參考國務院《地質資料管理條例》（國務院令349號，2002年3月19日發布）和國土資源部《地質資料管理條例實施辦法》（國土資源部令16號，2003年1月3日發布）等的有關精神，為加強三峽庫區地質災害治理工程（以下簡稱治理工程）檔案的歸檔整理工作，統一治理工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的治理工程檔案，制定本規定。《地質資料管理條例》和《地質資料管理條例實施辦法》中地質資料的管理規定不在本規定之列。
基本介紹
- 中文名：檔案歸檔整理規定
- 外文名：Filing provisions
- 發布時間：2002年3月19日
- 條例：《地質資料管理條例》
總 則,基本規定,基本規定,歸檔範圍,質量要求,工程檔案立卷,其他,
總 則
規定適用
1.1本規定所稱治理工程檔案，是指治理工程實施過程中所形成的文字、圖表、聲象、電磁介質等形式的原始資料、成果資料和岩芯、標本、樣品，以及治理工程等實物資料。
1.2治理工程檔案的歸檔整理除執行本規定外，尚應執行現行國家有關標準的規定。
基本規定
基本規定
2.1 建設、勘查、設計、施工、監測、監理等單位，應將治理工程檔案的形成和積累，納入工程實施管理的各個環節和有關人員的職責範圍。
2.2 在治理工程檔案與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設單位的職責是：
2.2.1 在治理工程招標和與勘查、設計、施工、監測、監理等單位簽訂協定、契約時，對治理工程檔案的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。
2.2.2 收集、整理和匯總治理工程規劃階段、設計階段、竣工階段和竣工驗收階股形成的檔案，並進行立卷歸檔。
2.2.3 組織、監督和檢查勘查、設計、施工、監測、監理等單位的治理工程檔案的形成的檔案，並進行立卷歸檔。
2.2.4 收集和匯總勘查、設計、施工、監測、監理等單位立卷歸檔的治理工程檔案。
2.2.5 在組織工程竣工驗收前，提請縣（區）國土資源局對治理工程檔案進行預驗收。未取得檔案預驗收認可的治理工程，不得組織治理工程竣工驗收。
2.2.6治理工程竣工驗收後3個月內，向縣（區）國土資源局移交一套符合規定的治理工程檔案。
2.3 勘查、設計、施工、監測、監理等單位，應將本單位形成的治理工程檔案整理立卷後向建設單位移交。
2.4 治理工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的治理工程檔案，並應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的治理工程檔案整理、立卷後及時向總包單位移交。工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的治理工程檔案，及時向建設單位移交。
2.5 縣（區）國土資源局應對治理工程檔案的立卷歸檔工作進行監督、檢查和指導。在治理工程驗收前，應對治理工程檔案進行預驗收，預驗收合格後，應出具工程檔案認可檔案。
歸檔範圍
3.1 對與治理工程實施有關的重要活動、記載治理工程實施過程和現狀、具有保存價值的各種載體的檔案，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。
3.2 治理工程資料的具體歸檔範圍，應符合本辦法附錄A的要求。
質量要求
4.1 歸檔的治理工程檔案應為原件。
4.2 治理工程檔案的內容及其深度，必須符合國家有關治理工程勘查、設計、施工、監測、監理等方面的技術規範、規程和標準。
4.3 治理工程檔案的內容必須真實、準確，與治理工程實際情況相符合。
4.4 治理工程檔案應採用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、原子筆、複寫紙、鉛筆等。
4.5 治理工程檔案應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
4.6 治理工程檔案中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜採用國家標準圖幅。
4.7 治理工程檔案的紙張，應採用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙採用計算機出圖，且必須清晰，不得使用計算機出圖的複印件。
4.8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣，施工單位，編制人，審核人，技術負責人，編制日期，監理單位，現場監理，總監理。竣工圖章示例見附錄B。
竣工圖章應使用不易腿色的紅印泥，應蓋在圖示欄上方空白處。
4.9 利用施工圖改繪的竣工圖，必須標明變更修改依據。凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪製竣工圖。
4.10 不同幅面的治理工程圖紙，應統一摺疊成A4幅面（297mm×210mm），圖示欄露在外面。
工程檔案立卷
立卷原則和方法
5.1.1 治理工程檔案分門別類整理成案卷的立卷（或組卷），應遵循治理工程檔案自然形成的規律，保持卷內檔案的有機聯繫，便於檔案的保管和利用。
5.1.2 一個治理工程由多個單位工程組成時，治理工程檔案應按單位工程組卷。
5.1.3 立卷可採用如下方法：
（1）治理工程檔案可按實施程式，劃分為規劃階段檔案、設計階段檔案、施工階段檔案、竣工圖檔案、竣工驗收檔案等5部分。
（2）工程規劃階段檔案按實施程式、專業、形成單位等組卷。
（3）設計階段和施工階段檔案按單位工程、分部工程、專業等組卷。
（4）竣工圖和竣工驗收檔案按單位工程、專業等組卷。
5.1.4 立卷應符合下列規定：
（1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。
（2）案卷內不應有重份檔案。
（3）案卷內不同載體的檔案一般應分別組卷。
卷內檔案排列
5.2.1 文字資料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批覆、同一檔案的印本與定稿、主件與附屬檔案不能分開，並按批覆在前、請示在後，印本在前、定稿在後，主件在前、附屬檔案在後的順序排列。
5.2.2 圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。
5.2.3 既有文字資料又有圖紙資料的案卷，文字材料排前，圖紙資料排後。
案卷編目
5.3.1 卷內檔案頁號應符合下列規定：
（1）卷內檔案均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。
（2）單面書寫檔案的頁碼寫在右下角；雙面書寫檔案的頁碼，正面寫在右下角，背面寫在左下角。摺疊後的圖紙一律寫在右下角。
（3）成套圖紙或印刷成冊的科技檔案，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不須重新編寫頁碼。
（4）案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
5.3.2 卷內目錄的編制應符合下列規定：
（1）目錄：卷內目錄式樣應符合本規範附錄C的要求。目錄排列在卷內檔案首頁之前。
（2）序號：以一份檔案為單位，用阿拉伯數字從1依次標註。
（3）責任者：填寫檔案的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其餘用“等”代替。
（4）檔案編號：填寫治理工程檔案原有的文號或圖號。
（5）檔案題名：填寫檔案標題的全稱。
（6）日期：填寫檔案形成的日期。
（7）頁次：填寫檔案在卷內所排的起始頁號。最後一份檔案填寫起止頁號。
5.3.3 卷內備考表的編制應符合下列規定：
（1）備考表的式樣應符合本規範附錄D的要求。
（2）備考表主要標明卷內檔案的總頁數、各類檔案頁數（照片張數），以及立卷單位對案卷情況的說明。
（3）備考表排列在卷內檔案的尾頁之後。
5.3.4 案卷封面的編制應符合本規定下列規定：
（1）封面的式樣宜符合附錄E的要求。
（2）封面放在卷盒、卷夾的正表面，也可採用內封面形式。
（3）封面的內容應包括：檔案號，資料室（或館）代號，案卷題名，編制單位，起止日期，密級，保管期限，共幾卷，第幾卷。
（4）檔案號應由項目號、分類號和案卷號組成。檔案號由縣（區）國土資源局填寫。
（5）縣（區）國土資源局資料室（或館）代號應填寫國家給定的本資料室（或館）的編號。資料室（或館）代號由資料室（或館）填寫。
（6）案卷題名應簡明、準確地表達卷內檔案的內容。案卷題名應包括治理工程名稱、專業名稱、卷內資料內容。
（7）編制單位應填寫案卷內檔案的形成單位或主要責任人。
（8）起止日期應填寫案卷內檔案形成的起止日期。
（9）保管期限分為永久、長期、短期三種。永久是指治理工程檔案需永久保存；長期是指治理工程檔案的保存期限等於該治理工程的使用壽命；短期是指治理工程檔案保存20年以下。同一案卷內有不同保管期限的檔案，該案卷保管期限應從長。
（10）密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的檔案，應以高密級為本卷密級。
5.3.5 卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面，應採用70g以上白色書寫紙製作，幅面統一採用A4幅面。
案卷裝訂
5.4.1 案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法裝訂，裝訂要整齊、牢固，便於保管和利用。
5.4.2 裝訂時必須剔除金屬物。
卷盒與卷夾及案卷脊背
5.5.1 案卷裝具一般採用卷盒、卷夾兩種形式。
5.5.1.1 卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為20、30、40、50mm。
5.5.1.2 卷夾的外表尺寸為310mm×220mm，厚度一般為20～30mm。
5.5.1.3 卷盒、卷夾應採用無酸紙製作。
5.5.2 案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄F的要求。
其他
治理工程檔案歸檔
治理工程檔案歸檔應符合下列規定：
6.1.1 歸檔檔案必須完整、準確、系統，能夠反映治理工程實施的全過程。檔案歸檔範圍詳見附錄A。檔案材料的質量符合4的要求。
6.1.2 歸檔檔案必須經過分類整理，並組成符合要求的案卷。
6.2 治理工程檔案歸檔時間應符合下列規定：
6.2.1 根據治理工程實施程式和治理工程特點，歸檔可以分階段、分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收後進行。
6.2.2 勘查、設計單位應在任務完成時，施工、監理單位應在工程竣工驗收前，監測單位應按階段，將各自形成的有關治理工程的檔案向建設單位歸檔。
6.3 勘查、設計、施工單位在收齊治理工程檔案並整理立卷後，建設、監理單位應根據地質資料管理機構的要求，對檔案檔案完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格後向建設單位移交。
6.4 治理工程檔案不少於三套，一套（複製件）由建設單位保管，一套（原件）由縣（區）國土資源局保管，一套（複製件）上交領導小組辦公室的派出單位三峽庫區地質災害防治工作指揮部。主要成果檔案（複製件）上交各自的省、市主管部門，並報三峽建委辦公室。
6.5 勘查、設計、施工及監理單位需要向本單位歸檔的檔案，應按國家有關規定和本規定附錄A的要求單獨立卷歸檔。
治理工程檔案驗收與移交
7.1建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請縣（區）國土資源局對治理工程檔案進行預驗收。建設單位未取得治理工程檔案預驗收檔案，不得組織治理工程竣工驗收。
7.2 縣（區）國土資源局在進行防治工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容：
7.2.1 治理工程檔案齊全、系統、完整。
7.2.2 治理工程檔案內容真實、準確地反映治理工程的實施和治理工程的實際狀況。
7.2.3 治理工程檔案已整理立卷，立卷符合本辦法的規定。
7.2.4 治理工程竣工圖繪製方法、圖式及規格等符合專業技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章。
7.2.5 治理工程檔案形成、來源符合實際，要求有單位或個人簽章的檔案，簽章手續完備。
7.2.6 治理工程檔案材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。
7.3 建設單位在治理工程竣工驗收後3個月內，必須向縣（區）國土資源局移交一套符合規定的治理工程檔案。
7.4 停建、緩建的治理工程檔案，暫由建設單位保管。
7.5 改建、擴建和維修的治理工程，建設單位應組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原治理工程檔案。對改變的部位，應當重新編制治理工程檔案，並在治理工程竣工驗收後3個月內向縣（區）國土資源部門移交。
7.6 建設單位向縣（區）國土資源局資料檔案時，應辦理移交手續，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章後交接。
參考檔案和標準
1. 地質資料管理條例（國務院令349號，2002年3月19日發布）
2. 地質資料管理條例實施辦法（中華人民共和國國土資源部令第16號，2003年1月3日發布）
3. 建設工程檔案歸檔整理規範（GB/T50328－2001，國家標準，中華人民共和國建設部、國家質量監督檢驗檢疫總局聯合發布）
