數據準備設備（data preparation device）是指用於數據在輸入計算機之前進行收集、整理的脫機設備。數據輸入有兩種方法。一種是直接輸入，如用鍵盤人工輸入，用光學字元閱讀機或光學標記閱讀機等輸入，另一種是間接輸入，即用數據錄入設備將數據錄入到某種媒體（磁帶、磁碟、光碟等），再從該媒體輸入計算機。數據準備設備用來完成數據輸入計算機前的各種準備工作。
基本介紹
- 中文名：數據準備設備
- 外文名：data preparation device
- 學科：計算機系統
- 定義：數據在輸入計算機前進行整理設備
- 作用：完成數據輸入計算機前的準備工作
- 類型：脫機設備
簡介,類別,錄入方式,轉錄式數據的錄入,源數據的錄入,常見數據準備設備,
簡介
數據準備設備的目的是獲取數據，即收集源數據並把它變換成能讀入計算機的介質或形式。這些設備可以是只準備數據，以後再由計算機輸入設備讀出；也可以不但執行數據獲取，而且還輸入計算機。例如銀行設備、零售設備（銷售點系統）、學習設備、字(文本)處理設備、排版設備和工廠或實驗室的數據採集設備、以及那些需要圖形輸入的設備都是數據準備設備。
類別
各種數據準備設備及其有關的數據錄入技術可分為兩大類：
轉錄式數據錄入設備： 包括所有這些數據準備設備，它把在數據發生處準備在檔案上的數據轉錄到能由計算機讀出和解釋的另一種介質上。屬於這一類的有下列這些數據準備設備： 卡片穿孔機、 紙帶穿孔機、磁帶編碼器、盒式磁帶和軟碟編碼器、多站的鍵-帶系統、共享邏輯鍵-盤系統、在線上鍵盤穿孔校對系統、滑動(設定)錄入設備和磁字元閱讀機。
源數據的錄入設備： 對這一類設備，數據在 數據源即以機器能閱讀的形式準備好，這樣就能由計算機直接讀出，無需中間的數據轉錄步驟。劃入這一類數據錄入技術的包括光學字元閱讀、光學符號閱讀、攜帶型數據獲取設備以及在數據的原始點 用終端把信息直接錄入計算機。
錄入方式
轉錄式數據的錄入
在數據最終進入計算機進行處理之前，對數據所作的每一步操作都可能出現差錯。研究表明，在計算機檢測出的全部數據差錯中，只有約15%發生在源數據內，而其餘85%是由數據轉錄造成的。為了減少數據轉錄過程中發生的差錯，有多種技術可以採用。在把數據轉錄成機器可讀的形式時，數據準備設備可以按對該特定數據預先規定的一些規則進行某些檢查，這主要包括：
- 檢查數字的合法性，
- 欄位長度檢查，
- 檢查純數字欄位，
- 檢查純字母欄位，
- 計算機控制和。
對於不能用檢查數字或控制和進行驗證的數據，可以把它再鍵入一次，用一個校核部件檢查數 據第二次錄入與最初的錄入是否一致。計算機本身對信息的合法性與合理性能進行更深刻的稽核，它對數據能執行各種邏輯規則，並且為了進行驗證，可訪問由計算機保存在磁碟或其它檔案上的信息。
對檢測出來的差錯必須用最初的源檔案加以糾正，重新鍵入數據，必要時又重加驗證，並與原始數據合併。然後，數據由 計算機再一次進行編輯；如果還有差錯則重複上述步驟，直到數據沒有錯誤。只有到這時，數據才準備好供計算機處理。除了比較費時、容易出錯之外，轉錄式數據錄入技術需要有受過良好訓練的高薪人員。實際上， 這些人員的工資可以高達占數據準備總費用的80%；同時，這些人的工資仍在繼續增長。
源數據的錄入
對數據錄入費用的研究表明，儘管各公司和廠家之間有所不同，但約有75%的數據錄入費用是花在非數據處理人員的勞動以及數據可供計算機使用的延時上的。其餘25%中，約有11%是數據處理和數據錄入設備的費用，約11%是數據處理人員的費用，約3%是文具和其它日常用品的費用。非數據處理人員和時間延遲所占的75%數據錄入費用花在如下這些事情上：
- 為了使數據準備操作員能更容易閱讀和更快地操作而重新列印手書信息。
- 驗證，例如填寫一張定貨單時先檢查一下存貨能否供應，然後再把該定貨單送到數據準備區。
- 決定在預開發票的情形下訂購的各種產品 所適用的價格和折扣。
這些事情需要花費時間；結果，在信息到達計 算機之前，它可能已經耽擱了好幾天。這樣，計算機產生的結果的準確性和及時性只能與輸入數據一樣。這樣一種環境中的計算機只是在作為記錄機器或高速印表機器使用。只有當它能儘可能及時地接 收到信息時，才能真正發揮出它的全部潛力。
源數據錄入可以免除為使數據準備操作員容易閱讀而重打一遍手寫信息之勞。實際上，直接從數據源錄入數據完全避免了這種數據準備的需要。此外，計算機本身也能檢查信息的合法性。這樣，計算機就不再只是反映可能已經過了好 幾天的信息狀態，而是維持著新得多的信息。因此，各種信息就能更快地提供使用，就更準確，就使得能作出更有意義的決策，改善對顧客的服務，收到時間上的經濟效益。
常見數據準備設備
紙帶穿孔機
紙帶穿孔機使得數據輸入時不再受卡片上的信息只有80列或96列的限制。這樣，與特定事務處理有關的信息記錄所包含的信息可以根據需要或多或少，不再受卡片施加的物理限制。在穿孔員發生差錯時，紙帶上的差錯信息可以回退，用穿一串刪除字元的方法把出錯信息抹去 (在紙帶閱讀機讀出時略去刪除符)，然後重新鍵入。在許多情況下，並不直接驗證正確性，而是直接由計算機讀出數據，進行編輯。萬一檢測到錯誤，一般這樣進行糾正：先對有錯誤的信息穿一段撤銷帶，然後再把正確信息穿孔。另外，失略的信息可以穿在另外一段紙帶上，再按次序拼接到主要的帶子中。
與卡片穿孔機一樣，紙帶穿孔機的使用也一直在減少。手工準備紙帶主要用在與電傳和傳真有關的非計算機環境中，或者作為輸入介質控制數控工具機。計算機排版的紙帶常作為計算機輸出來準備。但是，即使在這些殘餘的套用領域，諸如盒式磁帶等其它介質也正在取紙帶而代之。
直接錄入終端
這種終端使計算機不但能立即 接收在原始地點錄入的數據，而且能在接收數據時對它進行編輯，使得要訪問的計算機檔案能檢驗錄入的信息，在出錯時能立即通知終端操作員。
不能與計算機檔案對照檢查的信息可通過再次 鍵入(或其它某種重複輸入，如語音輸入)加以驗證，計算機能夠檢查出每次輸入的是否是同一信息。 這樣，儘管仍然可能需要驗證但是要驗證的數據 量卻是減少了。這就簡化了校正過程，基本上消除了數據傳送的延遲。能接到終端與計算機通信的設備有很多種。
智慧型終端
智慧型終端有各種程式能力，一般由控制處理機以適當的存儲空間和輔助軟體提供這些能力。這就使它能在數據輸入後傳送給計算機之前 對信息作大量格式化和編輯的工作。這樣，隨著數據的輸入可以執行各種編輯檢查，如果有錯誤可以在這時得到糾正。然而，對照檔案驗證信息的全面 編輯只有在數據傳送給計算機後才有可能。在終端 以在線上方式工作時，這幾乎可以立即做到。
