機要工作

機要工作作為和國家、各軍區及部隊、各企事業單位、公司的一項重要工作,集安全與保密於一身,為社會經濟發展保駕護航,起著至關重要的作用。

基本介紹

  • 中文名:機要工作
  • 釋義:做好涉密檔案的管理工作
  • 主要對象和國家、各軍區及部隊等
  • 性質:集安全與保密於一身
  • 作用:為社會經濟發展保駕護航
  • 處理公文要求:準確、及時、安全、保密
簡介,收文辦理,公文簽收,拆封,登記,傳閱,公文辦理,保密保管,公文的登記制度,翻印、複製,複印檔案,傳閱秘密檔案,郵寄與傳遞,攜帶外出,秘密檔案的存放,清查清退制度,銷毀,清退和立卷歸檔,

簡介

機要工作即做好涉密檔案的管理工作,要認真完成機要檔案及傳真電報閱辦,做好機要保密,其中機要檔案的傳閱、辦理都是有嚴格規定的。所以,機要工作人員務必保守機密,做到不該透露的絕不透露,不該說的絕對不說。同時,還必須注意時效性。收到檔案後,首先要注意傳遞檔案的時間,避免發生檔案傳遞不及時的錯誤。這就要求工作人員熟悉領導之間的分工,了解各部門及其分管領導的工作規律和時間安排,準確領會領導指示精神,掌握檔案的急緩程度,機動靈活,掌握時機。
因此,機要工作在要注意做好檔案的傳閱管理登記工作,及時將傳閱完的檔案收回,按順序分類,確保檔案安全。

收文辦理

收文辦理是比較完整、獨立的事,主要包括簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦、催辦等環節。其基本要求是準確、及時、安全、保密。

公文簽收

簽收工作要求認真細緻、不可馬虎大意。根據送件簿或送件清單的記載逐件檢查,看看是否發給本單位的,封皮編號是否與記載相符。清點函件總數是否和清單數一致。檢查收件有無破損、數包、被拆現象。有上述現象要查明原因,作適當處理,並在對方送件簿上註明,必要時報告本部門負責人。經清點、檢查無誤後,方可在送件簿上或清單上籤字,註明。

拆封

(1)要小心剪封,以免損壞封中檔案。
(2)要檢查封內檔案是否取淨,避免遺漏檔案。
(3)要檢查檔案是不是給本部門的,如有寄送錯誤,應及時退回來件單位,以免誤事。
(4)要檢查檔案上的主送(包括抄送)單位,來文單位與封皮所寫的是否符合,如不相符或無法判明的,應把封皮附在檔案後面備查。
(5)要檢查落款處有無漏蓋公章。如有漏蓋,一般件退回重蓋,急件可立即通過電話聯繫,證明無錯後,一邊處理,一邊要求來件單位蓋章補報。
(6)要檢查檔案附屬檔案是否齊全,如漏掉附屬檔案或附屬檔案不全,應通知來件單位補全,待附屬檔案齊備後,再行處理。
(7)來件如未裝訂、拆封當時要整理好,以免一個完整檔案誤分兩處。
(8)要檢查檔案落款日期,沒有日期的,要根據封皮郵戳補註日期;有的雖有日期,但離收到日期甚遠,遇到這兩種情況,要把封皮附在檔案後面備。
(9)封內有檔案清單的,應對照清單核對,封內有回執的應在回執單上籤收並將回執單退回來件單位。

登記

登記是一項重要的基礎工作。
(1)登記形式有簿式登記和聯單式登記兩種,各單位可按實際情況靈活使用。
(2)登記範圍:一是上級機關或上級主管業務部門來文(包括主送件和抄送件);二是直屬下級機關的請示、報告;三是其它機關單位商洽工作,需要簽發的來函等。另外,具有機密等級的內部刊物、資料,可以另備簿登記,不與公文混登在一起。
(3)登記項目要求簡明、實用,既不要過繁,也不要過簡,收件登記的項目主要有:編號、成本日期、來文號、來文標題、主送機關、份數、收文日期(清辦意見,擬辦意見)、分送範圍、緩急程度,催辦情況、辦理結果等。
(4)登記要求:一要安全,主要項目要逐數登記,不能隨意刪減,來文單位兩個以上的不能少登記一個,標題要完整。二是準確,來文單位要用標準的簡稱,而且要一致。三要細。收到特急件、重要件的時間應登記月、日、時、分。催辦情況,每一次都要把時間等情況記錄登記清楚。
(5)登記要求字跡清楚,不僅自己能辨認,別人也能看懂,便於查找。
(6)登記後要在檔案右上方編號,或及時用檔案處理卡編號,便於檔案運轉、查找。
(7)在做好登記的基礎上,依據平時的登記,定期制文統計工作,及時向單位部門領導反映公文處理情況,做到上下心中有數。

傳閱

(1)為了有效掌握傳閱檔案的行蹤和去向,必須設立傳閱登記,作為組織傳閱的手段。
(2)組織傳閱方法。工作人員作為中心點,各傳閱對象收、退檔案都直接與中心發生聯繫。組織傳閱,它既可有效地控制檔案等行蹤去處,防止檔案丟失,又可隨時合理地調度閱文次序,提高傳閱效率。
(3)組織傳閱的原則是急用先看。一般要照顧主要領導、主管領導、主管部門先看,然後再送其他領導和其他人員。
(4)特急件,絕密件要專送,減少中轉環節,以免費時誤事,還有得保密,密級以上檔案不得帶出黨政辦公室。
(5)建立閱文室。有關閱讀對象應儘量到閱文室閱讀檔案。建立閱文室既可減少往返傳遞時間和手續,又有利於安全保密,提高閱文效率。
(6)傳閱要把前、掃後,儘量加快傳閱速度,上班前要把傳閱件及時送出,下班前要及時收回傳閱件。

公文辦理

(1)對辦件設立辦件登記簿,領導批示意見,部門辦理意見或處理結果,送出、結理日期,逐一登記備案。 (2)對辦件實行催查制,凡辦件,特別是急件,要件,要定時檢查,落實情況。
(3)在辦理辦件過程中需要提供的有關檔案、材料,要積極為有關部門提供相關檔案材料等。
(4)在辦件過程中出現上下級或部門之間意見不一致時,要及時向領導反饋情況,使問題圓滿解決。
(5)辦件處理結果,及存在的問題,要及時或定期向領導反饋情況。

保密保管

公文的登記制度

公文的收、發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等每個一環節都應嚴格執行登記制度,把好多遞關口,做到環環有手續,件件有著落,收發檔案要分類登記,秘密檔案要單獨承辦和專櫃保管。

翻印、複製

秘密以上檔案,公文下級機關不準翻印、複製上級機關的秘密檔案(公文)。除非根據有關規定,或得到批准。

複印檔案

複印檔案必須經過請示,得到審批,複印件按原件要求管理。

傳閱秘密檔案

傳閱秘密檔案,應由機要人員或指定人員統一掌握,非經批准,不得擅自擴大秘密、檔案閱讀範圍。閱讀秘密檔案要在黨政辦公室或閱文室進行,傳閱和借閱的秘密檔案,嚴格堅持分別登記,簽收的制度。當麵點清,簽字、不搞“信用”交接。領導同志和各部門閱辦的檔案,直接與機要人員聯繫,不互相傳遞,秘密檔案不在外過夜。

郵寄與傳遞

秘密檔案不準通過變通郵政郵寄,不準在普通的傳真機上傳遞。機要通信人員在外出遞送秘密檔案過程中,不準辦理與遞送無關的事。堅持專程取送。

攜帶外出

外出工作,必須攜帶秘密檔案的須經領導批准,並辦理登記手續。同時還要採取安全措施。

秘密檔案的存放

秘密檔案必須存放在有安全保障的地方,並經常檢查保管情況(要有文櫃、文櫃應有安全措施)。

清查清退制度

各單位、部門都應對秘密檔案建立清查,清退制度。堅持秘密檔案每天一收交,每周一清理,每月一核對。每天下班前,收發給領導和各單位的檔案,該收的都收回來,每周末下午,對一周內經辦的檔案全面清理一次,月底本月內經辦檔案按照收文簿,全面核對一次。如發現丟失現象,要及時追查處理。

銷毀

銷毀秘密檔案和其他公文,必須經領導批准,造冊登記。銷毀檔案時要對現場嚴密監護(有二人以上)必須銷盡。對銷毀過程監護人等要登記在案。

清退和立卷歸檔

(1)按照上級有關規定,做好每年度公文(檔案)清退移交工作,按時、如數上交要求移交的上級檔案。如有遺失,要寫出書面報告。
(2)根據檔案材料歸檔的範圍,協同檔案室做好每年度檔案材料歸檔立卷工作。

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