會議文書是各類社會組織在其職權範圍內制定的公開發布並反覆適用，用以規範行為、具有普遍約束力的檔案。包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連同開會通知發出的，還有參加者回條；而比較大型或正規的會議，還會有與會者提案。
基本介紹
- 中文名：會議文書
- 外文名：Ghdf
- 主要文種：開會通知/會務通知
- 作用：會議文書是各類社會組織
簡介,主要文種,寫作注意事項,
簡介
會議文書是各類社會組織在其職權範圍內制定的公開發布並反覆適用，用以規範行為、具有普遍約束力的檔案。
典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連同開會通知發出的，還有參加者回條；而比較大型或正規的會議，還會有與會者提
案。
顧名思義，「開會通知」用來通知某些會議的參加者關於會議的召開日期、時間、地點，以及需要閱覽和攜帶的檔案，通常由主席或者秘書發出。如果是比較大型的會議，還需要列明與會者報到的時間和地點、聯絡人姓名和聯絡方法、交通安排等。「會議程式」也可以稱為「議事日程」，簡稱「議程」，用來列明某次會議將要討論的事項和程式，以便參加者可以事先閱覽有關的檔案，作好開會準備；「會議記錄」則用來記錄會議的過程。視乎個別情況，有些機關團體會再根據會議記錄，整理歸納出比較重要的內容，寫成「會議紀要」，供有關人士閱覽。會議紀要也可以用來反映某些會議的主要概況和精神。至於「提案」，是會議成員就個別議題提出的議案，交大會討論之用。
主要文種
開會通知/會務通知
會議日程/程式
會議議程
發言規則
會議提案
會議記錄
會議文書
寫作注意事項
(1) 開會通告
開會通告的寫作跟一般通告相同，必須清楚列明會議的名稱，召開的日期、時間、地點。具體的寫作要求可參考有關通告的章節。
(2) 議程
議程通常跟會議通告一同發出，一般都用點列方式書寫，把某次會議將要討論的事項一一臚列出來就可以。議程所包括的項目，跟會議記錄所包括的項
目應該是一致的。常見的項目有：會議名稱和次數、開會日期和時間地點、通過上次會議記錄、跟進事項(也有人稱為前議事項)、報告事項、討論事項、其他
事項、發文者簽署、發文日期等幾項。如果連同議程一起傳送的，還有其他檔案，也必須在議程上註明。
一般而言，議程的語言應該簡煉扼要，用的主要是代表事項的名詞短語或動賓短語，如：通過上次會議記錄、會務報告、討論事項、增加下年度學生會
費事宜、聯校辯論比賽等。
(3) 提案
「提案」又稱為「議案」，是用書面形式表達的動議。參與會議的成員理論上都可以就會議的討論內容提交動議，供會議討論。有些比較嚴謹有規模的會
議，要求與會者在召開會議前就必須把提案準備好，並獲得一定數量的和議者，才能夠提交會議討論。也有些會議接納與會者在會議展開過程中提交臨時動
議。一般來說，提案都包括六部分：
標題
案由—說明提案所涉及的內容或者事項；
理由—解釋提出動議的理由；
辦法—是提案的主體部分，必須就提案所牽涉的問題，提出具體的建議或解決的辦法；
提案人及和議人簽署
日期
(4) 會議記錄
一般會議記錄包括兩大部分。第一部分是關於會議的組織情況，包括會議的名稱、召開次數，召開日期、時間、地點，主席、秘書和其他出席者姓名；如果出席者有不同的身分，或者來自不同團體，並以特定身分參加會議，就應該在名字後面用括弧註明其身分、職銜和所屬團體。如果有人缺席或者列席，也要寫清楚，而缺席者姓名旁邊，可以註明是否已請假。一般會議規模不會太大，可以把出席者和缺席者的名字一一寫上，但是如果遇上大規模的會議，參加人數眾多，則可以只寫出席和缺席人數，不必詳列姓名；必要時可以請出席者在另外的紙張或本子上籤到，以便查核。
第二部分是會議記錄的主體，包括會議上各人發言的內容、會議的討論過程和議決的事項，有時候還會包括選舉的結果等。根據會議的性質和規模，會
議記錄分詳寫和略寫兩種。簡略的會議記錄一般不記錄討論的過程，不記錄個人的發言內容或意見，只摘要記錄會議討論的重點、議決事項和決定。詳細的會議記錄則會記下所有發言者的講話內容、討論過程，以及大會對有關問題的議決。不過，即便是詳寫，也不是巨細無遺，有言必錄的。除非發言者事先準備了發言稿，否則在會議上發表意見，人們總是邊想邊說，難免會出現重複、殘缺、欠條理等毛病。
記錄者在把口語變成書面語的時候，必須一邊聽，一邊篩選；重複的、不重要的信息可以省略，只摘取其講話的要點記下；只有在遇上討論的話題比較複雜，
過程中出現不同意見，甚或有所爭論的時候，才需要記錄得比較詳細。但不論怎樣，記錄一定要真實、準確、清晰、有條理，不能對發言者的意見隨便增刪
改動，以免歪曲其原意。如果秘書當時不能準確地歸納出發言者的意見，可以當場澄清、考慮直接引用其話語、或者於事後把整理好的會議記錄交有關人士
過目、訂正，再在下一次會議上通過。
