檔號即以字元形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
基本介紹
- 中文名：檔號
- 外文名：archival code
- 基本原則：唯一性原則
- 構成：檔案館指定給立檔單位的代碼
- 結構：必須按全宗號
簡介,檔號的構成,檔號的結構,
簡介
1.唯一性原則
2.合理性原則
3.穩定性原則
亦稱檔案號。檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字元形式賦予檔案的代碼。用以固定檔案分類排列的順序，作為存取檔案的標記，並具有統計監督作用。
檔號的構成
通常有：全宗號，即檔案館指定給立檔單位的代碼，一般用代字(拉丁字母或漢字等)標識門類，用數字標識門類中全宗順序；案卷目錄號，即全宗內案卷所屬目錄的代碼，一般用3、4位數字標識，可按不同時間斷代、專題、機構、保管期限、檔案種類、載體來設定；案卷號，即案卷目錄內每一案卷的順序號，用數字標識；件號或頁號，即案卷內每份檔案的順序號或其首頁的編號。
以上代碼必須指代單一，一個代碼只表示一個編號對象，一個檔案館內不得有重複的全宗號，一個全宗內不得有重複的案卷目錄號，一個案卷目錄內不得有重複的案卷號,一個案卷內不得有重複的件號、頁(張)號。編號時不應有空號，確定後不應隨意改變。一個立檔單位的檔案全部移出檔案館時，其全宗號只能空閒，不得給予別的全宗。
檔號的結構
必須按全宗號、案卷目錄號(或簡稱目錄號)、案卷號、件或頁(張)號的順序排列,不可顛倒。其形式一般有兩種：一種是在上下位代碼間用“－”相接，多用於卡片、目錄等檢索工具上；一種是將各代碼填於專欄或戳記內,多用於案卷的封面或脊背上(不需件或頁的代碼) 及檔案的邊角。例如：中國新民主主義革命時期的第12號全宗內第4號案卷目錄的第135號案卷中第47頁,可表示為：G12-4-135-47，亦可表示為：
檔號