機構知識庫——一種基於全球開放理念的新型知識組織與傳播的門戶，允許搜尋引擎發現、揭示，便於全球學者、機構之間的學術交流與分享。操作和運行的開放性原則。即要保證與其它機構知識庫之間的互操作，保證知識庫中的內容能夠被機構之外的用戶方便的訪問和使用，並且能夠有效的存取其它機構的知識庫的內容。
基本介紹
- 中文名：機構知識庫
- 外文名：Institutional Repository-KUIR
- 包含：操作和運行的開放性原則
- 包括：能夠有效的存取其它機構的知識庫
- 屬於：還沒有對機構知識庫的確切定義
含義,重新定義,功能分類,機構屬性,服務屬性,個人成果收集,知識庫的展望,
含義
迄今為止還沒有對機構知識庫的確切定義，Clifford A.Lynch從大學的角度為機構知識庫做了如下定義，他認為：“大學中的機構知識庫是大學為其員工提供的一套服務，用於管理和傳播大學的各個部門及其成員創作的數位化產品。而SPARC事業部主任Richard K.Johoson則認為它是一個數位化資源集合，捕獲並保存單個或多個團體中的智力產品。儘管不同學者對機構知識庫含義的認識與表述還不盡相同，但仔細分析可以發現機構知識庫具有如下特點:
構建的主體和收藏的地域界限是機構，即它的建立和運行是以機構為軸心和主線的，在這一點上區別於基於學科或專題的知識庫。這裡所說的機構，即可以是實體的，如一個實體的大學、研究所、大學聯合體，也可以是虛擬的，如數字科研環境下可能出現的虛擬聯合實驗室，e-研究院等。
構建和實現的基礎平台是網路，即通過網路實現資源的提交與共享，實現它的管理和運行。
綜上所述，機構知識庫是一個機構建立的，以網路為依託，以收集、整理、保存、檢索、提供利用為目的，以本機構成員在工作過程中所創建的各種數位化產品為內容的知識庫。
重新定義
以上兩種定義存在一個共同點，就是限於機構“生產”的數字資源。目前大多建設起來的機構知識庫，大多基於以上兩種定義。
國內外研究機構之所以對機構知識庫有如此熱情，是因為已經有很多成功的案例。麻省的教案倉儲影響到了中國，俄羅斯數學家因2002年在Arxiv上存檔的一篇論文獲得了2006年素有數學界獎諾貝爾獎之稱的菲爾茨獎，Stanford大學的HighWire已經在清華大學建立了影像站點，Lund大學的DOAJ也成為了開放存取期刊存檔的旗幟。
然而遺憾的是，在目前已經建起的2040個機構知識庫中，能引起關注的，為數寥寥，很多機構知識庫淪為了“雞肋”。除了“典藏”功能外，提高機構作品影響力的這一點期望，也因為大多研究人員更希望從來源更廣泛的專業資料庫來查詢資料，也變為了“空中樓閣”。
中科院國家科學圖書館對機構知識庫的定義讓人對機構知識庫的未來變得重新充滿了希望。 “機構知識庫是研究機構實施知識管理的工具，是機構有效管理其知識資產的工具，也是是機構知識能力建設的重要機制。”在這個定義中，機構知識庫的範圍從機構的“知識產品”擴展到了“知識資產”。“產品”是自己生產的產品，而“資產”則不僅僅包括自己的產品，也包括購置的知識產品。
機構知識庫應該是把機構內各種系統、各個團隊、各個成員散存的各類知識成果的記錄、集成、再組織、展現，展現機構成果，盤活機構知識資產，為成員、團隊提供學習、科研服務支持。
功能分類
知識庫建設的投資方和建設方位機構，但其使用者和參與者為機構成員，因此機構至少說要想可持續發展，必須要同時滿足這二者的需求。
機構知識庫的功能分類圖1是機構知識庫的機構屬性功能和服務屬性功能。
機構屬性
1. 公開成果庫
目前大多已建成機構資料庫基本都實現了這個功能
2. 內部資料庫
在科研機構，發表、通過驗收和評審的最終報告、方案、論文、專著、專利，固然是一個機構的成果和財富，但那些實驗數據、培訓教程、講座、過程檔案等非公開發表文獻，同樣有著重要的價值。
3. 異構資源互聯
大多研究型機構都有自己的網站、情報系統（圖書館）、郵件系統，有的還有辦公平台、ERP等，但這些系統大多為不同公司產品，彼此之間獨立。此外大多屬機構都購買了很多知識服務和產品。
機構知識庫一個很重要的功能就是把機構內的 “信息孤島” 聯通起來，把不同來源的文獻進行有機的融合、沉澱、梳理、分類，形成一個機構知識庫，集中展現、搜尋、使用。
資源互通，應以提供便捷的搜尋接口，如Google那樣的便捷搜尋和高級搜尋為使用目標。考慮到大型研究機構往往需要圖書館借閱系統相關聯，因此還應該在“快照”中輔之其它有價值信息，如是否可供借閱等。
4. 成員資源集聚
大多機構成員都收藏了一些工作有關的文獻。把機構成員個人資源進行匯集、梳理、分享，並為成員提供“資源備份”功能，可作為機構知識庫一個的輔助功能。
5. 知識再組織
一篇文獻或一部論著中，有價值的往往僅僅是其中的一部分。知識再組織，將為機構提供一個全新的平台，使其成為人類知識樹上的某些節點的組織者，通過這些知識節點的組織，機構將贏得關注，提高影響力。
服務屬性
機構知識庫作為研究型機構的一種基礎建設，最原始功能應該是為機構成員的科研和學習提供服務。但目前大多機構的圖書館和情報部門，其功能已經簡化為資源購買和自習場所提供。
1. 科研助理
大多科研人員，都希望擁有一個科研助理，來幫助收集、記錄、提醒、處理一些信息和事務。
對於機構成員個人而言，機構知識庫的科研、學習服務功能可以概括為：知識獲取、知識管理和知識套用。
1.1 知識獲取
知識獲取，就是及時獲取自己感興趣的各種資訊，包括最新文章、專利、會議通知、基金申報信息、最新產品等。知識獲取分為目標性知識獲取和積累性知識獲取。
1） 目標性知識獲取：目標性知識獲取就是為了某一項目、某一任務，需要在短時間內獲取到相關的信息。目標性知識獲取的最有效方案為搜尋。
2） 積累性知識獲取：積累性知識獲取沒有特彆強的目的性，是為了知識積累而進行的知識獲取。積累性知識獲取的最佳方式為訂閱，新興起的微博也正在以一種新型的訂閱改變著“訂閱”的習慣。
1.2 知識管理
知識管理的核心功能就是把收集到信息進行分類、標記等，提高效率。具體為：
- 文獻: 文獻管理的主要功能，就是支持能從主流資料庫中，把讀者關注的文獻方便導入到個人知識庫中，而不用通過複製、貼上繁瑣的操作。目前很多研究人員都在使用專業的參考文獻管理軟體，如EndNote，Mendeley， NoteFirst，這說明研究人員需要這樣的服務。
- 文稿和檔案: 文稿就是用戶自己撰寫的各種文檔。文稿管理的主要功能就是文稿模板提供、文稿審閱、版本記錄、分類標引和快速定位。
- 網頁和知識卡片: 隨著部落格、倉儲的發展，網際網路上存在很多有價值的知識，研究人員需要把把有價值的網頁進行快捷保存，並把保存的網頁製作成電子書。
1.3 知識套用
目前知識套用的突出代表就是“寫作助手”和“發表”。
- 寫作助手: 參考文獻管理軟體的一個主要功能就是寫作時，根據不同期刊、出版社對參考文獻的規定，自動形成規範的參考文獻。
- 發表: 包括在公開出版出版物，如期刊、學術會議上發表，也包括在一些倉儲上進行存檔。機構知識庫也是一種存檔形式。
- 此外，知識進行關聯，分享等也是一種知識套用。
2. 科研 (團隊) 協作
目前的科研已經進入了科研協作時代。在一個機構內，往往有很多研究團隊（如研究室、研究組、課題組等）。大學和研究所中，一個導師就帶領一個團隊。
團隊協作應具有的功能包括：
- 團隊成員中資源的分享、積累和傳承。
- 文稿共同撰寫和評閱。
- 交流， 成員之間的交流，團隊公告、通知、任務安排等。
QQ群具備團隊寫作的雛形功能，但僅僅提供了檔案分享功能，尚不提供文獻分享、知識卡片分享、文稿評議和共同撰寫功能。此外QQ群的數據，機構無法控制，對安全性存在顧慮。
3. 科學社區 - 跟隨性閱讀
新浪微博和人人網社交網路，目前風生水起，究其原因就是滿足了社交功能。雖然，目前微博的用戶人數正在迅速擴大，但微博中大多為非科技資訊，尚無法滿足科研人員的特殊需要。科研人員希望科學社區的功能包括：
- 結識同行， 最好不要局限於同一機構，最好不要限於相同資深程度。
- 討論共同感興趣的話題
- 跟隨性閱讀
如果某個資深專家願意把閱讀過的文獻、訂閱的期刊，作為一種信息分享給關注者，關注者即可沿著專家的足跡前進，事半功倍。這種獲取知識的方式可稱之為“跟隨性閱讀”。
目前基於文獻的社區已經得到了主流數據商的支持，NPG集團推出了connatea，Springer推出了CiteUlike，德國的researchgate已經得到了德國馬普學會的支持。
個人成果收集
機構知識庫建設中的主要“瓶頸”就是機構成員成果的收集和確認，目前NoteFirst能夠提供個人成果收集工具，其重要作用就是幫助成員自動收集個人知識成果，再經過成員人工確認，確認後的個人成果可通過OAI接口導出，或者被機構知識庫自動收割。其核心思想是利用資料庫提供的高級檢索功能，到多個資料庫去查詢指定機構的作者的文獻， 目前支持知網、萬方、國家圖書館、SCI、EI、SSCI、ISTP、Pubmed、Springer、ScienceDirect、NPG（Nature Publishing Group）、Wiley等主要資料庫。
圖2是NoteFirst的個人知識成果收集窗體。
機構知識庫的個人成果收集知識庫的展望
機構知識庫，要想得到可持續發展，需要兼顧功能的“機構”屬性和“服務”屬性，不可偏頗。最好分階段實施，能在接受時限內，取得一定的效果，引起社會各界的繼續支持。在以上列舉的功能中，公開成果庫、過程文獻庫、異構資源互通、科研秘書、團隊協作可以在第一階段實施，而成員文獻集聚、知識再組織、科學社區可後期實施。
機構知識庫最原始的功能是機構公開成果庫，也是機構知識庫發展的初級階段，但如果機構知識庫止步於機構公開成果庫，就可能讓有發展潛力的機構知識庫淪為“雞肋”。另外，如果能讓機構成員在享受到需要的服務的同時，而又不需要付出太多勞動，實現機構知識的自動集聚，那無疑將解決機構知識庫建設的“最後一公里”瓶頸。
