書面談判，是指買賣雙方利用信函、電報、電傳等通信工具所進行的談判。它要求由賣方或買方以函件、電報等載體，將交易要求和條件通知對方，一般應規定對方答覆的有效期限。
為了發揮書面談判的作用，有利於對方了解己方的交易要求，作為賣方，可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶，表單上對商品名稱、規格、價格、裝運等條件有較為詳細的介紹，讓客戶對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的了解，避免因文字表達不周而引起誤解。同時，談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函，能達成的交易要迅速通知對方，不要貽誤時機，即使不能達成的交易也要委婉地答覆，搞好與客戶的關係，“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時，更不能有求於人時喪失企業的品格，而人求我時冷眼相待，這不僅會影響企業購銷活動的持續開展，而且會影響企業的經營作風和商業信譽。
基本介紹
- 中文名：書面談判
- 外文名：documentary negotiation
- 形式：信函、電報、電傳等
- 適用範圍：有經常性經濟交往活動的談判
- 特徵：準備充分、談判成本低及間接性
- 缺點：難運用行為語言技巧達到溝通效果
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書面談判
由於書面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊，因此，在實際工作中，常把兩種談判結合在一起使用。有的在一般情況下採取書面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判；經常有交往的雙方，在原先雙方約定的交易條件不變時，具體一筆交易就可以用書面談判，而當情況和上述交易條件發生變化時，就需要在一起會晤，進行口頭談判。
但不論採取哪種形式，只要是通過談判達成協定，一般都要簽訂書面契約。即使書面談判，也不例外。比如與老客戶採用電報方式洽談時，有的條件不一定一一列出，如不可抗力、仲裁、異議索賠，甚至商檢、包裝、支付方式等，但在交易達成時，必須簽訂契約，而且所有的交易條件都要寫入契約。
書面談判的特徵
書面談判具有準備充分、談判成本低及間接性等特點。
書面談判的評價
一般應規定對方答覆的有效期限，書面談判方式可以使雙方對問題有比較充足的考慮時間。在談判過程中有時間同自己的助手、企業領導及決策機構進行討論和分析，有益於慎重決策。書面談判一般不需要談判者四處奔走，可以坐鎮企業，向國內外許多單位發出信函、電報，並對不同客戶的回電進行分析比較，從中選出對自己最有利的交易對象。
由於具體的談判人員互不見面，他們互相代表的是本企業，雙方都可不考慮談判人員的身份，把主要的精力集中在交易條件的洽談上，從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。
此外，由於書面談判只花費通訊費用，不花費差旅費和招待費，因而談判費用開支較少。
當然，書面談判也有不足之處。
書面談判多採用信函、電報等方式，文字要求精練，如果文不達意，容易造成雙方理解差異，引起爭議和糾紛； 由於雙方的代表不見面，因而無法通過觀察對方的語態、表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動，從而難以運用行為語言技巧達到溝通意見的效果； 書面談判所使用的信函、電報需要郵電、交通部門的傳遞，如果這些部門發生故障，則會影響雙方的聯繫，甚至喪失交易的時機。 鑒於書面談判有其局限性，所以它多適用於雙方經常有交易活動的談判，以及跨地區、跨國界的談判。
為了發揮書面談判的作用，有利於對方了解自己的交易要求，作為賣方，可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶，表單上比較詳細地反映賣方商品的名稱、規格、價格、裝運等條件，可以使客戶對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的了解，避免因文字表達不周而引起的誤解。同時，談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函，能達成的交易要迅速通知對方，不要貽誤時機，即使不能達成的交易也要委婉地答覆，搞好與客戶的關係，“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時，也忌諱有求於人時喪失企業的品格，而人求我時冷眼相待，這不僅關係到企業購銷活動的持續開展，而且關係到企業的經營作風和商業信譽。
