法定秘書服務

香港政府規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時，一般還提供註冊地址和處理政府來往檔案。法定秘書相等於海外人士在香港的代言人，法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如果公司發生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。 法定秘書的服務功能有別於商務秘書。法定秘書是在註冊有限公司時法律要求必須存在的，不可以把法定秘書當成每天為我們處理商務的商務秘書。

基本介紹

• 中文名：法定秘書服務
• 地區：香港
• 條件：本地自然人或法人
• 類型：香港有限公司

法定秘書的功能

在香港註冊的有限公司，都需要根據香港公司法（香港法例第三十二章）委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責任，及維持公司基本的運作。由二零零四年二月十三日開始，董事的最低要求由兩位減至一位，而公司秘書並不能由唯一的公司董事擔任。 公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司註冊處申報有關公司的結構、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業諮詢。

秘書的任職資格

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經常居住於香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。 根據法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

秘書的責任

公司秘書的責任取決於其與公司的安排。一般來說，秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任: 　(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄； 　(2) 在董事會的指示下，發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員； 　(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章； 　(4) 處理股權轉讓事宜； 　(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊； 　(6) 按規定向公司註冊處提交有關檔案， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

秘書的辭職

根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書與公司之間另有協定，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職後十四天內以指定格式的表格通知公司註冊署。