作，組織計畫的實施、檢查和總結；
五、 負責學生會通知、檔案、總結、報告和各種宣傳材料的審閱和簽發；
六、 指導和協助秘書處完成相應的任務。
副秘書長的職責
一、協助學生會秘書長做好學生會秘書處的日常工作；
二、協助學生會秘書長指導、幫助學生會建立健全各種制度；
三、協助學生會秘書長幫助學生會制定計畫，開展工作；
四、協助學生會秘書長指導幫助學生會發揮橋樑紐帶作用，及時反映同學的意見和要求，維護同學的正當權益；
五、保管好學生會辦公室的所有物品，對學生會物品的損耗及時做好紀錄。
六、做好學生會檔案及檔案的管理工作。
秘書職責
一、 協助秘書長、副秘書長做好本部門工作，並對學生會及本部門負責。
二、 積極配合其他各職能部門完成工作；
三、 認真做好所有的會議紀錄和收集所有的活動材料；
四、 協助學生會秘書長及時向學校請示、匯報學生會工作，並向學生會傳達學校有關指示精神；
五、 認真完成學校以及校團委學生會所布置的工作；
六、 協助學生會秘書長指導幫助學生會發揮橋樑紐帶作用，及時反映同學的意見和要求，維護同學的正當權益。
秘書處制度
會議制度
一、 必須遵循學生會的會議制度以及秘書處的會議制度；
二、 會議時間不得擅自離會，離會需通過秘書長（副秘書長）的允許，否則做曠會處理，不得無故缺席；
三、 會議時，必須帶上筆記本，筆，以及必要的資料；
四、 例會期間不得大聲喧譁，不得交頭接耳（討論時除外），嚴禁說髒話，提倡文明用語；
五、 例會期間穿著打扮得體，不得穿拖鞋；
六、 會議請假制度：
（1） 全體例會請假須向本部門負責人請假，並附上請假條（須有秘書長簽字後，方可生效，秘書長不在時可由副秘書長代替）；
（2） 部長例會，副秘書長須向秘書長請假，秘書長須向主席主席團請假；
（3） 部門例會，須向本部人負責人請假，秘書長不得請假；
備註：以上請假時間必須在會前半天請假，並附上請假條交予秘書處統一存檔。
七、 會議記錄：
（1） 例會時必須做好會議記錄，會議內容要精簡扼要；
（2） 全體例會時，秘書處所有成員必須做好各自的會議記錄，部長例會時，副秘書長須做好會議記錄，部門例會時，秘書處每位成員必須做好會議記錄；
備註：每次的會議記錄都有副秘書長負責。議記錄與每次會議之後一小時之內整理歸檔，並把重要內容列印下發至各部門。
八、 曠會處罰規定：
（1） 無故缺席一次者，給與警告並寫保證書交予秘書處長；
（2） 無故缺席兩次者，給與重警告，寫書面檢討，同時取消本年度評優資格；
（3） 無故缺席累計三次或三次下者，是以情節給與處分或辭退，並在大會上給與通報。
秘書處獎懲制度
一、懲罰制度：
（1）例會、值班無故遲到，10分鐘內給予口頭批評。20分鐘未到者（事先沒請假者），以曠會、曠班處理。值班期間如有事情可以同本部人或其他部門的成員換班，雙方同意即可。沒曠會、曠班一次，扣除5分；
（2）本部門的工作總結及下月工作計畫，每月必須在規定時間內上交給相關的副秘書長，如未按時上交，扣除5分；
（3）秘書處下發工作不積極按時完成者，扣5分，拒不完成者扣10分，因不可抗拒原因未完成者不扣分；
（4）所做的事請有損本部門或學生會形象者，酌情扣5～15分，過分者給與辭退；
（5）利用學生會名義去損他人利己者，給與辭退，並全校通報，其他情況酌情扣分。
二、獎勵制度：
(1)對秘書處工作提出合理化建議並被採納者，加5分。
(2)期末獲優秀個人檔案者，加5分。
(3)按時並非常出色的完成本職工作者，加3分。
(4)超額提前並出色完成工作者，加5分。
(5)在完成本職工作的基礎上，義務幫助其他部門工作，加2分。
(6)個人突出表現者，加5分。
備註：秘書處本著工作透明化、公開化的原則，副秘書長負責於每月月初將上一月本部門匯總的獎懲情況、每次考評會後將考評結果以及學期末匯總出的個人考評總分告知部門成員，並於秘書處予以公示，接受秘書處全體成員的監督。
